Afbeelding-klein

Ga je met een gerust hart op vakantie?

Als jij het pand verlaat, lopen alle bedrijfsprocessen dan nog wel door? Wanneer de verkoopmedewerker die verantwoordelijk is voor prijsafspraken op vakantie is, zijn die afspraken dan wel bekend bij collega’s? Stof tot nadenken, vinden wij, want pas als processen en afspraken niet afhankelijk zijn van de kennis van één persoon, kunnen jij en jouw medewerkers met een gerust hart op vakantie.
De overpeinzingen zijn vast en zeker herkenbaar: als jij weg bent, loopt alles dan nog wel zoals het zou moeten lopen? Natuurlijk, je kunt tijdens jouw vakantie zo nu en dan jouw mail wel openen om waar nodig enigszins bij te sturen, maar als het even kan, voorkomen we natuurlijk het liefst dat dit überhaupt nodig is. Maar hoe zorg je ervoor dat processen geborgd blijven, óók wanneer sleutelpersonen afwezig zijn?

Persoonsonafhankelijk

Om ervoor te zorgen dat jouw beleid, gemaakte afspraken en procesnaleving niet afhankelijk is van de samenstelling van jouw personeel, is nauwkeurige documentatie essentieel. Het devies luidt dan ook: leg jouw zaken te allen tijde vast en zorg ervoor dat bedrijfsinformatie helder inzichtelijk is voor alle medewerkers – of dat nu de leden van het MT zijn of jouw magazijnmedewerkers. Wanneer iedereen binnen jouw bedrijf toegang heeft tot essentiële bedrijfsinformatie, lopen niet alleen processen soepeler, maar werk jij bovendien aan het empowerment van jouw medewerkers. Als de koers van jouw organisatie en de bijbehorende afspraken voor iedereen helder is, draagt dat gegarandeerd bij aan de zelfsturendheid van jouw medewerkers.

Gedachtegoed delen

En dat is belangrijk. Jij zet jouw koers immers niet voor niets uit. Laat mensen dit vooral zelf zien en zorg er ook voor dat ze bij machte zijn om hierop te anticiperen. Denk maar eens aan het simpele voorbeeld van een snackleverancier die, uit het niets, een sterke daling in de verkoop van friet constateert. Bij nader onderzoek blijkt dat een klant, een cafetaria, friet tegenwoordig elders koopt omdat het daar goedkoper is. Uiteraard wil je dan á la minute kunnen anticiperen door een verkoper op jouw klant af te sturen om daar een mooi aanbod op tafel te leggen. Hoe efficiënt is het dan dat deze verkoper eerst toestemming moet vragen aan de chef? En wat nu als de chef op vakantie is? Moet het aanbod dan wachten tot hij of zij terug is? Het verbaast je misschien, maar in de praktijk worden dergelijke processen wel degelijk nog steeds op deze manier ingericht.

Moderne bedrijfsvoering

De boodschap, die in alle facetten is terug te voeren op het nastreven van moderne bedrijfsvoering, is dus tweeledig. Enerzijds stimuleer jij met het vastleggen van informatie het zelfsturend vermogen van medewerkers, anderzijds zorg je voor een grote efficiëntieslag binnen uw organisatie. Microsoft Dynamics 365 Business Central ondersteunt je hierin maximaal. De software, die wij moeiteloos in alle onderdelen van jouw bedrijf kunnen implementeren, biedt jou de mogelijkheid om informatie op een gemakkelijke manier te verzamelen, te documenteren en ook nog eens zo in te delen dat deze binnen een paar muisklikken voor iedere medewerker overzichtelijk te bereiken is. Een ogenschijnlijk kleine stap met groot resultaat.

Ben je benieuwd wat persoonsonafhankelijk werken voor de efficiëntie binnen jouw organisatie kan betekenen? Neem gerust contact op, dan praten we jou bij.