Waarom Excel je soms tot wanhoop drijft – en wat je er aan kunt doen

Evy van Beers op 13 maart 2018

Dave, van ‘Dave’s Tafels & Stoelen’ uit Eindhoven, is een ondernemer in hart en nieren. Een goede vijf jaar geleden begon hij met zijn zaak in het verkopen van handgemaakte meubelen in het hogere segment. De mensen in Eindhoven zagen de mooie meubels van Dave wel zitten en naar mate de jaren vorderden kon Dave zijn zaak steeds verder uitbreiden. Er volgde een nieuw gebouw, een groter magazijn en ook steeds meer personeel. Inmiddels is Dave de trotse eigenaar van een goedlopende meubelzaak met zeven man personeel en een stijgende omzet. Toch gaat het de laatste tijd niet helemaal vlekkeloos bij Dave. Hij heeft namelijk steeds meer moeite om een goed overzicht te houden op het reilen en zeilen binnen zijn bedrijf. Directeur zijn met zeven man personeel is toch heel wat anders dan een eenmanszaak en de eerst goed functionerende Excel sheets voor inkoop-, voorraad- en verkoopregistraties drijven hem inmiddels tot wanhoop.

Het Excel probleem
In Nederland zijn veel bedrijfjes zoals die van Dave. Ooit klein begonnen zijn ze inmiddels zover uit hun jas gegroeid, dat het oude systeem voor de administratie en/of de logistiek niet meer werkt. Veel mensen beginnen logischerwijs met een simpel Excel bestand om hun administratie mee bij te houden. Het is goedkoop en werkt makkelijk. Alleen is Excel nooit bedoeld om een groeiend bedrijf mee te beheren. Door groei raak je namelijk het overzicht kwijt. Vaak ontstaan er per afdeling eigen bestanden en overzichten. Zo weet Dave`s verkoper niet meer hoeveel stoelen er in het magazijn staan. Weet de logistiek manager niet wat er die dag wordt verkocht en dus wat hij moet reserveren. En weet de inkoper op zijn beurt niet welke producten het beste worden verkocht en welke nieuwe spullen hij dus moet inslaan. Natuurlijk kun je dit oplossen door veel en goed met elkaar te overleggen. Maar naar mate je bedrijf groter groeit, wordt dit steeds lastiger.

De opvolger staat klaar
Bij Microsoft snappen ze dit ook prima en dus hebben ze een opvolger voor je Excel systeem: Microsoft Dynamics 365. Het programma bestaat al een hele tijd en er zijn door de jaren heen veel versies van uitgekomen. De nieuwste generatie draait helemaal in de cloud, dus volledig online. Het concentreert alle bestanden, ook wel data genoemd, op één centrale locatie. Afhankelijk van de rechten die je medewerkers hebben, kan dus iedereen de relevante data direct opzoeken. Het voordeel van de cloud is bovendien dat Dave nu niet alleen via de bedrijfsserver bestanden in kan zien, maar ook gewoon thuis via zijn Smartphone. Of tijdens zijn vakantie in Griekenland mocht dat nodig zijn.

Voordelen Microsoft Dynamics
Daarnaast zitten er nog een aantal duidelijke voordelen aan. Dynamics 365 biedt een volledig overzicht aan Dave. Hij hoeft dus niet meer alle Excel sheets van zijn medewerkers naast elkaar te leggen voor een overzicht. Hij kan het nu direct zien in zijn systeem. De data is bovendien veel makkelijker te analyseren, wat weer voordelen heeft voor  marketing en voor inkoop. Een laatste punt van aandacht is de veiligheid van je bestanden. Microsoft besteedt ieder jaar ongeveer een miljard aan beveiliging van hun systemen. De nieuwe AVG (Algemene Verordening Persoonsgegevens) die in mei dit jaar ingaat, eist dat gevoelige gegevens zoals de contactgegevens van je klanten zorgvuldig worden bewaard en digitaal beveiligd. Via Microsoft Dynamics 365 wordt dit automatisch gedaan.

Herken jij jezelf in het verhaal van Dave, of heb je een administratiesysteem dat inmiddels duidelijk toe is aan een update? Laat het ons weten. We helpen je graag verder.

Bekijk versies en prijzen Download Product Brochure Dynamics 365

 

Neem contact met ons op tel: 040-3032320 of mail naar e.vanbeers@abcebusiness.nl.

Aanmelden voor onze blogs

Waarom Excel je soms tot wanhoop drijft - en wat je er aan kunt doen.

Ik wil me aanmelden
X

Waarom Excel je soms tot wanhoop drijft - en wat je er aan kunt doen.

Lees in onze blogs wat Microsoft Dynamics voor u kan betekenen.