Wie is toch die man die `s zondags het vlees komt snijden?

Evy van Beers op 11 april 2018

Misschien ken je hem nog? Het is een reclamespot van SIRE uit de jaren ‘90. Een man in strak pak zit aan het hoofd van de tafel, met drie verbaasd kijkende kinderen om hem heen. De deur gaat open en moeder komt aanlopen met een rollade. Vader snijdt het vlees, waarna je een van de kinderen zich haast hardop af ziet vragen: ‘Wie is toch die man die `s zondags het vlees komt snijden?’ In werkelijkheid ligt het wat minder zwart wit, maar ook vandaag de dag is het voor veel mensen een dagelijkse puzzel om hun tijd goed in te delen. Niet alleen op het werk, maar ook tussen privé en werk. Het zogeheten Timemanagement. Daarbij moet je niet alleen kijken naar de hoeveelheid werk die je doet, maar ook zeker naar de manier waarop. Want daar valt meestal nog ruime winst te halen.

Tijdverspilling
Misschien herken je het wel bij jezelf. Veel tijd op het werk gaat op aan het bijhouden van de administratie en de logistiek. Er komt een order binnen die in het systeem verwerkt moet worden, je moet nog een keer nabellen. Je moet nagaan of er nog voldoende voorraad is. Ook dat moet weer in een (ander) systeem worden verwerkt en ga zo maar door. Het probleem is dat we vaak werken aan de hand van het systeem, zonder dat we ons voldoende afvragen hoe we het kunnen verbeteren?

De aanleiding
Er is een bedrijf dat een webshop heeft in grote machines en onderdelen. Per jaar krijgen ze ongeveer tien aanvragen voor nieuwe machines en ongeveer één keer per dag een aanvraag voor een reserveonderdeel. Dat klinkt misschien als weinig, maar de onderdelen zijn erg gecompliceerd. Na elke aanvraag moesten er uren worden besteed aan het na bellen, afstemmen en regelen van de logistiek. Op een gegeven moment stelde iemand een logische vraag: als we het nu al zo druk hebben met die paar aanvragen, hoe moet het dan als we straks ineens tien aanvragen per dag binnen krijgen?

De verandering
Gelukkig was er een simpele oplossing. Namelijk door het administratiesysteem te veranderen en het proces deels te automatiseren. Hiervoor gebruikte het bedrijf Microsoft Dynamics 365. De klant kan nu op de website veel meer informatie invoeren. Deze informatie wordt vervolgens direct in het systeem geplaatst en zet vervolgens meerdere processen in gang. Het geeft meldingen door, waarna het personeel alleen nog maar hoeft te controleren of de informatie klopt en vervolgens direct de bestelling kan afhandelen. Een enorme tijdsbesparing dus.

De uitnodiging
Ben je ook altijd druk bezig met de administratie? Met Microsoft Dynamics 365 Business Central kan ook jouw Timemanagement verbeterd worden. In plaats van meerdere systemen, maak je nu gebruik van één centraal systeem, waar iedereen op werkt en tegelijkertijd real-time gegevens kan inzien en veranderen. Een klant heeft slechts één account, waarin zowel zijn contactgegevens staan, als de informatie voor zowel de verkoopafdeling, de logistieke afdeling en de financiële afdeling. Je hoeft informatie niet langer meer te delen, want iedereen kan er direct bij. Bovendien kun je processen dus automatiseren. Bestelt iemand iets, dan voer je dit in, waarna er direct een aanvraag binnenkomt bij de logistiek. En automatisch een factuur wordt opgesteld. Microsoft Dynamics 365 Business Central en Timemanagement gaan dus hand in hand. Het is makkelijker en bespaart veel tijd. Ben je toch nog op tijd thuis voor het eten vanavond!

Ook op tijd thuis zijn voor het eten?
Neem contact op met ABC E BUSINESS – Microsoft Dynamics 365

Evy van Beers
e.vanbeers@abcebusiness.nl
tel: 040-3032320

X

Waarom Excel je soms tot wanhoop drijft - en wat je er aan kunt doen.

Lees in onze blogs wat Microsoft Dynamics voor u kan betekenen.