Hoe ga je effectief om met consignatievoorraad? | ABC E BUSINESS

Het beheren van voorraad bij klanten, ook wel consignatievoorraad genoemd, biedt leveranciers de mogelijkheid om sneller en flexibeler te leveren. Dit zorgt voor een hogere klanttevredenheid en continuïteit in de leveringen. Tegelijkertijd brengt het nieuwe uitdagingen met zich mee: hoe zorg je ervoor dat je altijd inzicht hebt in de voorraad die zich buiten je eigen magazijn bevindt?

In deze blog leggen we uit wat consignatievoorraad precies inhoudt, welke uitdagingen vaak optreden en hoe je dit proces op een efficiënte en overzichtelijke manier kunt organiseren.

Wat maakt cosignatievoorraaden uitdagend?
Bij consignatievoorraden ligt jouw voorraad fysiek bij de klant, maar blijft het juridisch jouw eigendom totdat de klant het product verkoopt of daadwerkelijk gebruikt. Dit model is aantrekkelijk omdat het klanten in staat stelt om altijd over producten te beschikken zonder grote voorraden zelf aan te houden, terwijl jij als leverancier continu kunt leveren en klantrelaties versterkt worden.

Toch brengt dit model een aantal uitdagingen met zich mee. Een van de grootste knelpunten is het verkrijgen van realtime inzicht in de locatie, hoeveelheid en status van de voorraad. Zonder dit overzicht loop je het risico op tekorten, waardoor de klant mogelijk stilvalt, of overschotten, waardoor onnodig kapitaal vastzit. Veel bedrijven vertrouwen nog op handmatige Excel-bestanden, e-mails of telefonische terugkoppeling van klanten om het verbruik en de voorraadstatus bij te houden. Dit is foutgevoelig, tijdrovend en kan leiden tot vertragingen in facturatie en voorraadbeheer.

Daarnaast speelt communicatie een cruciale rol. Onduidelijke afspraken over wanneer en hoe de klant verbruik meldt, kunnen leiden tot onjuiste registratie en facturatieproblemen. Verschillende klanten hanteren vaak hun eigen processen, wat het standaardiseren van voorraadbeheer bemoeilijkt. Ook logistieke uitdagingen, zoals het plannen van leveringen en terughalen van ongebruikte voorraad, vergen extra coördinatie en kunnen extra kosten met zich meebrengen.

Tot slot is de koppeling met je ERP-systeem van groot belang. Zonder geïntegreerde processen is het lastig om automatisch voorraadniveaus bij te werken en correct te factureren. Dit kan niet alleen leiden tot financiële fouten, maar beperkt ook je inzicht in productprestaties en vraagpatronen bij klanten. Moderne oplossingen, zoals geïntegreerde consignatiebeheer-modules in ERP-systemen, kunnen deze uitdagingen helpen verminderen door realtime inzicht, automatische updates en betere rapportagemogelijkheden te bieden.

Typische problemen in de praktijk.
Bedrijven die consignatievoorraden beheren, ervaren vaak een reeks terugkerende uitdagingen die zowel operationele als financiële gevolgen kunnen hebben. Een veelvoorkomend probleem is het ontbreken van duidelijke en eenduidige procesafspraken met de klant. Wanneer niet helder is wie verantwoordelijk is voor het registreren van verbruik, het bijhouden van minimale voorraadniveaus of het signaleren van tekorten, ontstaan al snel misverstanden en vertragingen.

Daarnaast wordt het verbruik vaak op verschillende manieren vastgelegd. Sommige klanten registreren hun gebruik in interne systemen, anderen via e-mails of Excel-bestanden. Dit leidt tot inconsistenties en maakt het moeilijk om een betrouwbaar overzicht van de voorraad te behouden. Als de informatie niet correct of op tijd wordt doorgegeven, kunnen voorraden zowel te laag als te hoog uitvallen. Te lage voorraden verhogen het risico op producttekorten en stilstand bij de klant, terwijl te hoge voorraden zorgen voor onnodige kapitaalbinding en hogere opslagkosten.

Ook afdeling overschrijdende samenwerking kan problematisch zijn. Verkoop, logistiek en administratie moeten allemaal toegang hebben tot actuele voorraadgegevens, maar in veel organisaties is deze informatie versnipperd. Dit maakt het lastig om afwijkingen tijdig op te merken en efficiënt te corrigeren. De gevolgen zijn merkbaar in het facturatieproces: incorrecte of vertraagde facturen veroorzaken extra administratieve lasten, verhogen de kans op fouten en kunnen de klanttevredenheid negatief beïnvloeden.

Tot slot speelt het ontbreken van geïntegreerde ERP-oplossingen een grote rol. Zonder automatische koppeling tussen klant, voorraad en financiële administratie is het moeilijk om realtime inzicht te krijgen, rapportages te genereren of voorspellingen te doen over verbruik. Moderne ERP-systemen zoals Microsoft Dynamics 365 Business Central bieden mogelijkheden om deze uitdagingen te beperken door centrale registratie, automatische mutatieverwerking en dashboards die overzicht bieden in zowel voorraad- als financiële data. Dit vermindert handmatige controles, verkort verwerkingstijden en maakt consignatiebeheer betrouwbaarder en verder schaalbaar.

Hoe richt je een goed consignatieproces in?
Een goed consignatieproces begint niet bij de levering van de eerste producten, maar bij het leggen van een stevige basis en het maken van duidelijke afspraken met de klant. Het is cruciaal om vanaf het begin concrete verwachtingen vast te leggen: hoeveel voorraad minimaal beschikbaar moet zijn, hoe vaak tellen of bijwerken plaatsvindt, wie primair verantwoordelijk is voor het melden van verbruik, en welke tolerantiegrenzen gelden voor afwijkingen. Hoe specifieker en gedetailleerder deze afspraken zijn, hoe kleiner de kans op misverstanden en conflicten tijdens de samenwerking.

Intern is het even belangrijk om verantwoordelijkheden helder te verdelen. Een consignatieproces raakt namelijk meerdere afdelingen binnen de organisatie. Logistiek is verantwoordelijk voor tijdige levering en het op peil houden van de voorraad bij de klant. Finance bewaakt de correcte registratie van verbruik en facturatie, zodat financiële risico’s en kapitaalbinding worden beperkt. Sales beheert de klantrelatie en communiceert wijzigingen, bijvoorbeeld bij nieuwe orders of afwijkende consumptiepatronen. Door vooraf duidelijke rolverdelingen en escalatieroutes vast te leggen, ontstaat rust, overzicht en structuur in het proces.

Daarnaast speelt standaardisatie een grote rol in een goed werkend consignatieproces. Het gebruik van vaste telinstructies, uniforme rapportagesjablonen en gestructureerde overdrachtsdocumenten zorgt ervoor dat iedereen dezelfde werkwijze hanteert. Dit geldt zowel voor de interne organisatie als voor de klant. Duidelijke administratieve afspraken, zoals vastlegging in ERP-systemen, verminderen interpretatieverschillen en maken het proces minder afhankelijk van individuele voorkeuren of kennis van medewerkers.

Een ander belangrijk aspect is het gebruik van technologie. Een ERP-systeem zoals Microsoft Dynamics 365 Business Central kun je inzetten om het consignatieproces te ondersteunen door voorraad realtime te registreren, automatische meldingen te versturen bij verbruik of tekorten, en door gekoppelde dashboards inzicht te bieden in zowel voorraadpositie als financiële impact. Dit zorgt voor een nauwkeurigere planning, snellere reconciliatie van verbruik en facturatie, en minimaliseert fouten die ontstaan door handmatige administratie.

Ten slotte is periodieke evaluatie en bijsturing essentieel. Ook met duidelijke afspraken en geautomatiseerde systemen is het belangrijk om regelmatig het proces te controleren: lopen de voorraadniveaus zoals gepland, worden meldingen tijdig opgevolgd en blijven klant en interne organisatie tevreden? Door deze controles structureel in te bouwen, blijft het consignatieproces efficiënt, betrouwbaar en schaalbaar, ook bij groeiende aantallen klanten of producten.

Best practices voor efficiënt consignatiebeheer.
Organisaties die consignatievoorraad succesvol inzetten, hebben vaak een paar belangrijke best practices ingebouwd. Zo voeren zij standaard op regelmatige momenten tellingen uit bij hun klanten, zodat er een consistent en betrouwbaar beeld ontstaat van de voorraad. Ze investeren bovendien in digitalisering, bijvoorbeeld door scanning of mobiele apps te gebruiken om mutaties direct vast te leggen. Ook werken zij met drempelniveaus die automatisch signaleren wanneer de voorraad moet worden aangevuld, zodat er nooit onverwacht tekorten ontstaan.

Daarnaast maken deze organisaties gebruik van historische data om patronen te herkennen, bijvoorbeeld om te voorspellen wanneer een klant bepaalde artikelen nodig heeft. Tot slot plannen zij vaste overlegmomenten met klanten in. Door regelmatig contact te onderhouden, blijven verwachtingen helder en worden afwijkingen of trends tijdig gesignaleerd.

Waarom ERP software hierin onmisbaar is?Hoewel consignatievoorraad technisch gezien in Excel kan worden bijgehouden, biedt een modern ERP-systeem zoals Microsoft Dynamics 365 Business Central veel meer stabiliteit, overzicht en automatisering. Met zo’n systeem beschik je over realtime inzicht in hoeveel voorraad er bij iedere klant ligt, zonder afhankelijk te zijn van handmatige terugkoppeling. Verbruik wordt direct geregistreerd en verwerkt, wat de kans op fouten minimaliseert en de facturatie veel betrouwbaarder maakt. Bovendien worden logistiek, verkoop en finance met elkaar verbonden in één centrale bron van waarheid. Dit zorgt ervoor dat teams efficiënter samenwerken en beter kunnen sturen op basis van actuele gegevens.

Verder bieden moderne systemen mogelijkheden om historische gegevens te analyseren en op basis daarvan voorspellingen te doen. Zo kun je nauwkeuriger plannen wanneer je consignatievoorraden moet aanvullen en voorkom je zowel overschotten als tekorten.

Microsoft Dynamics 365 Business Central biedt een solide fundament voor het beheren van consignatievoorraden. Het systeem maakt het mogelijk om klantlocaties als afzonderlijke voorraadhoudende locaties vast te leggen, waardoor voorraadmutaties helder worden gescheiden per locatie. Hierdoor is altijd inzichtelijk hoeveel voorraad er bij welke klant ligt. Aanvullingen kunnen efficiënt worden gepland met behulp van automatische aanvulvoorstellen, die exact aangeven wanneer een artikel dreigt op te raken.

Daarnaast kan Business Central gekoppeld worden aan scanning- of mobiele oplossingen, waardoor tellingen en mutaties onmiddellijk worden vastgelegd. Dit maakt fouten minder waarschijnlijk en creëert een uniforme werkwijze. Facturatie op basis van daadwerkelijk verbruik wordt hierdoor eenvoudig en betrouwbaar, wat het proces transparant maakt voor zowel leverancier als klant.

Veelgemaakte fouten (en hoe je ze voorkomt).
Bedrijven die moeite hebben met consignatievoorraadbeheer, komen vaak dezelfde valkuilen tegen. Zo ontbreekt er regelmatig een duidelijke interne eigenaar van het proces, waardoor niemand echt grip heeft of acties oppakt wanneer dat nodig is. Ook worden afspraken met klanten vaak te vaag geformuleerd, wat leidt tot verschillende interpretaties en terugkerende miscommunicatie. Daarnaast ontbreekt in sommige organisaties realtime inzicht in de voorraad, waardoor afwijkingen pas laat worden ontdekt. Dit leidt tot spoedacties, onnodige kosten en ontevreden klanten. Door te investeren in digitalisering, structureel overleg en helder gedefinieerde verantwoordelijkheden worden deze valkuilen snel voorkomen. 

Conclusie.
Consignatievoorraad biedt enorme voordelen voor leveranciers en hun klanten. Het verhoogt leverzekerheid, verbetert service en versterkt de samenwerking. Maar zonder duidelijke afspraken, consistente werkprocessen en een goede technische basis wordt consignatievoorraad al snel onoverzichtelijk en foutgevoelig. Door de processen te stroomlijnen, verantwoordelijkheden helder vast te leggen en te kiezen voor een modern ERP-systeem zoals Business Central, wordt consignatievoorraad van een risico juist een strategisch voordeel.

Meer weten?
Wil je ontdekken hoe jij consignatievoorraad efficiënter kunt beheren of hoe je dit inricht binnen Microsoft Dynamics 365 Business Central?
Neem contact op met ons. Wij denken graag met je mee en helpen je om dit proces, naast de rest van je bedrijfsprocessen, zo soepel mogelijk te organiseren.

Neem contact op   Andere blogs lezen?