9 voordelen van een e-commerce integratie met ERP

E-commerce biedt een scala aan voordelen voor zowel retailers als consumenten, vooral in een context waar de huidige corona-gezondheidsmaatregelen een directe impact hebben op het online en offline winkelgedrag van mensen.

Beheer je een webwinkel en wordt het door de groeiende e-commerce markt een onbeheersbare webshop? Dan is het een goede strategie om deze webshop te koppelen met een ERP-systeem. 

Waarom? Met een ERP kun je eenvoudig datastromen, -invoer en andere repetitieve en foutgevoelige taken automatiseren. Dit maakt het beheer van de webshop wat minder intensief en wordt de werkdruk van je schouders gehaald. Er zijn daarnaast nog vele bijkomende voordelen zoals dat je je kunt focussen op je core business - meer winst behalen - maar ook nog vele anderen.

Lees in deze blog:

  • Waarom een ERP integratie met je storefront en webshopsoftware voor ieder bedrijf een goede keuze is,
  • De 9 grootste voordelen van een ERP driven e-commerce.

Waarom e-commerce ondernemers niet integreren?

De bestaande infrastructuur van systemen waarop de webwinkel draait aanpassen, integreren kost tijd en veel geld. Maar ook de mogelijke downtime van de webshop is een reden die benoemd moet worden wanneer het gaat om een ERP integratie.

De positieve impact van een ERP integratie wordt opgemerkt door efficiëntere bedrijfsprocessen en een verbeterde klantervaring..

Waarom ondernemers hun webshop integreren met een ERP-systeem

In essentie helpt een ERP integratie e-commerce organisaties met het versimpelen en automatiseren van een aantal processen. Denk hierbij aan het ontvangen, doorvoeren en afhandelen van orders. Daarnaast draagt een integratie ook bij aan een verbeterde klantervaring, klanttevredenheid en customer service. Niet geheel onbelangrijk natuurlijk.

Data is één van de kritische succesfactoren van een webwinkel en daarom is het beheer hiervan essentieel voor de shopeigenaar. Hoe eenvoudiger, accurater en hoe meer in real time des te beter. Kunnen synchronisaties, rapportages en dubbele invoertaken ook nog geautomatiseerd worden, dan is er eigenlijk geen twijfel meer mogelijk. 

Om er zeker van te zijn dat je laatste twijfels worden weggenomen benoemen we graag nog even dat je dankzij een ERP integratie er ook voor zorgt dat je real time de klant-, product- en boekhoudinformatie inzichtelijk hebt.

Samengevat zijn dit de 'voor de hand liggende' voordelen van een e-commerce ERP-integratie:

  • Integratie elimineert datasilo's (alle data voor 'iedereen' inzichtelijk) en distribueert deze data accuraat en in real-time aan 'alle' afdelingen,
  • Duidelijke vermindering in kosten door het automatiseren en dus elimineren van foutgevoelige, tijdrovende en repetitieve processen,
  • Bovengenoemde levert ook direct tijdwinst op waardoor werknemers effectiever en efficiënter kunnen worden ingezet en er meer focus gelegd kan worden op de core business: klanten binnenhalen en winst maken,
  • Real time data en klant-, product en financiële data zijn eenvoudig en altijd beschikbaar door automatische synchronisatie tussen ERP en webshop,
  • Wat uiteindelijk dus leidt tot een verbeterering van de klanttevredenheid en de customer engagement vanwege de nauwkeurigheid, inzichtelijkheid en transparantie van de klantgegevens en de bestelgegevens.

9 Zakelijke voordelen van ERP-drive e-commerce

Zonder integratie blijven e-commerce bedrijven afhankelijk van o.a. handmatige invoer. Hiermee ontstaat vaak onvolledige en foutieve data over bijvoorbeeld voorraad, order statussen, betalingen, levertijden, terugbetalingen en retouren.

Integratie daarentegen creëert een lus van geautomatiseerde, gesynchroniseerde datastromen en repetitieve processen tussen ERP en webwinkel.

Wanneer we dit in een voorbeeld gieten, ziet dit er zo uit: een klant moet weten of het product wat hij wil bestellen wel op voorraad is. De voorraadgegevens worden opgehaald uit het ERP en naar de webshop software gestuurd. De klant plaatst zijn bestelling en automatisch worden de voorraadgegevens in de webshop software geüpdatet en ook direct in het ERP. Zo is alles in real-time en altijd up to date.

1. Orderafhandeling

CyclusOrderafhandeling bestaat uit meer elementen dan alleen de voorraadinformatie uit het bovengenoemde voorbeeld. Gebruik je enkel de webshop software dan komt het dikwijls voor dat er cruciale details worden vergeten, foutieve data wordt ingevoerd en er 'along the way' van alles misgaat.  

In het oplossen van deze human errors zit enorm veel tijd. En tijd kost geld. Onderschat zeker de kosten van klantontevredenheid niet. Hieronder een overzichtje van belangrijke data die wordt uitgewisseld middels een integratie:

  • Bestelnummer
  • Klantinformatie
  • Productinformatie
  • Product aantallen
  • Verzendmethode
  • Belastingtarieven
  • Factuurinformatie
  • Betalingswijze

Wanneer de voorraad gedeeld wordt met de klant d.m.v. een Excel sheet of een e-mail, maar deze niet real-time en automatisch wordt geüpdatet in de systemen zal zowel de klant als de verkoopafdeling verkeerd worden geïnformeerd.

2. Prijsstelling

PricingEen ander belangrijk element wat efficiënter te maken is binnen e-commerce is het stellen van de (juiste) prijs. In de B2B wereld is dit nog complexer omdat daar de prijzen vaak op maat zijn, in bulk en voor iedere B2B klant individueel. Middels een ERP-integratie kunnen prijswijzigingen en -stijgingen schematisch en automatisch worden ingesteld zowel in het ERP als in de storefront.

Wanneer een B2B klant inlogt op de webshop gaan achter de schermen de systemen met elkaar communiceren en worden automatisch de klantgerichte prijsplannen gewijzigd en aangemaakt. Geen dubbele invoer meer en met tier pricing (hoe meer je inkoop hoe goedkoper) is hier een enorme winst in efficiëntie te behalen.

Betalingen kunnen door een integratie ook beter beheerd en bewaakt worden. B2C betalingen zijn nog relatief eenvoudig bij te houden omdat individuen vaak een eenmalige betaling doen en de aankoop dan afgerond is.

Echter is dit bij B2B klanten die bijvoorbeeld op afbetaling maandelijks een bedrag overmaken een stuk complexer. Integreren met de financiële gegevens uit het ERP-systeem zorgt voor consistente bewaking van (openstaande) facturen waardoor je altijd en snel inzichtelijk hebt wie er nog moet betalen. Hier kunnen ook eenvoudig automatische herinneringen of incasso's op worden toegepast.

3. Productgegevens

ProductgegevensProduct informatie en catalogi moeten worden bijgewerkt en deze info moet in ieder systeem gelijk blijven. Zonder integratie is het overzetten van deze bult informatie een tijdrovende bezigheid. Met name in de B2B waar dit soort lijsten al snel kunnen oplopen tot in de 10.000en rijen.

Marktplaatsen beginnen steeds vaker het primaire e-commerce verkoopkanaal te worden voor retailers. Op een marktplaats sta jij met jouw product letterlijk te concurreren met de concurrent die naast jouw zichtbaar is met hun product. Prijsverschillen en productinformatie zijn twee cruciale facetten op deze platformen. Wanneer dit niet klopt of overeenkomt, gaat de klant eenvoudig naar de concurrent, daalt het vertrouwen van de klant in jouw winkel en draai jij op voor de retourkosten.

4. SEO en de zoekbalk

SEO reportZoals hierboven aangehaald is de accuraat- en uniformiteit van productgegevens enorm belangrijk voor de klant. Een tweede voordeel van deze uniformiteit is dat het de effectiviteit van SEO en de zoekbalk op de webshop zelf verbeterd. 

Dankzij een ERP-integratie worden intelligente en bruikbare antwoorden vertoond wanneer de klant iets zoekt op jouw website. Zelfs wanneer het gezochte product niet beschikbaar is komen er slimme alternatieven naar voren. Zolang de suggestie zinvol is, zal het als positief worden ervaren worden. Andersom dus negatief, wat te allen tijde vermeden moet worden bij de 'moderne' klant.

Ook het personeel en de gehele bedrijfsvoering heeft er baat bij wanneer de informatie in de systemen consistent en juist is. Op deze manier kan er namelijk snel genavigeerd worden door de systemen en het assortiment, maar kan er ook snel gezien worden of een product in een fysieke winkel op voorraad ligt.

5. Omnichannel

OmnichannelDe lichtelijk ironische trend binnen e-commerce is dat online retailers een omnichannel aanpak willen. Het ironische hieraan is niet het willen van meerdere online verkoopkanalen maar dat kleinere e-tailers ook fysieke winkels openen. Deze trend heet 'clicks to bricks'.

Middels e-commerce te integreren met een ERP wordt het onderscheid tussen de 'echte' winkel en de online winkel verkleint (verwijderd) omdat ze beide deel uitmaken van een single klantreis. Real time voorraad-, productinformatie en marketinggegevens in één gecentraliseerd systeem (ERP) zijn hiervoor cruciaal. 

Neem de designmeubelzaak Goossens, die heeft fysieke showrooms waar klanten komen kijken en de laatste fase (de aankoop) van hun klantreis belopen. Wanneer ze naar de showroom komen dan weten ze o.a. al of de meubels die ze komen bekijken op voorraad zijn en te bekijken zijn in de desbetreffende showroom. Dit is een simpel maar goed voorbeeld over hoe een omnichannel (online en offline) strategie elkaar versterkt.

6. Multi-shop

Multi Shop

Door de integratie worden je strategische opties groter. Meerdere webshops zijn eenvoudig te beheren vanuit één gecentraliseerd systeem. Gemakkelijk uitbreiden naar de internationale markt en daar direct je product mix en marketing uitingen afstemmen op een individuele internationale markt. Allemaal vanuit één systeem.

Als e-commerce bedrijf komt het vaak voor dat je meerdere merken of labels, of andere entiteiten bezit met iedere keer een set aan eigen regels, financiën en administraties. Integreren betekent dat deze allemaal beheerd en onderhouden kunnen worden binnen één gecentraliseerd ERP-systeem. 

Waarschijnlijk heb je als e-tailer ook nog meerdere productlijnen en merken die allemaal weer beschikbaar zijn op meerdere marktplaatsen en in meerdere webshops. Deze hebben allemaal ook weer andere zakelijke functies zoals winst- en verliesrekeningen, inventaris, btw-tarieven, belastingposities enzovoort. Allemaal geïntegreerd "achter de schermen" binnen het ERP-systeem.

Het tegenovergestelde is ook waar. Als je geen ERP systeem hebt gekoppeld aan het e-commerce-platform, beperk je je eigen mogelijkheden.

7. Klantloyaliteit

Customer LoyaltyWe hebben al gezien hoe operationele efficiëntie klanten helpt in hun klantreis, ook zagen we al dat een slecht geörganiseerde gegevenssynchronisatie klanten weg kan drijven. Inconsistenties in o.a fouten in orders en facturatie, levering en aantallen - vaak veroorzaakt door fouten die gemaakt zijn bij dubbele invoer - zijn negatieven die kunnen  worden vermeden door ERP en e-commerce te integreren.

Klantretentie is een key factor voor succes en omzet in e-commerce. Uit onderzoek van Harvard Business Review blijkt dat het wel 25 keer duurder kan zijn om een nieuwe klant aan te werven dan om een bestaande klant te behouden. Een verbazingwekkende statistiek als je het ons vraagt. Nog zo'n statistiek (die enkel geldt in de B2B): 5% meer klantretentie kan overall leiden tot wel 95% meer winst - dus niet altijd 95% (om het te relativeren).

De klantvijver is in de B2B sector een stuk kleiner, dus het verlies of behoud van één klant kan al een wereld van verschil maken onder de streep. Traditioneel zijn B2B-relaties, relaties met een langere levensloop dan in de B2C. Al begint dit de laatste jaren steeds meer naar elkaar toe te trekken (B2B - verlooptijd van 24% vs. B2C - verlooptijd van 31%).

De boodschap is duidelijk voor alle sectoren in e-commerce: biedt klanten een holistische merkervaring, een vlotte en boeiende klantreis en real time inzicht in de status van hun bestellingen.

8. Leveringen

DeliveryHet is bekend: iedere klant is, wanneer de bestelling is geplaatst, ongeduldig. Het verschaffen van inzicht en transparantie in levering en zendtijd is tegenwoordig cruciaal in zowel de B2C als in de B2C sector.

In de B2B is het nog crucialer dit te kunnen bieden - het kan namelijk zijn dat de omzet van een B2B klant een negatief effect krijgt wanneer de bestelling te laat aankomt. Wanneer de levering dus inzichtelijk is kan een B2B klant hier ad hoc op inspelen.

Vertragingen komen nou eenmaal voor, het echte knelpunt zit in het niet waarschuwen van de klant over de vertraging. Met integratie, kunnen klanten te allen tijde de leveringen volgen. Ze worden dan wel niet langer gewaarschuwd, maar hebben zelf real-time inzicht in de leverstatus.

9. Personalisering

PersonalisatieWe zagen al dat B2B en B2C e-commerce dichter naar elkaar groeien door digitalisering, en ook personalisatie brengt deze twee sectoren dichter bij elkaar. Klanten hebben een hoge standaard als het gaat om service. Voldoen aan deze standaard is vrijwel alleen mogelijk wanneer het ERP en het e-commerce platform geïntegreerd zijn.

Hoe meer je weet over een klant (of bezoeker) hoe beter je deze kunt bedienen met producten, kortingen en product suggesties. Het grootste deel van de klantgegevens wordt opgeslagen in het ERP systeem. Dankzij real time synchronisatie kun je snel en eenvoudig op het juiste moment met de klant communiceren. Dit kan op basis van zijn gedrag op de website, een vorige aankoop of zelfs terwijl hij nadenkt over zijn volgende aankoop. Dit drijft de conversieratio's op.

Door gegevens over klanten op te slaan, kunnen gegevens zoals zoekopdrachten en bestellingen essentieel zijn. Hiermee kan het ERP systeem namelijk potentiële klanten zoeken en automatisch benaderen. Dit gebeurt nu al, maar de snelle vooruitgang in kunstmatige intelligentie zal nog veel meer creëren en brengen.

Benieuwd hoe wij e-commerce bedrijven helpen met een ERP-gedreven strategie?

Ben je na het lezen van dit artikel overtuigd geraakt van dat ERP-gedreven e-commerce een toekomstbestendige strategie is? Weet je niet waar te beginnen, of welk ERP-systeem de geschikte match voor jou is?

Maak dan snel een vrijblijvende belafspraak met Sam Rijks, onze sales advisor, en hij beantwoord je vragen en helpt je graag verder! Benieuwd naar de trends in e-commerce automation? 

Neem contact op!DOWNLOAD E-COM TRENDS 2021+