ERP te duur voor NGO’s? 5 van jouw kritische vragen bekeken.

Voor non-profitorganisaties is efficiëntie essentieel: middelen zijn schaars, verantwoording is verplicht, en de druk om impact te maken is hoog. Toch is het voor veel NGO’s vaak een drempel om te investeren in ERP-software.
Het lijkt te duur, te complex, of simpelweg “niet voor ons”.

Maar klopt dat beeld wel? In deze blog nemen we die misverstanden onder de loep en laten we zien waarom ERP-systemen zoals Microsoft Dynamics 365 Business Central juist wél geschikt kan zijn voor NGO’s.

"ERP is alleen voor grote commerciële bedrijven."
Het idee dat ERP alleen is weggelegd voor multinationals met honderden medewerkers leeft nog sterk. Logisch, want ERP heeft een reputatie opgebouwd als ‘Enterprise-software’. Maar de wereld, en hiermee het IT-landschap, is inmiddels flink veranderd.

Wat wordt vaak gedacht?
“Wij zijn geen bedrijf met een winstoogmerk, dus waarom zouden we investeren in bedrijfssystemen?”

De realiteit?
ERP draait niet om winst, maar om structuur. En juist NGO’s die meerdere projecten, subsidies en stakeholders moeten beheren hebben daar baat bij.

Bijvoorbeeld:
Een middelgrote NGO die actief is in drie landen, werkt met meerdere subsidiestromen. Dankzij ERP kan zij per land, per project en per financier rapporteren zonder dagenlang in Excel te puzzelen. En dat met een klein administratieteam.

Microsoft Dynamics 365 Business Central is ontwikkeld voor het MKB en non-profitsegment. Het biedt dezelfde kracht als enterprise-ERP, maar dan schaalbaar, gebruiksvriendelijk en betaalbaar.

"We hebben geen IT-team, dus dit is niks voor ons."
De implementatie van ERP klinkt technisch, en eerlijk is eerlijk: vroeger was het dat ook. Maar dankzij Cloud-technologie zijn de spelregels aanzienlijk veranderd. Dit in combinatie met onze manier van aanpak door middel van templated setup is er geen reden voor twijfel, alles wordt snel en doeltreffend opgetuigd.

Wat wordt vaak gedacht?
“We hebben niemand in dienst die technisch is. Dus als er iets stukgaat, staan we machteloos.”

De realiteit?
Business Central is Cloud-based en draait volledig op het Microsoft-platform. Updates verlopen automatisch. Beheer is eenvoudig en draait grotendeels op de achtergrond. En misschien nog belangrijker, als implementatiepartner zorgen wij voor begeleiding, inrichting en training vooraf. Maar uiteraard blijven we beschikbaar voor support vragen en ondersteuning. Je hoeft dus geen IT-specialist te zijn om met ERP te werken. Sterker nog: we zorgen ervoor dat medewerkers met minimale digitale ervaring goed uit de voeten kunnen.

Bijvoorbeeld:
Een NGO met alleen een boekhouder in dienst stapte over naar Business Central. Via de browser logt hij dagelijks in, werkt samen met projectcoördinatoren in Teams en deelt realtime cijfers met de directeur.

"Onze processen zijn te specifiek voor standaardsoftware."
Elke NGO is anders. Verschillende projecttypes, verantwoordingseisen, lokale regelgeving, fondsen met eigen rapportageformats... Standaardsoftware lijkt daarvoor niet geschikt. Toch is dat precies waar Business Central zich onderscheidt.

Wat wordt vaak gedacht?
“We werken projectmatig, met subsidies en ook nog in verschillende valuta’s. Standaardsoftware snapt dat niet.”

De realiteit?
Business Central ondersteunt projectadministratie als kernfunctionaliteit. Daarmee kun je onder andere:

• Budgetten koppelen aan projecten of activiteiten.
• Inkomsten en uitgaven per subsidie of donateur volgen.
• Rapporteren per financier, inclusief hun vereiste formats.
• Multi-currency toepassen (voor internationale NGO’s).
• Kosten verdelen over projecten of periodes.

Daarnaast biedt het platform diverse uitbreidmogelijkheden via Microsoft AppSource), of maatwerkoplossingen die wij uiteraard ook kunnen realiseren met ons Development-team.

Bijvoorbeeld:
Een NGO met EU-subsidies moest kwartaalrapportages aanleveren met een specifieke opmaak en verantwoording per projectfase. Binnen Business Central is dit opgezet als sjabloonrapportage, automatisch gevuld op basis van de projectdata.

"ERP is veel te duur voor een NGO met beperkt budget."
Kosten zijn altijd een gevoelig punt in de non-profitsector. Elke euro die naar ‘systeembeheer’ gaat, gaat niet naar het werk in het veld. Begrijpelijk. Maar ERP hoeft geen dure investering te zijn.

Wat wordt vaak gedacht?
“Een ERP systeem kost tonnen en vereist een mega groot implementatietraject.”

De realiteit?
Business Central werkt via een abonnementsmodel (Software-as-a-Service). Dat betekent: géén grote initiële investering, géén servers op locatie, géén kosten voor technisch beheer.

Je betaalt alleen voor:

• Het aantal gebruikers (al vanaf één gebruiker mogelijk).
• Eventueel maatwerk of extra modules, indien dit echt benodigd is.

Een bijkomend voordeel is bovendien dat ERP op de middellange termijn juist besparingen oplevert:

• Minder fouten door handmatige verwerking.
• Snellere rapportagecyclus.
• Betere sturing op budgetten = minder overschrijdingen.
• En natuurlijk hoef je geen onderhoudskosten te plegen aan dure servers of andere hardware, dit soort traditionele IT-kosten kun je dus serieus terugschroeven hierdoor.

Bijvoorbeeld:
Een NGO met vijf medewerkers stapte over van losse Excel-sheets en Dropbox-mappen naar Business Central. Ze besparen nu wekelijks uren administratie en hebben nooit meer last van verschillende versies van hetzelfde bestand.

"We zij nog niet groot genoeg voor ERP."
Veel NGO’s wachten “tot we groter zijn” voordat ze nadenken over ERP. Maar in de praktijk blijkt dat juist groei voor problemen zorgt als processen niet op orde zijn, en het stroomlijnen van je processen ook veel ruimte kan vrijmaken om je juist te richten op positieve ontwikkelingen.

Wat wordt vaak gedacht?
“Eerst professionaliseren en dan pas een ERP-systeem.”

De realiteit?
ERP ís een manier van professionaliseren. En je hoeft niet met alles tegelijk te beginnen. Start klein: met alleen de financiële module of alleen projectadministratie. Naarmate je organisatie groeit kun je eenvoudig uitbreiden en opschalen zonder problemen.

Wat je voorkomt:

• Dat je later handmatig data moet migreren uit Excel.
• Dat er “eilandjes” ontstaan van mensen die ieder hun eigen werkwijze hanteren.
• Dat je geen inzicht hebt in kosten per project of per regio.

Bijvoorbeeld:
Een NGO die in twee jaar groeide van 8 naar 20 medewerkers kon dankzij Business Central hun processen blijven stroomlijnen zonder nieuwe software te moeten implementeren. Het is zo eenvoudig als ons laten weten dat er een nieuwe gebruikerslicentie in het systeem bij mag komen.

Bij ABC E BUSINESS snappen we de uitdagingen van non-profits. Of je nu worstelt met versnipperde projectadministratie, tijdrovende rapportages of onduidelijke kostenverdeling, wij helpen je graag verder.

Met Microsoft Dynamics 365 Business Central en het Power Platform bieden we een krachtige, toekomstbestendige oplossing. Geen ingewikkeld traject, maar een vlotte implementatie mét volledige begeleiding van start tot optimalisatie. 

✔️ Gratis ERP QuickScan – we brengen jouw processen, behoeften en knelpunten helder in kaart.
✔️ 60% korting op licentiekosten – als je kiest voor ons als implementatiepartner.

Contact opnemen  Bekijk onze NGO-pagina.