ERP te duur voor NGO’s? 5 van jouw kritische vragen bekeken.

Voor non-profitorganisaties is efficiëntie essentieel: middelen zijn schaars, verantwoording is verplicht, en de druk om impact te maken is hoog. Toch is het voor veel NGO’s vaak een drempel om te investeren in ERP-software. Het lijkt te duur, te complex, of simpelweg “niet voor ons”.

Maar klopt dat beeld wel? In deze blog nemen we die misverstanden onder de loep en laten we zien waarom ERP-systemen, zoals Microsoft Dynamics 365 Business Central, juist wél geschikt kunnen zijn voor NGO’s.

"Hebben we hier wel tijd voor?"

Tijd is voor veel NGO’s het meest schaarse goed. Er zijn altijd urgente projecten, rapportages die moeten worden ingeleverd en stakeholders die aandacht vragen. In zo’n context lijkt het implementeren van een ERP-systeem onhaalbaar.

Wat wordt vaak gedacht?
“We kunnen nu niet óók nog een IT-project aan. Dat kost maanden, en we hebben daar simpelweg geen tijd voor?”

De realiteit?
Een goede ERP-implementatie hoeft niet groots en meeslepend te zijn. Bij ABC E BUSINESS kiezen we bewust voor een gefaseerde, pragmatische aanpak: klein beginnen, snel waarde leveren en op basis van prioriteit uitbreiden. Zo blijft de werkdruk beheersbaar en pluk je al snel de vruchten van meer overzicht en minder handmatig werk.

Bijvoorbeeld:
Een NGO die overstapte op Business Central had vooraf dezelfde twijfel: “We hebben geen tijd.” Toch besloten ze te starten met alleen de financiële basis. Binnen drie maanden zagen ze al tijdswinst: maandafsluitingen waren sneller klaar, rapportages kwamen met één druk op de knop, en projectleiders hoefden minder navraag te doen.

ERP implementeren kost dus tijd, maar het geeft vooral tijd terug. Juist door geen tijd te maken voor structurele verbetering, blijf je vastzitten in tijdrovende processen. Denk hierbij ook eens aan:

• Handmatig rapportages samenstellen.
• Budgetten bijhouden in losse spreadsheets.
• Terugkerende fouten corrigeren.
• Steeds opnieuw uitleggen hoe processen werken.

"Is ERP wel iets voor ons? We hebben geen IT-team."

De implementatie van ERP klinkt technisch, en eerlijk is eerlijk: vroeger was het dat ook. Maar dankzij Cloud-technologie zijn de spelregels aanzienlijk veranderd. Dit in combinatie met onze standaard inrichtingstemplates - waarmee je de implementatie aanzienlijk versnelt - is er geen reden voor twijfel: alles wordt snel, doeltreffend en kosteneffectief opgetuigd.

Wat wordt vaak gedacht?
“We hebben niemand in dienst die technisch is. Dus als er iets stukgaat, staan we machteloos.”

De realiteit?
Business Central is Cloud-based en draait volledig op het Microsoft-platform. Updates verlopen automatisch. Beheer is eenvoudig en draait grotendeels op de achtergrond. En misschien nog belangrijker, als implementatiepartner zorgen wij voor begeleiding, inrichting en training vooraf. Maar uiteraard blijven we beschikbaar voor support vragen en ondersteuning. Je hoeft dus geen IT-specialist te zijn om met ERP te werken. Sterker nog: we zorgen ervoor dat medewerkers met minimale digitale ervaring goed uit de voeten kunnen.

Bijvoorbeeld:
Een NGO met alleen een boekhouder in dienst, stapte over naar Business Central. Via de browser logt hij dagelijks in, werkt samen met projectcoördinatoren in Teams en deelt realtime cijfers met de directeur.

"Maar, zijn onze processen niet te specifiek voor standaardsoftware?"

Elke NGO is anders. Verschillende projecttypes, verantwoordingseisen, lokale regelgeving, fondsen met eigen rapportageformats... Standaardsoftware lijkt daarvoor niet geschikt. Toch is dat precies waar Business Central zich onderscheidt.

Wat wordt vaak gedacht?
“We werken projectmatig, met subsidies en ook nog in verschillende valuta’s. Standaardsoftware snapt dat niet.”

De realiteit?
Business Central ondersteunt projectadministratie als kernfunctionaliteit. Daarmee kun je onder andere:

• Budgetten koppelen aan projecten of activiteiten.
• Inkomsten en uitgaven per subsidie of donateur volgen.
• Rapporteren per financier, inclusief hun vereiste formats.
• Multi-currency toepassen (voor internationale NGO’s).
• Kosten verdelen over projecten of periodes.

Daarnaast biedt het platform diverse uitbreidmogelijkheden (via Microsoft AppSource), of maatwerkoplossingen die wij uiteraard ook kunnen realiseren met ons Development-team.

Bijvoorbeeld:
Een NGO met EU-subsidies moest kwartaalrapportages aanleveren met een specifieke opmaak en verantwoording per projectfase. Binnen Business Central is dit opgezet als sjabloonrapportage, automatisch gevuld op basis van de projectdata.

"Is ERP niet veel te duur voor een NGO met beperkt budget?"

Kosten zijn altijd een gevoelig punt in de non-profitsector. Elke euro die naar ‘systeembeheer’ gaat, gaat niet naar het werk in het veld. Begrijpelijk. Maar ERP hoeft geen dure investering te zijn.

Wat wordt vaak gedacht?
“Een ERP systeem kost tonnen en vereist een mega groot implementatietraject.”

De realiteit?
Business Central werkt via een abonnementsmodel (Software-as-a-Service). Dat betekent: géén grote initiële investering, géén servers op locatie, géén kosten voor technisch beheer.

Je betaalt alleen voor het aantal gebruikers (licenties). Erkende NGO’s krijgen tot 60% korting op Microsoft-licenties. Zo betaal je voor een volledige gebruiker (Full User) slechts €26 per maand in plaats van €65,50. Voor Team Members ligt dit bedrag rond de €2,80 per maand. Combineer dit met een standaardimplementatie - waarmee je onnodig maatwerk voorkomt - en je houdt grip op de kosten.

Een bijkomend voordeel is bovendien dat ERP op de middellange termijn juist besparingen oplevert:

• Minder fouten door handmatige verwerking.
• Snellere rapportagecyclus.
• Betere sturing op budgetten = minder overschrijdingen.
• En natuurlijk hoef je geen onderhoudskosten te plegen aan dure servers of andere hardware, dit soort traditionele IT-kosten kun je dus serieus terugschroeven hierdoor.

Bijvoorbeeld:
Een NGO met vijf medewerkers stapte over van losse Excel-sheets en Dropbox-mappen naar Business Central. Ze besparen nu wekelijks uren administratie en hebben nooit meer last van verschillende versies van hetzelfde bestand.

"Zijn wij niet te klein voor ERP?"

Veel NGO’s wachten “tot we groter zijn” voordat ze nadenken over ERP. Maar in de praktijk blijkt dat juist groei voor problemen zorgt als processen niet op orde zijn, en het stroomlijnen van je processen ook veel ruimte kan vrijmaken om je juist te richten op positieve ontwikkelingen.

Wat wordt vaak gedacht?
“Eerst professionaliseren en dan pas een ERP-systeem.”

De realiteit?
ERP ís een manier van professionaliseren. En je hoeft niet met alles tegelijk te beginnen. Start klein: met alleen de financiële module of alleen projectadministratie. Naarmate je organisatie groeit kun je eenvoudig uitbreiden en opschalen zonder problemen.

Wat je voorkomt:

• Dat je later handmatig data moet migreren uit Excel.
• Dat er “eilandjes” ontstaan van mensen die ieder hun eigen werkwijze hanteren.
• Dat je geen inzicht hebt in kosten per project of per regio.

Bijvoorbeeld:
Een NGO die in twee jaar groeide van 8 naar 20 medewerkers kon dankzij Business Central hun processen blijven stroomlijnen zonder nieuwe software te moeten implementeren. Het is zo eenvoudig als ons laten weten dat er een nieuwe gebruikerslicentie in het systeem bij mag komen.

Dus, wat houdt je nog tegen?

Bij ABC E BUSINESS snappen we de uitdagingen van non-profits. Of je nu worstelt met versnipperde projectadministratie, tijdrovende rapportages of onduidelijke kostenverdeling, wij helpen je graag verder.

Met Microsoft Dynamics 365 Business Central en het Power Platform bieden we een krachtige, toekomstbestendige oplossing. Geen ingewikkeld traject, maar een vlotte implementatie mét volledige begeleiding van start tot optimalisatie. 

Wat kun je van ons verwachten?

✔️ Gratis ERP QuickScan: we brengen jouw processen, behoeften en knelpunten helder in kaart.
✔️ 60% korting op licentiekosten: als je kiest voor ons als implementatiepartner.

Dit wil ik!   Lees meer op onze NGO-pagina