Wat is en kan Power BI voor ERP software zoals Business Central.

Organisaties beschikken over steeds meer data: uit ERP, finance, verkoop, inkoop, voorraad en projecten. Maar data op zichzelf levert nog geen voordeel op. Het gaat om inzicht: weten wat er gebeurt, waarom het gebeurt en waar je kunt bijsturen. Precies daar helpt Microsoft Power BI—zeker in combinatie met Microsoft Dynamics 365 Business Central.

In deze blog nemen we je mee langs de belangrijkste bouwstenen: wat Power BI is, wat je ermee kunt, waarom het ERP-rapportages versterkt en hoe Business Central en Power BI samen een stevige basis vormen voor datagedreven werken.

1) Wat is en kan Power BI voor ERP-software?

Een ERP-systeem is vaak het “hart” van de organisatie: processen en transacties komen er samen. Daardoor bevat het ook een enorme hoeveelheid waardevolle managementinformatie. In de praktijk zien veel teams echter dat:

• Rapportages verspreid raken (Excel-bestanden, exports, losse lijstjes);
• Cijfers niet altijd eenduidig zijn (“welke is de juiste omzet?”);
• Analyses tijd kosten, waardoor je pas laat kunt sturen.

Power BI maakt het mogelijk om ERP-data (en data daarbuiten) om te zetten in actuele, visuele stuurinformatie. Denk aan KPI’s, trends, afwijkingen en signalen die je sneller helpen beslissen.

2) Wat is Power BI?

Power BI is Microsofts Business Intelligence- en rapportagetool waarmee je data uit meerdere bronnen kunt verzamelen, modelleren, analyseren en visualiseren in dashboards en rapporten. Het doel: één centrale plek waar gebruikers op een begrijpelijke manier met data kunnen werken.

Belangrijk daarbij is dat Power BI niet alleen bedoeld is voor finance of IT. Het wordt juist vaak ingezet als selfservice BI: meer mensen in de organisatie kunnen inzichten gebruiken, terwijl je toch werkt met een gedeelde “bron van waarheid”.

3) Wat kun je met Power BI doen in de praktijk?

Databronnen combineren.

Power BI kan data samenbrengen uit uiteenlopende bronnen, zoals ERP, Excel, databases en (cloud)applicaties. Zo kun je bijvoorbeeld financiële resultaten combineren met voorraad- of verkoopdata, en dat weer verrijken met externe of operationele inzichten.

Interactieve dashboards bouwen.

In plaats van statische rapporten werk je met dashboards waarop je kunt:

• filteren (bijv. per periode, productgroep of locatie),
• inzoomen op details,
• verbanden ontdekken tussen KPI’s.

Je ziet dus niet alleen “wat” er is gebeurd, maar kunt ook sneller onderzoeken waarom en waar het gebeurt.

Werken als SaaS binnen het Microsoft-ecosysteem.

Power BI is beschikbaar als cloudoplossing binnen het Microsoft-platform. Dat betekent in de kern: geen zware lokale beheerlast, en toegang tot doorontwikkeling en nieuwe functies via het platform.

4) Waarom Power BI gebruiken binnen een ERP-systeem?

Een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) bundelt processen zoals boekhouding, voorraad, inkoop/verkoop en projecten. Dat levert veel rapportagemogelijkheden op—maar ERP-rapportages zijn vaak primair ingericht op operationele details.

Power BI vult het ERP aan door de vertaalslag te maken naar:

• Stuurinformatie (KPI’s en performance),
• Trendanalyses (ontwikkelingen door de tijd),
• Vergelijkingen (afdelingen, productlijnen, regio’s),
• Sneller besluitvormen (meer real-time en interactief).

5) De beperkingen van standaard ERP-rapportages (en hoe Power BI dat oplost).

Veel organisaties lopen tegen herkenbare beperkingen aan bij standaard ERP-rapporten:

• Ze zijn relatief statisch;
• Aanpassen is vaak tijdrovend of vraagt specialistische kennis;
• Managementvragen veranderen sneller dan de rapportage kan bijbenen.

Power BI helpt door ERP-data te verrijken met visualisaties en interactieve analyses. Het resultaat is meestal heel concreet:

• Minder handmatige Excel-rondes;
• Minder knip- en plakwerk;
• Meer consistentie in definities en cijfers;
• Sneller overzicht én detail wanneer je het nodig hebt.

6) Power BI voor Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Business Central is een modern (cloud) ERP-systeem waarin kernprocessen samenkomen. Power BI sluit daar goed op aan, omdat Business Central standaard integratiemogelijkheden biedt en je relatief laagdrempelig kunt starten met dashboards.

Wat dit in de praktijk betekent:

• Je kunt gebruikmaken van standaard rapportages en datamodellen (out-of-the-box);
• Je kunt daarnaast eigen dashboards maken via beschikbare koppelingen (zoals API’s en connectors), afgestemd op je eigen KPI’s en processen.

7) Welke Business Central-data kun je analyseren (en voor wie is dat interessant)?

Vrijwel alle relevante ERP-informatie uit Business Central is te vertalen naar Power BI-inzichten, waaronder:

• Financieel: omzet, marges, kosten, resultaten, (budget)bewaking;
• Voorraad & logistiek: voorraadposities, omloopsnelheid, leverprestaties;
• Inkoop & verkoop: prestaties per leverancier/klant, doorlooptijden, marges;
• Projecten & service: voortgang, uren, afwijkingen, rendabiliteit.

Daarmee is Power BI interessant voor meerdere rollen:

• Management/directie: KPI-dashboards en voortgang in één oogopslag;
• Finance & control: diepere analyses, budget vs. actuals, forecasting;
• Inkoop/verkoop/operatie: procesknelpunten, prestaties en verbetermogelijkheden.

Wil je meer rendement uit Business Central halen door je ERP-data echt te laten “werken” in Power BI? Plan dan een vrijblijvend gesprek en ontdek welke dashboards en inzichten het meeste impact hebben voor jouw organisatie.