Wat is PEPPOL en waarom is het belangrijk voor jouw bedrijf?

De tijd dat bedrijven facturen per post verstuurden of als PDF via e-mail, loopt langzaam ten einde. Steeds meer organisaties kiezen voor e-facturatie via PEPPOL. Maar wat is PEPPOL nu eigenlijk, en waarom is het zo relevant voor jouw bedrijfsvoering?

Wat is PEPPOL?

PEPPOL staat voor Pan-European Public Procurement Online. Het is een open netwerk waarmee bedrijven en overheden veilig en gestandaardiseerd elektronische documenten kunnen uitwisselen. Denk hierbij niet alleen aan facturen, maar ook aan orders, orderbevestigingen en pakbonnen.

Het grote voordeel van PEPPOL is dat partijen binnen dit netwerk dezelfde afspraken en standaarden (PEPPOL BIS) gebruiken. Hierdoor weet je zeker dat je factuur goed aankomt en zonder extra handelingen verwerkt kan worden in de administratie van de ontvanger.

Waarom overstappen van PDF naar PEPPOL?

Veel bedrijven sturen nog steeds facturen als PDF via e-mail. Dit lijkt handig, maar kent een aantal nadelen:

• Handmatig werk: een PDF moet vaak worden overgetypt of gecontroleerd.
• Foutgevoeligheid: typefouten of verkeerd ingelezen bestanden zorgen voor vertraging.
• Risico op fraude: een valse PDF-factuur is snel gemaakt en lastig te controleren.

Met PEPPOL wordt dit verleden tijd:

• Betrouwbaar: alleen erkende partijen mogen deelnemen aan het netwerk.
• Sneller: facturen worden direct digitaal verwerkt.
• Efficiënt: geen dubbel werk, geen fouten door overtypen.
• Veilig: verzender en ontvanger zijn altijd geverifieerd.

Wanneer is PEPPOL verplicht? 

In Nederland geldt al enkele jaren dat leveranciers van de Rijksoverheid verplicht elektronisch moeten factureren. Dit kan via PEPPOL, maar ook via andere erkende kanalen zoals Digipoort. In de praktijk wordt PEPPOL het meest gebruikt.

Steeds meer Europese landen hebben vergelijkbare verplichtingen voor facturen aan de overheid (B2G). Daarnaast zien we dat PEPPOL zich ook naar de B2B-markt uitbreidt. Grote bedrijven vragen hun leveranciers steeds vaker om facturen via PEPPOL aan te leveren. Daarmee wordt het voor MKB’ers niet alleen een kwestie van gemak, maar ook een manier om concurrerend en professioneel te blijven.

Wat betekent dit voor jouw bedrijf? 

• Werk je met Microsoft Dynamics 365 Business Central? Dan kun je eenvoudig koppelen met PEPPOL en direct facturen versturen vanuit jouw eigen systeem.
• Lever je aan de overheid of grotere bedrijven? Dan is de kans groot dat e-facturatie via PEPPOL binnenkort verplicht of sterk aanbevolen wordt.
• Wil je administratieve processen slimmer maken? Dan helpt PEPPOL je om tijd en kosten te besparen.

PEPPOL als veilige standaard voor e-facturatie.

Een belangrijk voordeel van PEPPOL is dus de veiligheid. In een tijd waarin cybercriminaliteit en factuurfraude steeds vaker voorkomen, is het cruciaal dat je als bedrijf je financiële processen beter beschermt.

Voorkomen van fraude en fouten.

Traditionele facturen per e-mail zijn kwetsbaar: een kwaadwillende kan een PDF relatief eenvoudig aanpassen of een valse factuur meesturen die nauwelijks van echt te onderscheiden is. Bij PEPPOL werkt dat anders:

• Elke verzender en ontvanger maakt gebruik van een gecertificeerd Access Point.
• De identiteit van partijen in het netwerk is altijd geverifieerd.
• Facturen worden rechtstreeks systeem-naar-systeem uitgewisseld, zonder tussenkomst van iemand’s inbox of handmatige verwerking.

Dit betekent dat je er zeker van kunt zijn dat de factuur afkomstig is van de juiste partij en dat menselijke fouten, zoals verkeerd overtypen van bedragen of factuurnummers, tot een minimum worden beperkt.

Compliance met wet- en regelgeving.

Daarnaast ondersteunt PEPPOL bedrijven bij het voldoen aan steeds strengere wet- en regelgeving:

• EU-richtlijnen voor e-facturatie: veel landen hebben al vastgelegd dat overheidsinstellingen alleen nog elektronische facturen accepteren.
• Voorbereiding op btw-rapportage: door de gestandaardiseerde opmaak (PEPPOL BIS) zijn facturen transparant en goed controleerbaar, wat bedrijven helpt voorbereid te zijn op toekomstige verplichtingen rondom e-reporting.
• Internationaal werken: omdat PEPPOL een Europees initiatief is dat wereldwijd wordt uitgerold, kunnen bedrijven met één oplossing voldoen aan de regels in meerdere landen.

Kortom: waar traditionele facturatie vaak afhankelijk is van losse controles en menselijke waakzaamheid, zorgt PEPPOL voor een geautomatiseerde basis van vertrouwen en compliance.

Hoe kun je met Business Central een elektronische verkoopfactuur verzenden? 

1. Kies het pictogram: , voer Verkoopfacturen in en kies de bijbehorende koppeling.
2. Maak een nieuwe verkoopfactuur.
3. Wanneer de verkoopfactuur klaar is voor facturering, kies je de actie Boeken en verzenden.

Als het standaardverzendprofiel van de klant Elektronisch document is, wordt het weergegeven in het dialoogvenster Boeken en bevestiging verzenden. Op deze manier hoef je alleen maar de knop Ja te kiezen om de factuur elektronisch in de geselecteerde indeling te boeken en te verzenden.

1. In het dialoogvenster Boeken en bevestiging verzenden kies je de Knop AssistEdit rechts van het veld Document verzenden naar.
2. Kies in het dialoogvenster Document verzenden naar in het veld Elektronisch document de optie Via service voor documentuitwisseling.
3. Kies in het veld Indeling de optie PEPPOL.
4. Kies de knop Ok. Het dialoogvenster Boeken en bevestiging verzenden verschijnt. Elektronisch document (PEPPOL) is toegevoegd aan het veld Document verzenden naar.
5. Kies de knop Ja.

De verkoopfactuur wordt geboekt en naar de klant verzonden in de PEPPOL-indeling.

Notitie: Je kunt ook een geboekte verkoopfactuur als een elektronisch document verzenden. De procedure is hetzelfde als beschreven in dit onderwerp voor niet-geboekte verkoopdocumenten. Kies op de pagina Geboekte verkoopfactuur de actie Activiteitenlogboek om de status van en elektronische document weer te geven.

Bron: Microsoft Learn - Elektronische documenten verzenden - Business Central.

 Neem contact op   Lees meer blogs