Delen
Door Bram Smits op Dec 3, 2019 7:36:00 AM
Laatst herzien op: 22 februari 2024
Het einde van het (boek)jaar is weer inzicht. Dat betekent dat we binnenkort weer de jaarafsluiting moeten maken. Gelukkig is dat in Microsoft Dynamics 365 Business Central zo gebeurd. We nemen je graag mee door de handelingen die je moet doen voordat het jaar afgesloten kan worden.
Wat moet je vooraf doen?
Aan het einde van het boekjaar moeten een aantal handelingen uitgevoerd worden zodat het jaar afgesloten kan worden.
Als eerste zorg je ervoor dat alles behorende tot het af te sluiten boekjaar geboekt is.
Zorg ervoor – indien van toepassing – dat gegevens m.b.t. de voorraad, productie en vreemde valuta actueel zijn (balansen, productieorders gereed melden, wisselkoersen bijwerken).
Via het periodiek dagboek kun je kosten en inkomsten toewijzen aan rekeningen en dimensies. Het volledige bedrag op de betreffende grootboekrekening wordt dan volgens ingevoerde percentages verdeeld.
Aandachtspuntjes voor het nieuwe boekjaar:
- Controleer de gebruikersinstellingen. Kloppen de boeken toegestaan van/ tot data? En ook het uitgesteld boeken van en tot data?
- Controleer de boekhoudinstellingen. Kloppen de boeken toegestaan van/ tot data? En ook het uitgesteld boeken van en tot data?
- Controleer de nummerreeksen indien u gebruik maakt van nummerreeksen per jaar.
- Werk je met productie agenda’s? Zorg er dan voor dat je ook de “vakantie/vrije dagen” opneemt in de productie agenda.
De jaarafsluiting maken.
Na goedkeuring van de cijfers door de accountant wil je dat er in de financiële administratie geen wijzigingen meer optreden voor de periode. Het resultaat van deze periode moet worden geboekt en de boekingsperiode moet worden afgesloten.
Na het afsluiten van het boekjaar is er altijd de mogelijkheid om opnieuw een boeking te maken in de afgesloten periode. Deze posten krijgen het kenmerk “ja” in het veld “naboeking”.
Om deze boekingen alsnog als resultaat bij de juiste boekingsperiode te boeken kun je opnieuw de batch voor het afsluiten van de winst en verliesrekening uitvoeren.
Voorbeeld
Jouw bedrijf is klaar met de financiële afhandeling van 2021, maak de winst of verlies boeking naar grootboekrekening 0599.
Deze boeking moet in 3 stappen gebeuren:
- De boekingsperiode 2021 wordt afgesloten en geblokkeerd.
- De batchverwerking Afsluiten WenV-rekening wordt opgestart.
- Het door de batchverwerking gecreëerde memoriaal wordt nagekeken en door geboekt.
Boekhoudinstellingen/Boekingsperioden of maak gebruik van de zoekfunctie in Business Central op “Boekingsperioden”.
1. Na het openen van het lijstvenster zie je dat de kolommen “Afgesloten” en “Geblokkeerd” nog niet zijn aangevinkt. Voordat we de batchboeking kunnen maken moeten we eerst het jaar 2021 afsluiten.
2. Kies de actie Jaar afsluiten in het actiepaneel.
3. Er verschijnt een melding waar aangegeven wordt welk boekjaar er afgesloten wordt (zie afbeelding hieronder). Klik op Ja om te bevestigen. Let op! Zorg dat deze periode klopt. Na de bevestiging is het niet meer mogelijk om de blokkering ongedaan te maken.
Je ziet nu dat alle maanden van de boekingsperiode zijn afgesloten en geblokkeerd.
De voorbereiding voor de afsluiting is klaar. Nu wordt de batchverwerking opgestart. Ga naar: “Afsluiten WenV-rekening” door gebruik te maken van de zoekfunctie in Business Central. Kies de batch “Afsluiten WenV-rekening”.
Batchverwerking.
De batchverwerking geeft de einddatum van het af te sluiten boekjaar aan: In dit voorbeeld is dit 31-12-2021. Na het boeken van alle bijbehorende posten zal deze datum terug te vinden zijn in de journaalposten. De zogenaamde Ultimoposten. Je kan deze posten herkennen doordat er een U voor de datum staat. “U31-12-2021”
- Kies de Fin.dagboeksjabloon: “ALGEMEEN” of maak een eigen dagboeksjabloon
- Kies de Fin.dagboekbatch: “STANDAARD” of maak een eigen dagboekbatch (zorg ervoor dat er in deze dagboeken geen regels staan. Controleer dit in het memoriaal)
- Selecteer de rekening 0599. Dit is de rekening waarop het resultaat van het boekjaar 2021 wordt geboekt.
- Geef een duidelijke boekingsomschrijving. Bijvoorbeeld Afsluiten WenV-rekening 2021
- Bevestig de actie met OK.
Zijn er meerdere bedrijfsunits in het bedrijf of wordt er gebruik gemaakt van dimensies dan kan je deze 2 opties ook kiezen om de boeking op te splitsen. Er wordt dan voor iedere bedrijfsunitcode of dimensie een aparte post aangemaakt op de grootboekrekening.
Alle Resultatenrekeningen worden doorlopen en de batch berekend alle boekingen van 2021 van deze rekeningen.
- Bevestig de actie met OK.
Vervolgens worden alle boekingen langsgelopen en nadat alle dagboekregels klaargezet, volgt de volgende melding.
De voorbereiding voor de boeking van de journaalpost is afgerond. Ga naar het Memoriaal en kies het juiste dagboeksjabloon en bijbehorende batch.
Let op: Als er ook rapportagevaluta’s worden gebruikt in het rekeningschema dan wordt deze stap overgeslagen en wordt het resultaat direct geboekt.
Zoek hierbij op Diversendagboek en kies vervolgens voor de STANDAARD batch, als deze is geselecteerd bij de batchverwerking “Afsluiten WenV-rekening”.
- Je ziet dat alle resultatenrekeningen met een bedrag zijn opgenomen in het dagboek.
- Rekeningnr. 0599 is de opgegeven tegenrekening. Het Memoriaal is in balans.
- Kies de actie boeken in het actiepaneel om het memoriaal definitief te boeken.
- Bevestig met Ja.
Sluit het memoriaal en open het rekeningschema via:
Financiën/Rekeningschema of maak gebruik van de zoekfunctie in Business Central op “Rekeningschema”.
Open de resultatenrekening 8030. Dubbelklik het bedrag in de mutatiekolom om de onderliggende posten te tonen. Je ziet dat alle boekingen van 2021 zijn tegen geboekt met de afsluitingspost van het memoriaal.
Hulp nodig met Business Central?
Wist je dat wij tal van uitlegvideo's hebben gemaakt omtrent efficiënt werken met Microsoft Dynamics 365 Business Central? Hierin worden allerlei uiteenlopende onderwerpen en functionaliteiten besproken. Handig om eens te bekijken!
