5 essentiële ERP-systeem selectiecriteria

Het kiezen van de juiste ERP-software voor jouw organisatie kan ingewikkeld zijn. Het waarom achter de keuze om een ERP aan te schaffen is vrij duidelijk. Het systeem dat gekozen wordt, wordt het platform waarmee de verschillende afdelingen en processen van een bedrijf tot één geheel worden samengevoegd d.m.v. een gecentraliceerde database en platform.

Een ERP systeem kun je zien als de paraplu die (vrijwel) alle bedrijfsgebieden en systemen dekt en verbindt, hiermee wordt het gemakkelijker om zowel gegevens te delen als ook betere, data-driven beslissingen te nemen over de gehele bedrijfsvoering. Door een ERP-softwareoplossing te selecteren en te implementeren, wordt slimmer werken bevorderd en de efficiëntie en zichtbaarheid van bedrijfsprocessen verbeteren/te automatiseren; waaronder alles van inkoop, sourcing, productie en voorraadbeheer tot verkoop, marketing, distributie en klantrelatiebeheer.

Het hoe je een ERP-systeem selecteert, kan een grote en complexe uitdaging zijn. Het selecteren van de
juiste ERP-software is niet iets dat te licht moet worden opgevat of overhaast moet worden gedaan. 

Er moeten aanzienlijke organisatorische middelen worden besteed aan het aanschaffen van het juiste systeem voor jouw organisatie en het vervolgens implementeren ervan. De kosten van een mislukte implementatie kunnen enorm zijn, en de kosten gaan veel verder dan verspilde financiële investeringen, denk bijvoorbeeld aan verstoring van bedrijfsfuncties, gefrustreerde werknemers en gefrustreerde klanten.

Trouwens, zoals je waarschijnlijk hebt gemerkt, hebben gefrustreerde werknemers en gefrustreerde klanten de neiging om je te verlaten, wat het slechtste scenario is voor (vrijwel) ieder bedrijf. Het ERP-plannings-, selectie- en implementatieproces is zijn dus cruciale elementen die komen kijken bij een succesvolle ERP-aankoop. Hieronder staan ​​5 belangrijke selectiecriteria waarmee rekening gehouden moet worden voordat je een ERP-systeem kiest.

1. Platformschaalbaarheid en flexibiliteit

Het ERP-systeem waar naar wordt gekeken moet flexibel genoeg zijn om mee te groeien met de wijze en de snelheid waarmee jouw organisatie groeit, maar ook die de technologische ontwikkelingen kan bijbenen.

Een ‘slecht’ ERP-systeem is er een waar je binnen 5 tot 10 jaar al mee klaar bent omdat deze al zijn maximale capaciteit heeft bereikt. Wanneer er een inflexibel ERP-systeem wordt geïmplementeerd kan dit de groei van jouw bedrijf juist belemmeren in plaats van bevorderen - misschien wel het slechtste scenario.

Door te streven naar ERP-flexibiliteit, maak je jouw bedrijf toekomstbestendig

Dit betekent dat je verder moet kijken dan de standaardfuncties die een systeem biedt en moet bedenken hoe gemakkelijk het ERP-systeem zich aanpast, aan veranderende zakelijke behoeften en opkomende technologieën. Als er buitensporige beperkingen zijn aan de mate waarin een bepaald ERP-systeem kan worden aangepast, kan het de moeite waard zijn om ergens anders te kijken. Nieuwe technologieën wil je niet laten liggen en gedwongen worden om complexe tijdelijke oplossingen uit te voeren vanwege een inflexibel ERP-systeem. Een ERP-systeem is een platform voor groei, wat betekent dat het flexibel genoeg moet zijn om de groei van jouw organisatie te ondersteunen en opkomende technologieën te integreren. Wanneer je ERP-flexibiliteit nastreeft, maak je jouw bedrijf toekomstbestendig, en dat is erg belangrijk, al dan niet cruciaal.

Mobile ERP is an important factor in ERP selectionMobiele apparaten zijn overal - ze moeten ook slim in jouw ERP-systeem worden geïntegreerd.

2. Selecteer een ERP met ondersteuning voor mobiele gebruikers

Met de komst van de bring-your-own-device (BYOD)-werkplek trend hebben steeds meer zakelijke gebruikers toegang tot workflows en gegevens via hun eigen persoonlijke mobiele apparaten. Door werknemers de mogelijkheid te bieden om te werken waar en wanneer ze maar willen, is de productiviteit aanzienlijk gestegen. Als de mobiele functionaliteit van een ERP-systeem dan beperkt is, is die efficiëntiewinst niet te realiseren. Wat je dus zeker niet wil doen, is werknemers binden aan desktops en hun kantoren.

Stel je een verkoper voor die onderweg geen toegang heeft tot belangrijke klantgegevens, maar in plaats daarvan aan een desktop is gebonden op het moment dat hij of zij toegang nodig heeft tot belangrijke klantgegevens. Hoe gelukkig en effectief zou die verkoper zijn? Wat zouden klanten denken als een van de verkopers hen bezoekt en dingen zegt als "Ik kan jouw klantinformatie met betrekking tot onze nieuwe overeenkomst pas bijwerken wanneer ik weer op kantoor ben." Bedrijfsgegevens moeten tegenwoordig altijd en overal toegankelijk zijn.

Mobile-friendly is een enorm belangrijke ERP-functie

Kies voor een ERP-oplossing met een dashboard dat mobielvriendelijk is en altijd en overal toegankelijk is. Wanneer medewerkers onderweg zijn, hebben ze eenvoudig toegang tot de belangrijke workflows en andere gegevens om zo langdurige uitvaltijd te voorkomen. Zo kunnen ze gemakkelijk in bijvoorbeeld het hotel, de trein of op locatie van de klant werken.

Misschien nog wel belangrijker is de mogelijkheid om belangrijke (en gevoelige) gegevens extern in te voeren en op te slaan. Wanneer medewerkers gegevens rechtstreeks vanuit de externe locatie kunnen invoeren, verkleint dit het risico op fouten die optreden wanneer ze gegevens op één plek moeten verzamelen en later opnieuw in het systeem moeten invoeren. Mobielvriendelijk is een enorm belangrijke ERP-functie en zou misschien wel een vereiste moeten zijn.

3. Gebruiksgemak en contextualisering

Ongeveer elke afdeling van een bedrijf werkt dagelijks met bepaalde soorten gegevens, terwijl de data van andere afdelingen niet door dezelfde bovengenoemde afdeling wordt gebruikt. De gebruikerservaring moet voor elke gebruiker aanpasbaar zijn, zodat alleen de meest relevante informatie wordt getoond. Dit heet ook wel contextualisering en is handig voor bijvoorbeeld internationale bedrijven die regiospecifieke gegevens en meeteenheden voor alle locaties nodig hebben.

Een goed ERP-systeem is dan ook in staat om op een eenvoudige, toegankelijke manier de juiste informatie op het juiste moment aan de juiste mensen te presenteren. Wij adviseren op zoek te gaan naar een goed systeem met een aanpasbare UX ten behoeve van de gebruikerservaring. Kan of lukt dit niet dan is dit toch wel een ´red flag´. Onhandige tijdelijke oplossingen maken om jouw ERP-systeem te lokaliseren en in een context te plaatsen, is niet wenselijk. Wat je wil, is dat dit al direct is ingebouwd in het ERP-systeem.

Customer references are critical in ERP selection

Door tijdens het ERP-selectieproces met referenties te praten of deze te bezoeken kun je veel leren over een implementatiepartner.

4. Aanbevelingen & testimonials van klanten

Een ERP-softwareleverancier zou de namen moeten kunnen geven van een paar klanten met wie je contact kunt opnemen om eens te kijken hoe zij het hele implementatieproces hebben ervaren. Het is belangrijk op te merken dat je je niet alleen op de software en haar functionaliteiten focust, maar dat je ook zorgvuldig nadenkt over de samenwerkingservaring die het implementatieteam van de partner met zich meebrengt. Hoe is het het algehele technische/zakelijke inzicht dat ze hebben bij het samenwerken met soortgelijke bedrijven?

In veel gevallen waarin een ERP-systeem niet aan de verwachtingen voldoet, is dat niet per se omdat de software gebrekkig was, maar ging er iets mis tijdens het implementatieproces, zoals gebrekkige communicatie. Luisteren is belangrijk, net als het opbouwen van sterke relaties (naast sterke softwareoplossingen). Verandering gaat namelijk niet alleen over technologie, maar ook over processen en mensen. Het mensenwerk is een vak apart, en het is uiterst belangrijk om een sterke samenwerkingsrelatie op te bouwen tussen jouw werknemers en het team van de ERP-partner.

5. Lange termijn kosten

Het is gemakkelijk om verstrikt te raken in de kosten, maar je moet vooral rekening houden met de totale eigendomskosten (TCO) op de lange termijn. Houd rekening met implementatiekosten op de lange termijn en vergelijk dit met de ROI op de lange termijn. Oftewel houd de lange termijnvisie in je hoofd wanneer je een korte termijn investering maakt. Jouw ERP-systeem moet worden ingesteld om jouw toekomstige bedrijfsprocessen te weerspiegelen, zodat naarmate jouw processen evolueren, jouw ERP-systeem en leverancier met jou mee evolueren.

Gebruik de 5 dingen die hierboven zijn opgesomd bij het beantwoorden van de vraag hoe je een ERP-systeem en leverancier uitkiest die ook echt bij jouw organisatie passen. 

Weten hoe een ERP-systeem ook jouw organisatie naar een hoger niveau kan tillen?

Ben je benieuwd hoe een ERP-systeem jouw bedrijf naar een hoger niveau kan tillen? Voor ieder bedrijf en iedere situatie is er een passende oplossing. Zo ook voor jouw bedrijf. Er is namelijk altijd ruimte voor verbetering, dat moge duidelijk zijn… Behoefte om te praten hierover met een van onze adviseurs? Neem dan contact met ons op en laat je inspireren met de mogelijkheden!

Neem contact op! Download de 'ben jij toe aan ERP'-checklist