Welk ERP-systeem past bij mij(n) bedrijf: 10 essentiële selectiecriteria

Enterprise Resource Planning software is in principe een tool die iedere (midden tot grote -) organisatie kan gebruiken om haar bedrijfsdoelen te behalen door middel van efficiëntere bedrijfsvoering. Het selecteren van het juiste systeem voor jouw bedrijf is dan ook een van de belangrijkste beslissingen die genomen moet worden. De beslissing moet kloppen. Hieronder staan enkele selectiecriteria voor het ERP-systeem die belangrijk zijn om mee te nemen in het selectieproces voor het juiste systeem.

Dé 10 selectiecriteria voor een ERP:

  1. Zakelijke vereisten
  2. Ondersteuning hoger management
  3. Functionele vereisten
  4. Ondersteuning van de werkvloer
  5. Integratie met bestaande systemen
  6. Technologie en toekomstige schaalbaarheid
  7. Budget en middelen
  8. Noodzakelijk maatwerk
  9. Evalueer en selecteer opties
  10. Totale eigendomskosten en ROI

Lees hieronder verder.

#1: De lijst met zakelijke vereisten

Maak een uitgebreide en gedetailleerde lijst van de vereisten van jouw bedrijf voor de ERP-pakket(ten) die je wil vergelijken, bekijken en eventueel wilt aanschaffen. Gebruik alle beschikbare bronnen om deze lijst goed doorgrond te maken. Praat met onder andere productiemedewerkers, inkopers en het hoger management. Luister naar het uitvoerend personeel, de wensen van de klanten en de wensen van leveranciers en andere externe partijen. Zelfs voormalige medewerkers zijn hier een goede bron van input.

Wanneer elke gedachte is opgeschreven, geef dan prioriteit aan ieder punt dat op de lijst staat. Bereik een solide consensus over welke vereisten absoluut "must have" zijn. Het volgende prioriteitsniveau omvat zaken die niet verplicht zijn, maar men is het er algemeen over eens dat het bedrijf er baat bij zal hebben. Alle andere vermeldde items vallen in de categorie, alleen "nice to have".

Neem je prioriteitenlijst mee naar dezelfde mensen die input hebben geleverd. Zijn ze het eens met de eisenlijst? Moet deze worden bijgewerkt? Kan iemand een solide case leveren om een ​​punt van niveau 2 naar niveau 1 (must have) te verheffen (of andersom)? 

#2: Staat het hoger management achter de keuze?

Dit lijkt misschien een voor de hand liggend criterium, en toch wordt het te vaak  niet erkend als een zeer belangrijk criterium. Men kan het allerbeste ERP voor hun organisatie selecteren, maar zonder ondersteuning van het hoger management is het hele ERP-project waarschijnlijk gedoemd te mislukken.

Ondersteuning gaat verder dan alleen het verkrijgen van een bestedingsgoedkeuring. Idealiter steunt het management op een actieve manier de keuze die gemaakt wordt. Wanneer er tijdens het keuze- en implementatieproces bijvoorbeeld een resource of medewerker van een andere afdeling nodig is, kan de manager de voortgang vertragen door in minder mate het project te ondersteunen. Maar dit geldt natuurlijk ook andersom!

#3: Wat zijn de functionele vereisten?

Jouw bedrijf heeft uiteraard een aantal functionele vereisten waar het systeem moet voldoen en de basis leggen voor de keuze die gemaakt wordt. Ondersteunt dit ERP verkooporders die zowel fysieke producten als services bevatten? Als dat is wat jouw organisatie verkoopt, moet dit er wel in zitten. Voor een internationale organisatie moet het ERP pakket wel boekhoudcomponenten in meerdere valuta's hebben, maar ook de unieke belastingtarieven en -regels van die desbetreffende landen naleven.

Denk dus goed na over alle ERP-componenten die voor jouw organisatie essentieel zijn.

#4: Vergeet de werkvloer niet!

Werknemers van elke afdeling, met verschillende functies, worden de gebruikers van het nieuwe ERP. Probeer ook zeker hun steun te krijgen door ervoor te zorgen dat hun behoeften en wensen worden opgenomen in de lijst met vereisten. De gebruikers hebben veel te winnen bij het succes van de ERP-implementatie. Laat ze weten dat ze de ondersteuning krijgen die ze nodig hebben, zoals training en de apparatuur die ze nodig hebben om het ERP-systeem goed te gebruiken. Zorg ervoor dat ze weten dat ze ondersteuning zullen krijgen om hen door de benodigde veranderingen heen te helpen. Doe je dit goed, dan zullen zij in ruil daarvoor zichzelf er snel(ler) toe zetten om het meeste te halen uit het nieuwe ERP.portrait-factory-worker-protective-equipment-holding-thumbs-up-production-hall

Zo kun je potentieel het snelst het maximale uit het nieuwe ERP-systeem halen. Zorg er hier voor dat de documentatie die gebruikers nodig hebben, z.s.m. beschikbaar is wanneer en waar gebruikers deze nodig hebben en van voldoende kwaliteit is om aan hun behoeften te voldoen.

#5: Wat zijn de integratiemogelijkheden?

De meeste bedrijven die bezig zijn met het selecteren van een ERP, maken veelal gebruik van meerdere systemen die op zichzelf goed genoeg zijn om het doel te behalen waarvoor ze worden ingezet. Organisaties behouden deze bestaande systemen dan ook liever dan dat ze deze vervangen met een nieuw ERP-systeem. De vraag die belangrijk is, is dus: zijn deze systemen ´eenvoudig´ te integreren met het ERP? Zo ja, kan het ERP de bestaande data in de andere systemen uitlezen en gebruiken? Is het mogelijk om de synchronisatie automatisch te laten verlopen? Zijn automatische back-ups uit beide omgevingen mogelijk?

Welke integratietools worden bij dit ERP geleverd? Het ERP moet het liefst eenvoudige integratie- en synchronisatieopties moeten hebben, en niet meer het gebruik van .csv-bestanden voor incidentele gegevensupdates. Het gebruik van .csv bestanden is inefficiënt en waarschijnlijk te traag voor dagelijks gebruik. Webservices en XML-bestanden waarmee verschillende systemen snel gegevens met elkaar kunnen uitwisselen, zijn een modernere manier van werken.

Veel klanten en leveranciers gebruiken EDI (elektronische data-interface) om gegevens tussen bedrijven te delen. Als dit een vereiste is voor jouw bedrijf, zorg er dan voor dat het gekozen ERP die behoefte ondersteunt.

#6: Technologie en toekomstige schaalbaarheid

Deze zorgen zijn van toepassing op de software die wordt gebruikt waarmee het ERP-systeem is ontwikkeld en op de hardware die nodig is om de software te gebruiken. We weten dat zowel de software als de hardware voortdurende ontwikkelingen en verbeteringen meemaken. We willen ook niet dat een van beide verouderde technologie gebruikt. Tegelijkertijd willen we ons ERP-systeem kopen van een leverancier die een goede staat van dienst heeft in het bijhouden van technologische ontwikkelingen en die belooft die strategie te handhaven. 

#7: Hoeveel budget en welke middelen zijn er nodig?

Hoeveel geld is er beschikbaar voor een ERP-systeem? Als je maar 1.000 euro te besteden hebt, dan moet je een heel streng selectiecriterium hebben. In een Software Path-rapport uit 2019 staat dat gemiddeld ongeveer $ 7.200
(ca. € 6.900,-) aan elke gebruiker van het systeem zou moeten kunnen besteden - dat is een grote investering en herinnert eraan dat ERP-selectie een langetermijnoverweging is. De meeste ERP-systemen zullen tien jaar of langer worden gebruikt, dus doorlopend onderhoud en ondersteuning voor zowel de ERP als de infrastructuur zijn een budgettaire zorg. Maak je een keuze, dan zal dat de gehele budgettering in toekomstige uit gaven raken.

Wie neemt de tijd en voert het werk uit dat komt kijken bij het selecteren en implementeren van ERP? In het ideale geval kun je fulltime (interne) resources zoals werknemers aan het project besteden, maar veel bedrijven zullen parttime resources willen gebruiken. Denk hier over na, en plan voor de lange termijn resources in zodat niemand qua planning in de knoei komt.

#8: Noodzakelijke aanpassingen

Het perfecte ERP vereist geen maatwerk. Aangezien geen enkel ERP meteen perfect zal zijn, zal elke aanpassing die jij of jouw bedrijf nodig heeft een selectiecriterium zijn. Begrijp binnen je team welk maatwerk gewenst is en of het echt essentieel is. De huidige ERP-systemen maken gebruik van kennis die is opgedaan bij duizenden klanten en gebruikers. Is er een onderdeel van jouw bedrijf dat uniek is in vergelijking met elk ander bedrijf over de hele wereld?

Onwaarschijnlijk. Daarom moet er goed gekeken worden of het gewenste maatwerk eenvoudig te omzeilen is met een bestaand ERP. Is dit zo, dan is dat maatwerk geen selectiecriterium. Als dat maatwerk kan worden uitgesteld terwijl je een tijdje gebruik kan maken van een bestaand ERP wat later geëvalueerd kan worden, is dat niet meteen een criterium, maar het vermogen om dat maatwerk later door te voeren is wel een criterium.

Aan de andere kant, als het gewenste maatwerk echt een vereiste is, kijk dan naar ERP-systemen met het oog op het gemak en de efficiëntie van dat maatwerk. Heb je ontwikkelaars in-house die bekwaam zijn in de vereiste programmeertaal? Zijn er ontwikkelaars met die vaardigheid beschikbaar op de arbeidsmarkt? Dit zijn ook zeker criteria om mee te nemen in de keuze.

#9: De opties evalueren en selecteren

Het traditionele ERP-systeem dat draait op een on-premise server en wordt ondersteund door in-house IT-personeel is tegenwoordig niet de enige keuze. Veel bedrijven kiezen voor een ERP die in de cloud draait met behulp van een SaaS-framework. De initiële investering wordt daarmee verlaagd vanwege de maandelijkse "huur"-betalingen voor de software en de meeste ondersteuningsbehoeften.

Ook kan er gekozen worden voor een hybride aanpak waarbij jouw bedrijf eigenaar is van het ERP, maar deze in de cloud op gedeelde servers uitvoert.

Veel ERP-systemen worden tegenwoordig ook ontwikkeld met behulp van open source software. Deze profiteren van gratis of zeer lage kosten om de software aan te schaffen. Je hebt de broncode voor open-source, dus je hebt de kracht voor volledige customization. Gebruikers van het open source ERP kunnen altijd en overal updates uitvoeren en repareren ze bugs. Die verbeteringen zijn onmiddellijk beschikbaar voor alle gebruikers, zonder te hoeven wachten tot een ontwikkelingsbedrijf een nieuwe revisie uitgeeft.

#10: Eigendomskosten en ROI

Tel alle incrementele kosten op die worden gemaakt als gevolg van het ERP-project. In het begin zullen de kosten waarschijnlijk bestaan uit het initiële aankoopbedrag en enkele initiële advieskosten. Ook zijn er vaak onmiddellijk enkele updates voor de servers en netwerken nodig. Er zal geld gaan naar opleiding(en), tijdelijke arbeid en externe implementatiepartner het ERP implementeert. Daarnaast komen er elk jaar ondersteunings- en onderhoudskosten bij terwijl het ERP gebruikt wordt.

Tegelijkertijd profiteer je vrijwel direct van een verlaging van de 'normale' kosten die er zijn om werkzaamheden uit te voeren omdat dit vrij snel en eenvoudig wordt geautomatiseerd. Mogelijk zie je extra inkomsten omdat er nu diensten en producten aan jouw klanten geleverd kunnen worden die zonder een ERP niet mogelijk waren om te leveren.

Spreid die kosten en baten over de tijd en bereken het rendement op de investering. De meeste bedrijven hebben een drempelrendement nodig voordat ze een investering doen. Zorg er dus voor dat de ERP inkomsten de ROI-drempel van jouw bedrijf overschrijdt.

Als je antwoorden hebt op al deze ERP-selectiecriteria, ben je al op de goede weg om een ​​ERP te selecteren dat geschikt is voor jouw bedrijf, zowel nu als ook in de toekomst.

Weten hoe een ERP-systeem ook jouw organisatie naar een hoger niveau kunnen tillen?

Ben je benieuwd hoe een ERP-systeem jouw bedrijf naar een hoger niveau kan tillen? Voor ieder bedrijf en iedere situatie is er een passende oplossing. Zo ook voor jouw bedrijf. Er is namelijk altijd ruimte voor verbetering, dat moge duidelijk zijn… Behoefte om te praten hierover met een van onze adviseurs? Neem dan contact met ons op en laat je inspireren met de mogelijkheden!

Neem contact op! Download de 'ben jij toe aan ERP'-checklist