De 4 stappen naar het beste ERP-systeem voor jouw bedrijf

Het hoge woord is eruit! Na lang wikken en wegen gaat jouw bedrijf investeren in ERP-software. Maar wat nu? Welk ERP systeem moet je nu aanschaffen? Naast het financiële kostenplaatje is de keuze voor een ERP systeem ook een tijdrovend proces. Er is namelijk een enorm assortiment aan mogelijkheden, pakketten en aanbieders waaruit je kan kiezen. Een bedrijf hoort blindelings te kunnen vertrouwen op haar ERP systeem. Het is dan ook aan te raden om je te verdiepen in deze mogelijkheden voordat je een keuze maakt. Wij geven je 4 tips om het beste ERP voor jouw bedrijf te kiezen! Het meest geschikte pakket implementeren is niet alles, 

de keuze voor een geschikte IT-partner is net zo van belang. Klopt het verhaal en is er een klik? Niet onbelangrijk als je hier blindelings op gaat vertrouwen wanneer je ervoor kiest om te automatiseren met de onderneming!

1. Verwelkom verandering en wees kritisch

Zoals hierboven al aangehaald zijn er in het ERP-landschap vele wegen die naar het welbekende Rome leiden. Het diverse aanbod en de vele keuzes lijken in eerste instantie enorm. Hoe ga je hier de beste keuze maken? Wees altijd kritisch tijdens je zoektocht naar het meest geschikte pakket en de bijbehorende partner. De tijden van specifiek op maat gemaakte software voor één bedrijf zijn tegenwoordig steeds minder van toepassing. Met de komst van een meer gestandaardiseerde aanpak en steeds meer generieke toepassingen van ERP-systemen is het een stuk toegankelijker geworden om hier ook de vruchten van te plukken! Wat tegenwoordig vaker voorkomt is een branche-specifieke oplossing, waarbij een systeem wordt aangevuld met uitbreidingen die zichzelf bewezen hebben bij soortgelijke gebruikers en branches, en uiteraard worden er hierbij applicaties toegespitst op jouw branche en daarbij specifiek voorkomende scenario's. 

2. Is maatwerk de enige oplossing?

De keuze voor een geschikte partner komt al snel om de hoek kijken wanneer er nagedacht wordt over slimme softwaretoepassingen. In eerste instantie om de best mogelijke start te kunnen garanderen voor je bedrijf tijdens het implementeren, maar daarna om alles zo optimaal mogelijk te laten draaien en werken. De juiste partner zal de juiste antwoorden en oplossingen kunnen bieden voor 'alle' uitdagingen die jullie als klant voorleggen. Wanneer het complete proces vloeiend verloopt zal de toegevoegde waarde en de voordelen van automatisering zichzelf direct bewijzen! Wanneer tijdens de oriënterende fase blijkt dat er toch maatwerk aan te pas zal komen zal dit ook een doorslaggevende reden kunnen zijn in de keuze voor de meest geschikte kandidaat en bijbehorend ERP-systeem. Want, is het überhaupt mogelijk om méér te vragen dan wat er op de menukaart staat bij je ERP-aanbieder? Kort gezegd: Ja, dit kan! 

Het is natuurlijk ideaal wanneer je uit de voeten kunt met de standaard oplossingen die geboden worden, maar soms ontkom je er natuurlijk niet aan als er even wat meer aandacht moet worden geschonken aan een veelvoorkomend scenario/uitdaging waar jullie mee te maken hebben. Het zal dus lonen om hier tijdens het uitzoeken rekening mee te houden, dit kan de ervaring aanzienlijk verbeteren en zorgen voor die echte WOW-factor! 

3. Een goed begin is het halve werk

Zoals altijd gezegd wordt: een goed begin is het halve werk… Zeker in de aanloop naar een bedrijfsverandering, -verbetering en investering van dit formaat. Complete bedrijfsprocessen moeten geanalyseerd worden en zullen tot in de kleinste details onder de loep worden genomen. Het zijn dus serieuze beslissingen waar goed over nagedacht moet worden. Het is dus een slimme zet om hiervoor een, bewust gekozen, team voor aan te stellen. Kies hiervoor iemand die zich richt op het totaalbeeld en die ook de connectie kan vormen tussen verschillende afdelingen aangezien sommige processen meerdere afdelingen kunnen beïnvloeden. Bepaal vooraf wat er moet gebeuren en denk goed na over de rol die ERP moet gaan vervullen in je bedrijf, welke problemen wil je precies oplossen met de implementatie van ERP en welke processen moeten universeel worden strakgetrokken? Door dit structureel aan te pakken en hierover na te denken met het hele bedrijf zul je samen tot het beste resultaat komen, het perfecte moment om alles in kaart te brengen en samen te gaan voor een verse start vol nieuwe kansen! 

4. Met het oog op de toekomst

De keuze die je nu maakt voor een bepaald ERP-systeem moet natuurlijk zo goed mogelijk passen bij je organisatie, de wensen en de structuur van je bedrijfsprocessen. Echter moet dit ook zo blijven! Want, wat nou als jullie groeien als bedrijf? Moet dan de complete software opnieuw op de schop gaan van A tot Z? Nee, kies verantwoord en denk goed na over de (op)schaalbaarheid van het hele pakket. Met de komst van Cloud-systemen, waarbij dus alles op een centrale server draait en niet lokaal op de eigen hardware, wordt schaalbaarheid eigenlijk een ‘probleem’ van de aanbieder. Je staat in principe in verbinding met een server waarop alle data wordt gehost en gefaciliteerd. Het continu upgraden van de eigen IT-infrastructuur wordt serieus aan banden gelegd, wat indirect ook een hele mooie manier is om flink geld te kunnen besparen.! En met het oog op groei is dit Cloud-model een hele eenvoudige manier om uit te kunnen breiden, met enkele klikken op de muisknop wordt de software aangepast en schaal je het eenvoudig op naar de gewenste grootte en uitkomst.

Investeren is duur maar als het zich op termijn terugverdient dan is het absoluut de moeite waard geweest. Echter houdt dit natuurlijk in dat er veel overwegingen aan vooraf zijn gegaan, een serieuze aanpak is een vereiste. Maak tijdens het oriënteren een shortlist met een aantal ERP-systemen waarvan je denkt dat deze het beste aan gaan sluiten bij de wensen en vraag demo's van de software aan. Tijdens deze demo-momenten kunnen jullie eerstehands de systemen en de functionaliteiten aan de tand voelen. Bevalt het in de omgang en logica, verloopt het zoals je verwacht hebt en zijn er bijzonderheden die aan het licht komen? Dit is het moment om goed inzichtelijk te maken wat er goed werkt en, waarschijnlijk van groter belang, wat er minder goed werkt. 

Wanneer jouw bedrijf eenmaal is overgegaan op de nieuwe manier van werken is het natuurlijk van belang dat het kennisniveau van de rest van de organisatie ook op peil blijft. Train nieuwe werknemers op het correcte gebruik van het systeem en bijbehorende processen. Kiezen voor het implementeren van ERP is een team-effort, trek hier de benodigde tijd voor uit en je zult merken dat er veel kostbare (tijd)winst wordt geboekt! 

Meer tips? Lees: Welk ERP past bij mij(n) bedrijf: 10 essentiële selectiecriteria

Hoe brengt een ERP systeem jouw bedrijf naar een hoger niveau?

Ben je benieuwd hoe een ERP-systeem jouw bedrijf naar een hoger niveau kan tillen? Voor ieder bedrijf en iedere situatie is er een passende oplossing, óók voor jouw bedrijf. Er is namelijk altijd ruimte voor verbetering, dat moge duidelijk zijn… Behoefte om te praten hierover met een van onze adviseurs? Neem dan contact met ons op en laat je inspireren met de mogelijkheden!

Neem contact op! Download de 'ben jij toe aan ERP'-checklist