Delen
Door Riks Fontein op Oct 5, 2021 1:39:00 PM
Laatst herzien op: 17 mei 2023.
Enterprise Resource Planning (ERP) software is een waardevol hulpmiddel voor organisaties om bedrijfsdoelen te bereiken door middel van efficiëntere bedrijfsvoering. Het selecteren van het juiste ERP-systeem is dan ook één van de belangrijkste beslissingen die genomen moet worden. Het is belangrijk om de juiste keuze te maken. Hieronder vind je enkele selectiecriteria om mee te nemen in het proces van het kiezen van het juiste ERP-systeem.
Dé 10 selectiecriteria voor een ERP:
- Zakelijke vereisten
- Ondersteuning hoger management
- Functionele vereisten
- Ondersteuning van de werkvloer
- Integratie met bestaande systemen
- Technologie en toekomstige schaalbaarheid
- Budget en middelen
- Noodzakelijk maatwerk
- Evalueer en selecteer opties
- Totale eigendomskosten en ROI
1. Zakelijke vereisten.
Maak een uitgebreide en gedetailleerde lijst van de vereisten van jouw bedrijf voor de ERP-pakketten die je wilt vergelijken, bekijken of mogelijk aanschaffen. Praat met verschillende belanghebbenden in het bedrijf, zoals productiemedewerkers, inkopers en het hoger management. Luister naar de wensen van klanten, leveranciers en andere externe partijen. Prioriteer de vereisten op de lijst en bepaal welke absoluut noodzakelijk zijn, welke voordelen zouden opleveren en welke als 'nice to have' worden beschouwd.
Neem je prioriteitenlijst mee naar dezelfde mensen die input hebben geleverd. Zijn ze het eens met de eisenlijst? Moet deze worden bijgewerkt? Kan iemand een solide case leveren om een punt van niveau 2 (nice to have) naar niveau 1 (must have) te verheffen (of andersom)?
2. Ondersteuning van het hoger management.
Het is essentieel dat het hoger management achter de keuze van het ERP-systeem staat. Zonder hun steun is de kans groot dat het ERP-project gedoemd is te mislukken. Zorg ervoor dat het management actief betrokken is bij het selectie- en implementatieproces en dat ze de beslissing ondersteunen.
Ondersteuning gaat verder dan alleen het verkrijgen van een bestedingsgoedkeuring. Idealiter steunt het management op een actieve manier de keuze die gemaakt wordt. Zo zullen er tijdens het keuze- en implementatieproces bijvoorbeeld resources of medewerkers vrijgemaakt moet worden. Het ontbreken van managementondersteuning kan de voortgang van het project vertragen.
3. Functionele vereisten
Identificeer de functionele vereisten van jouw bedrijf en zorg ervoor dat het gekozen ERP-systeem aan deze vereisten voldoet. Ondersteunt het systeem verkooporders die zowel fysieke producten als services bevatten? Als dat is wat jouw organisatie verkoopt, moet dit er wel in zitten. Ook aspecten als meertalige boekhoudcomponenten voor internationale organisaties en het naleven van unieke belastingtarieven en -regels in verschillende landen.
4. Vergeet de werkvloer niet!
Werknemers van elke afdeling, met verschillende functies, worden de gebruikers van het nieuwe ERP-systeem. Betrek deze werknemers bij het selectieproces en zorg ervoor dat hun behoeften en wensen worden meegenomen. Laat ze weten dat ze de ondersteuning krijgen die ze nodig hebben. Zorg voor voldoende training en ondersteuning voor de gebruikers van het nieuwe ERP-systeem, zodat zij optimaal kunnen profiteren van de voordelen ervan.
Laat zien dat ze benodigde ondersteuning zullen krijgen om hen door de veranderingen heen te helpen. Doe je dit goed, dan zullen zij in ruil daarvoor zichzelf er snel(ler) toe zetten om het meeste te halen uit het nieuwe ERP-systeem.
5. Integratie met bestaande systemen.
Overweeg de integratiemogelijkheden van het ERP-systeem met de bestaande systemen binnen jouw bedrijf. Het is voor de meeste bedrijven vaak wenselijk om bestaande systemen te behouden en te integreren met het ERP-systeem. Kan het ERP-systeem de bestaande gegevens in de andere systemen uitlezen en gebruiken? Is het mogelijk om de synchronisatie automatisch te laten verlopen? Zijn automatische back-ups uit beide omgevingen mogelijk?
Kijk dus naar de beschikbare integratietools en zorg ervoor dat er efficiënte en geautomatiseerde mogelijkheden zijn voor gegevensuitwisseling tussen systemen, zoals webservices en XML-bestanden.
6. Technologie en toekomstige schaalbaarheid.
Let op de gebruikte technologieën voor zowel de software als de hardware van het ERP-systeem. Zorg ervoor dat de technologieën up-to-date zijn en de mogelijkheid bieden voor toekomstige schaalbaarheid. Kies een leverancier die actief bezig is met technologische ontwikkelingen en belooft deze bij te houden.
7. Budget en middelen.
Hoeveel geld is er beschikbaar voor een ERP-systeem? Als je maar 1.000 euro te besteden hebt, dan moet je een heel streng selectiecriterium hebben. In een Software Path-rapport uit 2019 staat dat gemiddeld ongeveer $ 7.200 (ca. € 6.900,-) aan elke gebruiker van het systeem zou moeten kunnen besteden - dat is een grote investering en herinnert eraan dat ERP-selectie een langetermijnoverweging is. De meeste ERP-systemen zullen tien jaar of langer worden gebruikt, dus doorlopend onderhoud en ondersteuning voor zowel de ERP als de infrastructuur zijn een budgettaire zorg. Maak je een keuze, dan zal dat de gehele budgettering in toekomstige uitgaven raken.
Wie neemt de tijd en voert het werk uit dat komt kijken bij het selecteren en implementeren van ERP? In het ideale geval kun je fulltime (interne) resources zoals werknemers aan het project besteden, maar veel bedrijven zullen parttime resources willen gebruiken. Denk hier over na en plan voor de lange termijn resources in zodat niemand qua planning in de knoei komt.
8. Noodzakelijk maatwerk.
Het perfecte ERP vereist geen maatwerk. Aangezien geen enkel ERP meteen perfect zal zijn, zal elke aanpassing die jij of jouw bedrijf nodig heeft een selectiecriterium zijn. Begrijp binnen je team welk maatwerk gewenst is en of het echt essentieel is. De huidige ERP-systemen maken gebruik van kennis die is opgedaan bij duizenden klanten en gebruikers. Is er een onderdeel van jouw bedrijf dat uniek is in vergelijking met elk ander bedrijf over de hele wereld?
Onwaarschijnlijk. Daarom moet er goed gekeken worden of het gewenste maatwerk eenvoudig te omzeilen is met een bestaande ERP-oplossing. Is dit zo, dan is dat maatwerk geen selectiecriterium. Als dat maatwerk kan worden uitgesteld terwijl je een tijdje gebruik kan maken van een bestaand ERP wat later geëvalueerd kan worden, is dat niet meteen een criterium, maar het vermogen om dat maatwerk later door te voeren is wel een criterium.
Aan de andere kant, als het gewenste maatwerk echt een vereiste is, kijk dan naar ERP-systemen met het oog op het gemak en de efficiëntie van dat maatwerk. Heb je ontwikkelaars in-house die bekwaam zijn in de vereiste programmeertaal? Zijn er ontwikkelaars met die vaardigheid beschikbaar op de arbeidsmarkt? Dit zijn ook zeker criteria om mee te nemen in de keuze.
9. Evaluatie en selectie van opties.
Het traditionele ERP-systeem dat draait op een on-premise server en wordt ondersteund door in-house IT-personeel is tegenwoordig niet de enige keuze. Veel bedrijven kiezen voor een ERP die in de cloud draait met behulp van een SaaS-framework. De initiële investering wordt daarmee verlaagd vanwege de maandelijkse 'huur'-betalingen voor de software en de meeste ondersteuningsbehoeften.
Ook kan er gekozen worden voor een hybride aanpak waarbij jouw bedrijf eigenaar is van het ERP, maar deze in de cloud op gedeelde servers uitvoert.
Veel ERP-systemen worden tegenwoordig ook ontwikkeld met behulp van open source software. Deze profiteren van gratis of zeer lage kosten om de software aan te schaffen. Je hebt de broncode voor open-source, dus je hebt de kracht voor volledige customization. Gebruikers van het open source ERP kunnen altijd en overal updates uitvoeren en bugs repareren. Die verbeteringen zijn onmiddellijk beschikbaar voor alle gebruikers, zonder te hoeven wachten tot een ontwikkelingsbedrijf een nieuwe revisie uitgeeft.
10. Totale eigendomskosten en ROI.
Bereken de totale eigendomskosten van het ERP-project. In het begin zullen de kosten waarschijnlijk bestaan uit het initiële aankoopbedrag en enkele initiële advieskosten. Ook zijn er vaak onmiddellijk enkele updates voor de servers en netwerken nodig. Er zal geld gaan naar opleiding(en), tijdelijke arbeid en externe implementatiepartner het ERP implementeert. Daarnaast komen er elk jaar ondersteunings- en onderhoudskosten bij terwijl het ERP gebruikt wordt.
Tegelijkertijd profiteer je vrijwel direct van een verlaging van de 'normale' kosten die er zijn om werkzaamheden uit te voeren omdat dit vrij snel en eenvoudig wordt geautomatiseerd. Mogelijk zie je extra inkomsten omdat er nu diensten en producten aan jouw klanten geleverd kunnen worden die zonder een ERP niet mogelijk waren om te leveren.
Spreid die kosten en baten over de tijd en bereken het rendement op de investering. De meeste bedrijven hebben een drempelrendement nodig voordat ze een investering doen. Zorg er dus voor dat de ERP inkomsten de ROI-drempel van jouw bedrijf overschrijdt.
Als je antwoorden hebt op al deze ERP-selectiecriteria, ben je al op de goede weg om een ERP te selecteren dat geschikt is voor jouw bedrijf, zowel nu als ook in de toekomst.
Weten hoe een ERP systeem ook jouw organisatie naar een hoger niveau kan tillen?
Ben je benieuwd hoe een ERP-systeem jouw bedrijf naar een hoger niveau kan tillen? Voor ieder bedrijf en iedere situatie is er een passende oplossing. Zo ook voor jouw bedrijf. En er is altijd ruimte voor verbetering, dat is duidelijk. Behoefte om eens te sparren met onze adviseurs? Neem dan contact met ons op en laat je inspireren met de mogelijkheden!
Meer over Business Central als ERP
Vul de checklist in: is mijn bedrijf toe aan ERP?
