Delen
Door Teun Cuijpers op Jan 5, 2023 5:16:06 PM
Laatst herzien op: 13 juli 2023.
De implementatie van een ERP pakket heeft een enorme impact op je bedrijf en de vele bedrijfsprocessen die ermee gemoeid zijn. Het is een cruciaal moment waarop kritisch kijkt naar alles wat er in je bedrijf gebeurt, en het biedt de mogelijkheid om een grote stap voorwaarts te zetten en na te denken over de samenhang van je bedrijf als geheel.
Is een dergelijk oversgang altijd probleemloos en zonder uitdagingen? Dat is natuurlijk moeilijk te zeggen wanneer praktisch alles op de schop gaat en onder de loep gelegd wordt. We zouden graag willen garanderen dat het vlekkeloos verloopt, maar in de praktijk is het een kwestie van aanpakken en ervaren.
Hoe kun je als groeiend bedrijf onderneming nou grip houden op dit proces? Bij een dergelijke overstap zijn er veel aspecten om rekening mee te houden. Hier zijn vijf punten waar je wellicht nog niet aan hebt gedacht.
Punt 1: Definieer duidelijk het einddoel en de grenzen van je project.
Vaak staat er onder aan de streep bij afronding van een project een ander gegeven dan bij aanvang van het project. Hoe kan dit nu? Is er van te voren wel écht nagedacht over wat het beoogde doel is van de implementatie van een ERP-systeem, en bovendien hoe dit bereikt gaat worden? Hoe meer functionaliteiten en extra’s gaandeweg worden toegevoegd aan het pakket, des te meer dit ook wordt gereflecteerd in de eindafrekening.
Hoe lossen we dit bij ABC op? Er zijn enkele unieke punten die wij hanteren in onze implementatie. Enerzijds passen wij een templated setup toe. Wat houdt dit in? Wij gaan snel to market met ons product omdat wij niet wekelijks het wiel opnieuw uitvinden. Concreet gesteld kun je daarmee enorm veel tijd besparen omdat alle standaarden en instellingen al op jouw branche zijn afgestemd en daarmee tijdens het implementeren direct kan worden ingezoomd op de dingen die voor jouw bedrijf echt van belang zijn…
Punt 2: Goede voorbereiding is het halve werk. Bepaal wat je wensen en eisen zijn.
Dit brengt ons bij het volgende punt dat de ABC-aanpak zo succesvol maakt. In de voorbereidingsfase bespreken we samen met een van onze consultants het project en de scope ervan. Passen jullie verzoeken binnen de standaardfunctionaliteiten of is er toch maatwerk nodig? Eén ding kunnen we je zeker beloven: we streven ernaar zoveel mogelijk binnen de standaardfunctionaliteiten van Business Central te blijven. Waarom? Omdat dit de kosten aanzienlijk kan drukken, en dat is zeker een voordeel bij een dergelijke investering.
Een ander voordeel van Business Central is het modulaire karakter van het pakket en de ondersteuning van Microsoft App Source. Dit is als het ware de app store voor ERP-software, vergelijkbaar met de Google Play Store of Apple App Store. Als er een specifieke functie ontbreekt in de standaardfunctionaliteiten, is de kans groot dat er al een app beschikbaar is de App Source die dit hiaat opvult. Dit biedt aanzienlijke mogelijkheden voor aanpassingen voor iedereen.
Punt 3: Reserveer voldoende tijd voor de implementatie.
Vergis je niet, dit wordt een serieus project dat aanzienlijke inspanning vereist van zowel ons als jullie. We hanteren doorgaans een verhouding van 1:3, wat betekent dat voor elke dag die wij besteden aan de implementatie, jullie drie dagen aan voorbereiding moeten besteden. Besef goed dat dit project enige tijd in beslag zal nemen, mogelijk enkele weken tot maanden voordat jullie zelfstandig verder kunnen. Natuurlijk staat onze supportafdeling altijd klaar om oplossingen te bieden voor eventuele problemen.
Een handige tip om goed voorbereid te zijn, is om deel te nemen aan onze ABC Academy! Dit zijn maandelijkse trainingen waarin verschillende onderwerpen aan bod komen. Tijdens interactieve sessies begeleiden onze consultants je door de verschillende functionaliteiten van Business Central. En vergeet niet: als je gebruik maakt van onze Customer Care, dan zijn alle trainingen altijd gratis en onbeperkt toegankelijk!
Punt 4: Stel een team van kartrekkers samen om het project soepel te laten verlopen.
Om een vlotte start te maken, kun je bijvoorbeeld een ERP-team samenstellen, een selecte groep medewerkers die zich volledig op dit project kunnen richten. Het is niet verstandig om de volledige verantwoordelijkheid bij één persoon te leggen. Dit legt een grote druk op die persoon en brengt bovendien serieuze risico's met zich mee. Bij ziekte of afwezigheid kan het ERP-implementatieproces stilvallen als er geen andere teamleden zijn om het over te nemen. Bovendien kun je taken verdelen onder teamleden om de implementatie soepeler te laten verlopen.
Punt 5: Maak duidelijke afspraken en houd je hieraan.
Wie doet wat…. Ook alweer? Het is belangrijk om de verantwoordelijkheden binnen het ERP-team te verdelen en deze vast te leggen. Bespreek met elkaar wat moet gebeuren, zodat iedereen dezelfde kant op werkt. Dit heeft een positieve invloed op het verloop van het project. Zorg ervoor dat je teamleden zich blijven richten op hun toegewezen taken en niet alleen handelen wanneer ze wat vrije tijd hebben.
Plan wekelijks een vergadering in om de voortgang te bespreken en na te denken over de volgende stappen. Wat is er nodig? Wie loopt vast? Wat is de volgende stap? Dit zijn vragen die regelmatig beantwoord moeten worden. Werk samen om meer te bereiken!
What's next?
Is jouw bedrijf al klaar voor the next level? Misschien twijfelen jullie nog wat een ERP-pakket kan betekenen voor je bedrijf en alle bijhorende processen. Dat begrijpen we goed. Neem eens een kijkje naar onze ERP-groeichecklist om dit vraagstuk nader te bekijken. Binnen enkele minuten krijg je een idee en en begin je na te denken over eventuele problemen waar jullie mogelijk al tegenaan lopen.
