Hoe behoud je grip op je ERP en bijkomende projectkosten?

De implementatie van een ERP pakket zal zich op diverse manieren kenbaar maken in je onderneming en de talloze bedrijfsprocessen die hierin lopen. Het is een moment waarop met kritische noot gekeken wordt naar praktisch alles wat er reilt en zeilt in je bedrijf, het moment bij uitstek voor het maken van een grote stap voorwaarts en tegelijkertijd ook een moment om nog eens goed te denken over de schakels die het bedrijf samen tot één geheel vormen.

Gaat zo’n overschakeling nu altijd foutloos, zonder slagen of stoten en zonder probleem goed? Dat is natuurlijk lastig om te beantwoorden wanneer praktisch alles op de schop gaat en onder de loep gelegd wordt. Het liefste zou ik dit garanderen aan je, maar dit blijkt natuurlijk in de praktijk altijd een kwestie van aanpakken en ondervinden.

Hoe kun je hier als groeiende onderneming nu op letten? Er zijn natuurlijk veel dingen waar je over na dient te denken bij een dergelijke overstap, laat mij er je een aantal extra voorschotelen om over na te denken! Lees het artikel verder voor een vijftal punten waar je wellicht nog niet bij stil hebt gestaan.

Punt 1: Bedenk vooraf duidelijk wat het einddoel is, wat wil je bereiken en waar trek je de grens? 

Vaak staat er onder aan de streep bij afronding van een project een ander gegeven dan bij aanvang van het project. Hoe kan dit nu? Is er van te voren wel écht nagedacht over wat het beoogde doel is van de implementatie van een ERP-systeem, en bovendien hoe dit bereikt gaat worden? Hoe meer functionaliteiten en extra’s gaandeweg worden toegevoegd aan het pakket, des te meer dit ook wordt gereflecteerd in de eindafrekening.

Hoe lossen we dit bij ABC op? Er zijn enkele unieke punten die wij hanteren in onze implementatie. Enerzijds passen wij een templated setup toe. Wat houdt dit in? Wij gaan snel to market met ons product omdat wij niet wekelijks het wiel opnieuw uitvinden. Concreet gesteld kun je daarmee enorm veel tijd besparen omdat alle standaarden en instellingen al op jouw branche zijn afgestemd en daarmee tijdens het implementeren direct kan worden ingezoomd op de dingen die voor jouw bedrijf echt van belang zijn…

Punt 2: Goede voorbereiding is het halve werk. Onderzoek en ondervind van te voren goed wat je wensen en eisen zijn. 

… Zo komen we direct aan bij het volgende punt dat de ABC-manier maakt tot de beproefde implementatie die het is. In het voortraject bekijk je samen met een ABC-consultant naar het project en de scope hiervan, passen jullie verzoeken binnen de standaard of wordt het toch maatwerk? Één ding kunnen we je zeker beloven: we proberen zoveel mogelijk in de standaard van Business Central’s functionaliteiten te passen. Waarom? Omdat dit serieus de kosten zal drukken wat bij een dergelijke investering natuurlijk geen verkeerde bijkomstigheid is.

Een interessante extra wat in het voordeel van Business Central werkt is het modulaire karakter van het pakket en de achterban in de zin van de Microsoft App Source. Microsoft’s eigen App Source kun je beschouwen als de Google PlayStore/Apple AppStore maar dan voor je ERP-software. Heb je een bepaalde wens die helaas niet in de standaard past? Grote kans dat er al een app voor Business Central is uitgegeven in de App Source die precies dat gebrek zal invullen. Dat is serieuze customization voor iedereen.

Punt 3: Trek voldoende tijd uit voor de implementatie. 

Vergis je niet, dit wordt een serieus project met dito inspanning vereist van zowel ons als jullie. Vaak houden wij als uitgangspunt een ratio van 1:3 aan. Simpel gezegd: voor iedere dag die wij spenderen met de implementatie, zijn jullie er 3 kwijt aan het huiswerk. Besef goed dat dit een project zal zijn voor op een relatief langere baan, het kan enkele weken al dan niet maanden duren voordat jullie helemaal zelfstandig op eigen voet verder gaan. Natuurlijk staat onze Support afdeling altijd voor je klaar met oplossingen op al je problemen.

Een extra pro-tip om goed beslagen ten ijs te gaan: schrijf je vooral in voor onze ABC Academy! Dit zijn maandelijks terugkerende trainingen die verschillende onderwerpen aansnijden. In een klassikaal karakter neemt één van onze consultants je mee door de diverse functionaliteiten van Business Central. Oh, en niet vergeten: heb je Customer Care afgesloten op het contract? Dan zijn alle trainingen altijd en onbeperkt gratis bij te wonen!

Punt 4: Stel kartrekkers voor om het project op goede rolletjes te  laten lopen.

Als je het perfect wilt aanvangen kun je bijvoorbeeld een ERP-team opstellen, een selecte groep werknemers die zich zullen storten op dit traject. Om de gehele klus weg te leggen bij slechts één werknemer is eigenlijk niet verstandig. Dit vormt enerzijds een last op de schouders die beter door een groepje gedragen kan worden, anderzijds vorm je hiermee ook een eiland wat gepaard gaat met serieuze risico’s. Bij ziekte of afwezigheid valt je ERP-implementatie niet omdat er meerdere mensen achter- en onderstaan. Bovendien kun je nu ook (huiswerk-)taken onderverdelen bij je teamleden om zo de implementatie vlotter te laten gaan.

Punt 5: Maak afspraken en houd je hieraan.

Wie doet wat…. Ook alweer? Onderscheid de betrokken personen uit je ERP-team met vaste taken en noteer dit in. Bespreek met elkaar wat er dient te gebeuren want als alle neuzen dezelfde richting in staan zal dit een positieve impact vormen op het verloop van het traject. Houd hierbij vooral in acht dat je collega’s zich bezig blijven houden met datgene dat voor hem/haar bestemd is, niet omdat er even wat beschikbare tijd was.

Plan wekelijks een vergadering in om stil te staan bij de ontwikkelingen en na te denken over het gewenste verloop. Wat is er nodig? Wie loopt er vast? Wat is de volgende stap… Allemaal vragen die vaker beantwoord dienen te worden. Ga samen voor het bereiken van meer!

What's next?

Is jouw bedrijf al klaar voor the next level? Misschien twijfelen jullie nog wat een ERP zoal kan betekenen voor je bedrijf en alle bijhorende processen? Dat begrijpen wij heel goed. Bekijk anders een onze ERP-groeichecklist om eens de loep op dit vraagstuk te leggen, dan heb je binnen enkele minuten een idee en ga je bovendien nadenken over problematiek waar jullie mogelijk al tegenaan lopen. 

Download de gratis checklist 'Is mijn bedrijf toe aan gestructureerde groei?'