Hoe zorg je dat je personeel het nieuwe ERP-systeem snel begrijpt?

Iedereen wil vooruitgang zien. Maar als het aankomt op een grote verandering die nodig is om die stap voorwaarts te zetten, schrikt het mensen af. Waarom kunnen we niet gewoon doorgaan op de manier waarop we het altijd hebben gedaan? Het gaat toch goed zo? Het implementeren van een nieuw ERP-systeem zoals Microsoft Dynamics 365 Business Central valt ook onder die categorie. Het is niet alleen een nieuwe technologie die er anders uitziet, het betekent ook een grote aanpassing in de manier van werken. Als je je medewerkers niet meeneemt in dit proces, kan dit voor weerstand in je team zorgen. En aangezien zij degenen zijn die dagelijks gebruik gaan maken van de nieuwe software, wil je dit uiteraard voorkomen. Hoe maak je je medewerkers nou enthousiast voor zo’n verandering en hoe zorg je ervoor dat je team het nieuwe ERP-systeem snel accepteert, begrijpt en eigen maakt? En hoe kunnen wij als ERP-partner hierin ondersteunen?

Voor de implementatie.

Betrek je medewerkers bij het proces.
Je bent niet alleen op deze reis. Je team heeft waardevolle inzichten die je nodig hebt. En hierbij geldt: communication is key. Neem ze mee in de verandering, een geef hierbij iedereen de kans om iets in te brengen. Organiseer bijvoorbeeld brainstormsessies of bijeenkomsten en luister naar de behoeften van je medewerkers. Zij zijn ten slotte dagelijks bezig met de processen en hebben belangrijke kennis opgebouwd van wat nodig is. Vraag wat ze nodig hebben van een nieuw systeem en welke problemen ze ervaren met het huidige proces. Door hun stem te laten horen, geef je ze het gevoel dat ze een belangrijke rol spelen in dit project. De drempel voor de verandering is dan lager, wat bijdraagt aan een soepelere implementatie. Wij kunnen hier natuurlijk altijd in meedenken.

   → Lees de blog: een ERP-implementatie, hoe pak je dat aan?

Benadruk de voordelen.
Mensen willen zien wat ze ervoor terugkrijgen. Vertel ze over de voordelen! Business Central zal je medewerkers helpen efficiënter werken, zorgt dat er tijd over blijft voor andere taken, laat de saaie handmatige handelingen verdwijnen en ga zo maar door. Er zijn genoeg concrete voordelen die je alvast kunt laten zien zodat ze een idee krijgen van hoe het hun werk een stuk gemakkelijker gaat maken. En met zo’n positieve verandering maak je je medewerkers pas echt enthousiast!

De implementatie.

Doe het stap voor stap.
Een ERP-systeem zoals Business Central implementeer je stap voor stap. Het is al zo’n grote overgang met veel nieuwe informatie en handelingen, en teveel verandering tegelijkertijd zorgt voor verwarring en weerstand. Is die ene functie echt nu meteen al nodig? Of zijn er andere zaken die prio hebben? Er komt al veel op je team af en met een stapsgewijze aanpak blijft het voor iedereen beter behapbaar.

Training en ondersteuning.
Nu wordt het tijd om te leren! Het is belangrijk om je team goed op te leiden. Er worden diverse trainingen aangeboden om de fijne kneepjes van Business Central te leren. Bij ABC E BUSINESS doen we dat via onze eigen ABC Academy. Hier kun je per module een specifieke training volgen. Als klant met een Customer Care contract kun je de trainingen zelfs gratis volgen en zo vaak als je wil. Daarnaast hebben we talloze YouTube-video’s op ons kanaal die je personeel verder helpen in bepaalde Business Central vraagstukken. Bij ABC E BUSINESS nemen we de tijd om jouw personeel goed op te leiden zodat ze zich vertrouwd genoeg voelen om zelf met de software aan de slag te kunnen. Zorg er daarnaast voor dat medewerkers weten waar ze terecht kunnen met hun vragen en opmerkingen. De projectleider is tijdens de implementatie meestal de persoon waar je terecht kan met vragen, hij of zij zet hier dan de juiste consultant of ontwikkelaar voor in.

Wist je dat...
Business Central erom bekend staat dat het een enorm gebruiksvriendelijk systeem is? Microsoft hecht veel waarde aan de gebruikersinterface. Ze weten als geen ander dat software pas een succes kan zijn als het gebruiksvriendelijk is. En dus is Business Central overzichtelijk, herkenbaar en makkelijk in het gebruik. Met de look & feel van andere Microsoftproducten, is het systeem snel en gemakkelijk te leren voor iedere gebruiker. Prettige menu’s, duidelijke knoppen en vooral uitermate intuïtief. Alle typen gebruikers zullen zonder twijfel razendsnel leren hoe ze met het systeem moeten werken.

Handig: de Business Central sneltoetsen.
Handig om te hebben: een handige pagina met een overzicht van de sneltoetscombinaties die je kunt gebruiken wanneer je werkt met Business Central. Sneltoetsen vergroten de toegankelijkheid en maken het gemakkelijker en efficiënter te navigeren naar verschillende elementen op een pagina. 

Na de implementatie.

Evalueren en finetunen.
Als de software is geïmplementeerd, is nog niet al het werk gedaan. Hier begint een nieuwe fase, eentje van evaluatie en finetuning. Hoe gaat het bij je medewerkers? Wat werkt goed en wat kan beter? Begrijpen ze het systeem of zijn er nog zaken waar ze tegenaan lopen? Deze waardevolle feedback helpt om eventuele struikelblokken snel aan te pakken. De lancering van het nieuwe systeem betekent niet meteen dat alle vragen zijn beantwoord. Het kan zijn dat medewerkers nog steeds hulp nodig hebben of nieuwe dingen willen leren. Onze support afdeling kan hier uiteraard doorlopend in blijven ondersteunen.

Vergeet niet de successen te vieren.
De implementatie van het nieuwe ERP-systeem is een grote prestatie en je team heeft hier hard aan gewerkt. En dit mogen ze best weten. Dit houd de motivatie hoog en laat zien dat hun bijdrage van onschatbare waarde is voor het bedrijf.

Succes!

Met deze aanpak kun je zorgen dat je team het nieuwe ERP-systeem, in dit geval Microsoft Dynamics 365 Business Central, niet alleen begrijpt, maar er ook eigenaar van wordt. Het is een continu proces van leren en verbeteren dat leidt tot een soepele werking en betere resultaten voor de hele organisatie. En met hun betrokkenheid zal dit alleen maar blijven toenemen én het werkgeluk van je medewerkers zal groeien. Succes!

Hulp nodig bij dit proces? Neem contact met ons op en we helpen je graag!

Neem contact op