Magento 2 - ERP integratie in 2023: De complete gids.

Je Magento winkel is de 10.000 SKU's gepasseerd en lijkt ze aan de back-end goed te verwerken. Maar je verwerkt bestellingen nog steeds handmatig en doet je belastingen in spreadsheets, wat leidt tot veel fouten. Automatiseer deze processen en bied een betere klantervaring door gebruik te maken van Magento ERP integratie.

Lees verder om te leren wanneer je een ERP-systeem moet integreren, hoe je de beste ERP voor Magento kiest en welke systeemfuncties je moet overwegen om je webwinkel effectiever te beheren.

Waar heb je een ERP-systeem voor nodig?

Hoewel je Magento webshop ook werkt zonder een geïntegreerd ERP-systeem, kan het beheren van je bestellingen een nachtmerrie worden naarmate je uitbreidt. 

ERP-software (enterprise resource planning) is een geavanceerd systeem dat geïntegreerde toepassingen biedt om back-officeprocessen te automatiseren, zoals productdistributie, bevoorrading, personeelszaken en loonadministratie. Door al deze functies in één database te integreren, krijgen detailhandelaars gemakkelijk toegang tot alle order- en klantgegevens, waardoor ze hun administratieve en operationele kosten kunnen verlagen en hun bedrijfsproductiviteit kunnen verhogen.

Leestip > 9 voordelen van een eCommerce integratie met ERP.

Hoe ziet de winkelervaring eruit na een succesvolle integratie van Magento met een ERP-systeem?

→ Een klant voegt een product toe aan de winkelwagen en rondt de aankoop af.

→ De bestelling wordt automatisch weergegeven in het ERP-systeem, dat vervolgens automatisch een bevestigingse-mail naar de klant stuurt en een verzendlabel genereert.

→ Als de klant wijzigingen in de bestelling wil aanbrengen, kan dit eenvoudig worden gedaan vanuit hun persoonlijke account of via andere verkoopkanalen, zoals e-mail, telefoon of persoonlijk contact.

→ De klantenservice hoeft de wijzigingen slechts één keer in het ERP-systeem te registreren, waardoor de voorraad, het productnummer en zelfs de prijs automatisch worden bijgewerkt.

→ Aan de verzendkant kan het ERP-systeem de bestelinformatie doorgeven aan de vervoerder en de klant voorzien van een volgnummer om hun pakket te volgen.

→ De bestellingen worden automatisch geboekt, waardoor je direct inzicht hebt in jouw verkopen en deze niet handmatig hoeft te controleren.

Dus: met een naadloze integratie van Magento en een geavanceerd ERP-systeem kun je jouw klanten een verbeterde winkelervaring bieden, terwijl tegelijkertijd de efficiëntie en productiviteit van jouw bedrijf verbetert. Het is tijd om samen jouw Magento shop naar het volgende niveau te tillen met een geïntegreerd ERP-systeem!

Waarom ERP integreren met een Magento winkel?

Het grootste voordeel van het integreren van Magento met een ERP-systeem is het accurate en efficiënte gegevensbeheer. Door de geautomatiseerde gegevensstroom van en naar het ERP kun je al je handelsactiviteiten stroomlijnen, van personeelszaken tot productie. Het belangrijkste is dat jij na een integratie meer inzicht en een verbeterd overzicht hebt.

Er zijn verschillende redenen waarom je Magento zou moeten integreren met een ERP-systeem:

1. Gecentraliseerde gegevensstroom: Je hoeft geen gebruik meer te maken van meerdere dataplatforms en inloggegevens; alle gegevens worden op één plek verzameld en zijn 24/7 toegankelijk voor jouw teamleden.

2. Verbeterd voorraadbeheer: Je kunt al jouw bestellingen, jouw magazijn en productieprocessen beter monitoren. Ook kunnen er prognoses gemaakt worden over hoeveel nieuwe voorraad je moet bijbestellen of nodig hebt om aan de vraag te voldoen.

3. Verhoogde productiviteit: Omdat je niet langer alle back-office gegevens handmatig hoeft in te voeren, kun je je richten op andere belangrijke taken en het risico op menselijke fouten verminderen.

4. Geavanceerde rapportage en analyses: Je hebt alle verkoopgegevens van jouw bedrijf binnen handbereik, waardoor je beter geïnformeerde zakelijke beslissingen kunt nemen.

5. Kosteneffectiviteit: Zodra je stopt met het beheren van jouw bedrijf via meerdere platforms, kun je aanzienlijk besparen op IT en training van personeel.

6. Onbeperkte schaalbaarheid: Magento biedt stabiele prestaties, ongeacht het aantal SKU's, partners en klanten in een ERP.

Door Magento te integreren met een geavanceerd ERP-systeem kun je alle voordelen van nauwkeurig en efficiënt gegevensbeheer benutten. Dit zal niet alleen jouw bedrijf efficiënter maken, maar ook de algehele klantervaring verbeteren. 

Hoe ERP-software integreren: Strategieën voor Magento ERP Software Integratie.

Magento 2 ERP integratie zal grotendeels afhangen van de software die je kiest. Verderop in het artikel vind je meer details over specifieke ERP-oplossingen; laten we ons nu richten op de soorten Magento ERP integratie waarmee je te maken kunt krijgen.

Point-to-Point (P2P) Integration.

Point-to-point integratie houdt in dat je specifieke code gebruikt om twee applicaties met elkaar te verbinden - in dit geval je Magento-systeem en het ERP-systeem. Deze optie is ideaal voor kleine retailers die op zoek zijn naar een snelle en betaalbare oplossing en geen plannen hebben om op korte termijn op te schalen.

Het nadeel van deze aanpak is dat je voor elke nieuwe app die je bedrijf gebruikt (bijvoorbeeld PIM-, CRM- of projectmanagementtools), aparte Magento 2-integraties moet maken. Hierdoor wordt de belasting van je e-commerce-infrastructuur verhoogd en komt de snelheid en veiligheid van je Magento webshop in gevaar.

Enterprise Service Bus (ESB) Integration.

Om de tekortkomingen van een P2P-integratie te verbeteren, is er een Enterprise Service Bus (ESB) integratiemethode ontwikkeld. De ESB heeft een innovatieve servicelaag die fungeert als een brug tussen verschillende applicaties en zorgt voor naadloze connectiviteit tussen ERP, Magento, PIM, CRM en andere software-oplossingen. Met deze geavanceerde integratie heb je toegang tot alle bedrijfsfuncties en kun je je e-commerceactiviteiten efficiënter beheren.

*Definitie headless eCommerce: 
Headless commerce is een innovatieve benadering waarbij de frontend en backend van webwinkels van elkaar gescheiden worden door middel van een API. Hierdoor kunnen ze onafhankelijk van elkaar experimenteren en testen, terwijl de gegevensuitwisseling tussen de systemen behouden blijft.

Dit integratiemodel vormt de kern van headless Magento aanpak en werkt het beste voor on-premise, legacy componenten van de onderneming.

Integration Platform as a Service (iPaaS).

Deze integratiestrategie is de meest disruptieve op de markt en past het beste bij bedrijven die al zijn begonnen met het implementeren van een headless (gescheiden) architectuur. De aanpak is vergelijkbaar met die van ESB, maar verschilt in die zin dat het cloudgebaseerd is, waardoor je ERP en Magento sneller kunnen synchroniseren.

Voor dergelijke integraties is nauwelijks codering nodig, omdat de bijbehorende Magento ERP-integratiemodules en connectoren al vooraf zijn gebouwd. Dus als je een digitaal volwassen onderneming bent die zich zorgen maakt over de groeiende prestaties en flexibele real-time apps, dan zou iPaaS ERP Magento integratie iets voor jou moeten zijn.

Hoe moet je je voor bereiden op een Magento ERP integratie?

Ongeacht de integratiemethode die je kiest voor Magento, blijft de voorbereiding hetzelfde. Volg deze stappen om Magento te integreren met een ERP-systeem:

Stap # 1: Begrijp de bestellingen-workflow en het instellen van gegevens in Magento.

Bij een succesvolle integratie van Magento 2 is het essentieel om een goed begrip te hebben van de organisatie en structuur van je gegevens. Dit omvat niet alleen het begrijpen van hoe je gegevens momenteel zijn georganiseerd, maar ook hoe je ze graag zou willen organiseren. Dit is de eerste stap naar een succesvolle integratie met een ERP-systeem.

Het omvat het beheren van verschillende producttypes, kenmerkensets en attributen in Magento. Deze attributen zijn niet alleen belangrijk voor het beheren van productgegevens, maar ook voor het verwerken van andere belangrijke orderinformatie die relevant is voor de integratie met het ERP-systeem.

Bovendien moet je ook nadenken over toekomstige integraties met andere systemen, zoals een Point of Sale (POS) of een Product Information Management (PIM) systeem, en hoe deze integraties van invloed kunnen zijn op zowel Magento als het ERP-systeem.

Het ontwerpen van een workflow die past bij jouw specifieke behoeften is van cruciaal belang. Hoe complexer de workflow, hoe complexer de integratie zal zijn. Door een goed begrip te hebben van je gegevens en het creëren van een efficiënte workflow, kun je een succesvolle integratie van Magento 2 met een ERP-systeem realiseren.

Stap #2: Bepaal hoe je jouw (webshop)bestellingen gaat beheren.

Bij het integreren van een ERP-systeem met Magento hebben detailhandelaars verschillende configuratieopties om hun voorraadbeheer te beheren. Met deze opties kunnen ze niet alleen bestellingen importeren vanuit één kanaal, maar ook aparte routes creëren voor bestellingen die online zijn ontvangen.

Stap #3: Profiteer van de automatisering van het hele integratieproces.

Webshopeigenaren kunnen het handmatig invoeren van bestellingen en het distribueren van trackingnummers dankzij de verkregen automatiseringen tot een minimum brengen, wat direct tijd en geld bespaart. Sommige ERP-functies bieden gebruikers de mogelijkheid om het genereren van picklijsten te automatiseren, een kleine aanpassing die de behoefte aan front-office handling vermindert en de fulfillment verder vereenvoudigt en versnelt. Een greep uit de automatiseringen die mogelijk zijn na een succesvolle integratie.

Hoe kies je het ERP systeem waarmee je wilt integreren?

Zoals eerder vermeld, werken verschillende ERP's verschillend en bieden ze tal van functionaliteiten. Dit is waar je rekening mee moet houden bij het kiezen van een ERP.

Breng al je bedrijfsdoelen en benodigdheden in kaart.

Het eerste (en belangrijkste) dat je moet bepalen is wat je wilt dat het ERP-systeem doet. Logisch dat een integratie met ERP de gegevensprocessen automatiseert en optimaliseert waardoor jij meer tijd vrijkrijgt om belangrijkere bedrijfszaken af te handelen. Maar probeer je doelen vooral te vertalen in je zakelijke behoeften.

Als je een online levensmiddelenwinkel hebt, met name gericht op B2B-verkoop, dan is een ERP-systeem dat gebaseerd is op formules ideaal om nauwkeurig batches en hoeveelheden van ingrediënten te berekenen. Voor groothandelaars daarentegen is het belangrijk om een ERP te kiezen met sterke materiaalplanning en functies voor de toeleveringsketen.

Doe gedegen onderzoek naar de ERP-functionaliteit.

Stel de keuze van je ERP-systeem af op de gegevens die je wilt verwerken tussen de verschillende systemen om ze altijd up-to-date te houden. Onderstaande lijst is een hulpmiddel wat je kunt gebruiken om de juiste keuze te maken:

Productbeheer:

• basisinformatie over het product, wijzigingen in prijs en categorie
• nieuwe categorie aangemaakt of verwijderd

Voorraadbeheer:

• bijwerken van productinformatie en hoeveelheid na voorraadsynchronisatie op de website vanuit ERP
• respectievelijk bijwerken van Out of Stock en In-Stock na wijzigingen
• update van producthoeveelheid na annulering/terugzending door klant
• melding aan klanten wanneer iets weer op voorraad is

Orderbeheer:

• ordernummer
• klanteninformatie
• productinformatie
• hoeveelheid
• verzendgegevens
• belastinggegevenscoupon info (indien toegepast)factuurgegevensbetalingsgegevensVoorraadwijziging ten opzichte van de gekochte/geannuleerde hoeveelheid

Klantgegevens:

• naam
• e-mail
• factuur- en verzendgegevens

Zorg dat het ERP aansluit op je huidige (eCommerce) software en systemen.

Een succesvolle ERP-integratie is essentieel om vertragingen in voorraad en levering te voorkomen en om je systemen consistent te houden. Het ERP-systeem moet (aangepaste) basismodules hebben die voldoen aan jouw bedrijfsbehoeften.

Een CRM-module (Customer Relations Management) biedt de mogelijkheid om verkoop- en klantinteracties te beheren, inclusief het bijhouden van contractfasen en de geschiedenis van afgeronde projecten met elke klant.

Een productiebeheermodule (Product Management) zorgt voor de planning en controle van materiële middelen om de continuïteit van jouw productieprocessen te waarborgen en te zorgen dat je op tijd inkoopt.

Een HR-module (Human Resources) biedt functies voor personeelsbeheer, zoals het beheer van ziekteverlof, verlof en vakanties, en de mogelijkheid voor HR-managers om notities bij te houden voor elke werknemer.

Daarnaast is een analysemodule (Analytics Module) van belang voor bedrijfsanalyses, de visualisatie van kritische succes indicatoren en het genereren van interne rapporten om een effectieve bedrijfsstrategie te ontwikkelen of ten behoeve van marketinguitingen.

Tot slot is een financiële module (Financial Module) essentieel voor boekhouding, facturatie, belastingrapportage en financiële planning.

Leestip > ERP voor eCommerce analyse en rapportages van eCommerce activiteiten voor zakelijk succes.

Door ervoor te zorgen dat het potentiële ERP-systeem al deze basismodules bevat, kun je een soepele gegevensstroom van en naar jouw eCommercesysteemverwachten, wat resulteert in een efficiëntere bedrijfsvoering.

De juiste integratiepartner.

Je kunt Magento ERP-systeemintegratie zelf implementeren (niet aan te raden) of gebruikmaken van professionele Magento-ontwikkelingsdiensten van een derde partij.

Als je bang bent dat je niet alle functionaliteit kunt voorspellen die je nodig hebt voor je ERP-platforms - geen zorgen. Een groot aantal functionaliteiten kunnen als extensies/apps aan het systeem worden toegevoegd. Veel 'out-of-the-box' functies kunnen ook worden gewijzigd of aangepast aan de behoeften van jouw bedrijf. Een betrouwbare partner voor de eCommerce ERP integratie zorgt voor alle technische zaken, terwijl jij je concentreert op realtime gegevens om strategische en op data gebasseerde beslissingen voor het bedrijf te nemen.

Microsoft Dynamics 365 Business Central als ERP bij een Magento integratie.

Microsoft Dynamics is een veelgebruikt en hoogwaardig ERP-systeem op de markt, vooral voor eCommerce bedrijven die Magento gebruiken. Het biedt bedrijven de mogelijkheid om inzicht te krijgen in boekhoudkundige en logistieke functies, controle te hebben over hun supply chain en voorraadbeheer te optimaliseren. Met Microsoft Dynamics kunnen bedrijven hun bedrijfsprocessen stroomlijnen en efficiënter opereren.

Voordelen van Microsoft Dynamics:

• Microsoft is een gecertificeerde Magento partner. Er zijn 14+ Microsoft-extensies beschikbaar, dus het zal gemakkelijk zijn om de twee systemen te integreren.
• Dynamics is flexibel en dus aanpasbaar. Het is gemakkelijk om innovaties zoals Artificial Intelligence te stimuleren met een intelligente applicatie die handig is om aan te passen, uit te breiden en te verbinden met andere apps en services die je al gebruikt.
• De oplossing biedt een uitgebreide set tools om de toeleveringsketen te moderniseren, zoals geavanceerd magazijn-, voorraad-, fulfillment-, material sourcing- en logistiek beheer.

Nadelen van Microsoft Dynamics:

• Sommige (vrijwel nooit voorkomende) uitbreidingen zijn behoorlijk duur. De prijs kan oplopen tot 15.000 dollar - ook dit is te ontwijken.
• Een steile leercurve maakt deze oplossing vooral geschikt voor grote ondernemingen en internationale organisaties.

De complete Magento integratiegids in vier alinea's:

Integratie van jouw Magento shop met een ERP-systeem zal de efficiëntie van je bedrijf aanzienlijk verbeteren, de kans op menselijke fouten minimaliseren en waardevolle klantinformatie opslaan in de back-end ten behoeve van de klantervaring, zoals onder andere de bestelstatus, verzendstatus en locatieverkoop.

De grootste succesfactor ligt in het verstandig kiezen van een ERP-systeem. Definieer je zakelijke behoeften, bepaal wat je van een ERP verwacht en vraag offertes aan bij verschillende aanbieders om de beste keuze te maken.

Aan de technische kant is het essentieel om het gewenste interactiepatroon tussen Magento en het ERP-systeem te bepalen en de gegevens te definiëren die je wilt uitwisselen tussen de systemen.

Als je een specifiek ERP-systeem zoals Microsoft Dynamics 365 Business Central, op het oog hebt en op zoek bent naar een technische partner om het naadloos te integreren met Magento, dan staat ABC E BUSINESS voor je klaar. Met jarenlange ervaring en een meerdere awards in de prijzenkast, hebben we inmiddels talloze succesvolle Magento ERP-integraties voltooid!

ABC E BUSINESS, jouw integratiepartner voor een Microsoft Dynamics 365 Business Central Magento integratie.

Ben je na het lezen van dit artikel overtuigd geraakt van dat ERP-gedreven eCommerce een toekomstbestendige strategie is? Weet je niet waar te beginnen, of welk ERP-systeem de geschikte match voor jou is?

Maak dan snel een vrijblijvende belafspraak met Sam Rijks, onze sales advisor, en hij beantwoord je vragen en helpt je graag verder! Benieuwd naar de trends in eCommerce automation?

Contact opnemen