Een Document Management Systeem (DMS) helpt je om al je documenten, zoals facturen, contracten en inkooporders, digitaal te beheren. Geen gedoe meer met papieren rompslomp – alles wordt netjes opgeslagen, eenvoudig teruggevonden en gedeeld wanneer nodig. Aan de andere kant houdt een ERP-systeem processen zoals financiën, boekhouding, productie en de supply chain op orde.
Door je DMS te integreren met je ERP-systeem, zoals Microsoft Dynamics 365 Business Central, kun je je documentbeheer volledig automatiseren. Zo wordt elk document direct gekoppeld aan je bedrijfsprocessen, wat betekent dat je efficiënter werkt, handmatige taken elimineert en altijd toegang hebt tot de juiste documenten op het juiste moment.
Een Document Management Systeem (DMS) is onderdeel van Knowledge Management. Deze software helpt je om al je digitale documenten te beheren, op te slaan, te organiseren en te delen. Of het nu gaat om facturen, contracten of inkooporders, een DMS zorgt ervoor dat je alles overzichtelijk en veilig kunt opslaan en eenvoudig toegankelijk maakt voor meerdere gebruikers.
Je werkt altijd met de meest actuele versie van een document en kunt eenvoudig terugkijken naar eerdere versies.
Documenten worden veilig opgeslagen, zodat alleen bevoegde gebruikers toegang hebben tot gevoelige informatie.
Het DMS maakt documenten digitaal toegankelijk voor meerdere gebruikers, waardoor iedereen snel en makkelijk toegang heeft tot de juiste bestanden.
Binnen een ERP-systeem worden veel documenten gegenereerd, zoals facturen, inkooporders, contracten en personeelsgegevens. Wanneer je een DMS integreert met je ERP, worden deze documenten automatisch opgeslagen, bijgehouden en direct gekoppeld aan de juiste bedrijfsprocessen. Dit zorgt ervoor dat alles overzichtelijk blijft en eenvoudig toegankelijk is.
Voorbeeld: Stel je maakt een inkooporder aan in je ERP-systeem. Het DMS slaat deze automatisch op en koppelt hem direct aan de bijbehorende facturen en contracten. Hierdoor kunnen medewerkers eenvoudig vanuit het ERP-systeem toegang krijgen tot alle relevante documenten, zonder dat ze het DMS apart hoeven te openen.
Met een DMS worden documenten automatisch opgeslagen en gekoppeld aan je bedrijfsprocessen, zoals inkoop, financiën of HR. Dit bespaart je handmatig werk en zorgt ervoor dat documenten altijd snel en consistent worden verwerkt.
Voorbeeld: Zodra een leverancier een contract ondertekent, wordt dit automatisch opgeslagen in het DMS en beschikbaar gesteld in het ERP-systeem voor verdere verwerking door je inkoopafdeling.
Een DMS zorgt ervoor dat je altijd met de meest actuele versie van een document werkt en dat je eenvoudig wijzigingen of eerdere versies kunt terugvinden. Daarnaast worden documenten beveiligd met toegangsrechten, zodat alleen bevoegde medewerkers gevoelige informatie kunnen inzien of wijzigen.
Voorbeeld: HR-documenten, zoals arbeidsovereenkomsten, zijn alleen toegankelijk voor bevoegde medewerkers en worden na wijzigingen automatisch bijgewerkt.
Via een ERP-systeem heb je direct toegang tot alle relevante documenten die zijn opgeslagen in het DMS. Dit betekent dat medewerkers niet apart het DMS hoeven te openen om de informatie te vinden die ze nodig hebben. Alles is geïntegreerd en direct beschikbaar.
Voorbeeld: Een financiële medewerker heeft via het ERP-systeem direct toegang tot facturen en betalingsgegevens die gekoppeld zijn aan klantrecords in het DMS.
ABC E BUSINESS is sinds 2009 de betrouwbare partner voor bedrijven die hun processen willen verbeteren met behulp van ERP-systemen. Met talloze succesvolle implementaties hebben we uitgebreide ervaring opgedaan in verschillende sectoren. Onze expertise stelt ons in staat om oplossingen te leveren die precies passen bij de unieke behoeften van jouw organisatie. Of het nu gaat om het optimaliseren van supply chain-processen of het verbeteren van datamanagement, wij hebben de kennis en ervaring om jouw bedrijf verder te helpen groeien.
Onze toewijding aan kwaliteit en innovatie is niet onopgemerkt gebleven. ABC E BUSINESS werd in 2020 verkozen tot Microsoft Partner of the Year finalist, een erkenning die onze positie als, inmiddels grote speler, in de ERP-wereld onderstreept. Deze onderscheiding getuigt van onze voortdurende inzet om de beste oplossingen en diensten aan onze klanten te leveren.
Onze werkwijze hebben we stap voor stap uitgeschreven, zodat jij precies weet hoe wij een succes gaan maken van onze samenwerking. Dan kan jij je bezighouden met het waarmaken van je ambities.
We bespreken jouw uitdagingen, wensen en behoeftes. Daarbij vertellen we je meer over de oplossing die bij jou past en waarmee we een succesvolle samenwerking tegemoet gaan.
Aan de hand van een duidelijke planning werken we samen toe naar de livegang van jouw nieuwe ERP-systeem: Dynamics 365 Business Central.
Na de implementatie helpen we je natuurlijk graag verder met de groei van jouw organisatie met onze Aftercare. We zorgen ervoor dat onze samenwerking na de implementatie succesvol doorloopt.
Bij ABC E BUSINESS staan we klaar om jouw bedrijf te ondersteunen in elke stap van de ERP-implementatie. Of je nu je een Document Management Systeem wilt integreren, je voorraadbeheer wilt verbeteren of meer inzicht wilt krijgen in je bedrijfsprocessen, wij hebben de kennis en ervaring om je te helpen. Benieuwd hoe we jouw organisatie naar een hoger niveau kunnen tillen? Neem vandaag nog contact met ons op en ontdek de mogelijkheden!
