5 redenen voor productiebedrijven om in ERP software te investeren.

Tijden veranderen en processen worden continu op de schop genomen, doorontwikkeld en verder geoptimaliseerd of onderworpen aan nieuwe (en strengere) eisen. Je kunt er voor kiezen als bedrijf om mee te bewegen of om vast te houden aan traditionele processen die goed blijken te werken, maar is dit ook daadwerkelijk zo? Het meegaan met deze ontwikkelingen kost natuurlijk ook aardig veel aan capaciteit: voor zowel het personeel als ook het banksaldo. Maar welke conclusie ga je onderaan de streep bij de spreekwoordelijke eindafrekening nu daadwerkelijk trekken?

Welkom, je bent terecht gekomen op een blog van ABC E BUSINESS, dé partner voor mkb Nederland wanneer het aankomt op de implementatie en ingebruikstelling van Microsoft Dynamics 365 Business Central. Misschien weet je al precies wat een ERP systeem kan betekenen voor een bedrijf in de productiesector, of misschien heb je hier nog nooit van gehoord? Dan is deze blog voor jou! We laten je oriënteren in het ERP landschap en wat een dergelijke softwaresuite zoal gaat doen in de bedrijfsprocessen en bedrijfsvoering op dagelijkse basis.

Jaren geleden, toen Cloud computing nog een futuristisch concept was, waren ERP pakketten enorm kostbaar om te implementeren en vervolgens bij te houden/te updaten naar de nieuwste versie. Met de overgang van Dynamics NAV/NAVision naar Business Central is dit verleden tijd geworden. De migratie naar een online en centraal gehoste installatie is veel voordeliger voor de eindgebruikers en bovendien ook nog beter beveiligd. Software as a Service (SaaS) is here to stay!

Hoge mate van efficiëntie raakt iedereen. 

ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Daar kunnen we heel veel woorden aan wijden maar heel kort gezegd is dit de digitale achterban van het bedrijf. Zie het als een systeem waarin alles samenkomt en uniform op elkaar aan sluit. In het geval van een productiebedrijf kun je dan bijvoorbeeld denken aan de machineplanning; de voorraadniveaus van je grondstoffen; wanneer bepaalde leveringen zullen plaatsvinden maar bijvoorbeeld ook het opstellen van een foutloze offerte gebaseerd op projectdata. Bij ERP software kun je spreken van een rode lijn door je complete bedrijf waar, door het verenigen van je mensen en bedrijfsgegevens, de kwaliteit gemakkelijker kan worden gewaarborgd en bovendien alles in een veel efficiëntere wijze kan worden aangepakt.

Een belangrijk punt wanneer er over efficiëntie nagedacht wordt is het minimaliseren van fouten en de extra tijd die gespendeerd wordt aan het rechtzetten van deze fouten. Om het meest uit je mankracht en resources te halen is het fijn als ze op verschillende manieren ondersteunend aan elkaar zijn. Omdat er veel tijd en energie kan kruipen in het vloeiend houden van processen en gebruiken binnen het bedrijf valt er hier altijd wel het een en ander te evalueren en verbeteren. Dit vormt dan ook één van de eerste dingen welke wij met ons implementatietraject zullen bekijken.

Het standaardiseren van processen kan al snel tijdsbesparing opleveren, wat dus meer ruimte biedt voor werknemers om te besteden aan andere zaken. Naast het feit dat er veel tijd bespaard wordt kan er ook extra scherp op de kwaliteit worden gelet zoals we hierboven al schreven. Want door het elimineren van het variabele aspect wordt er meer stabiliteit gecreëerd en dit biedt weer de ruimte om te innoveren.

Databeheer en de kwaliteit hiervan waarborgen.

Dankzij goed ingerichte ERP software zorg je er dus voor dat bedrijfsgegevens en data goed op elkaar aansluiten en matchen met elkaar. Er is dus één waarheid van de data in plaats van, mogelijk, een handvol Excel databases waarin verschillende feiten staan die al lang niet meer rijmen met elkaar omdat dit niet structureel is bijgehouden.

Wanneer de gegevens bij iedereen binnen het bedrijf hetzelfde zullen zijn ga je dus enerzijds strakkere planningen maken waarbij de resources optimaal benut worden en er ook geen verloren tijd is waarin een machine had kunnen draaien, en anderzijds ga je een enorm positieve impact ervaren op de administratie en boekhouding van je onderneming. Want wanneer alle data toegankelijk en universeel is voor iedereen, wordt er ook weer tijd bespaard op het invoeren en controleren van gegevens en alle administratieve taken die hierbij komen kijken.

Door herhalende taken over te laten aan de ERP software ontneem je effectief de kans op fouten en alle bijkomende gevolgen van dien. Logischerwijs zal dit zich uitdrukken in minder verspilde energie en dus ook in meer waar voor het geld van je mensen, grondstoffen en machines.

Zet vol in op (online) samenwerking.

Wellicht is het je opgevallen dat heel veel producten en programma’s van Microsoft onder de zogeheten Microsoft (Dynamics) 365 vlag worden geplaatst. Dit is geen toeval! Microsoft is namelijk een groeiend ecosysteem aan het ontwikkelen waarin allerlei afzonderlijke applicaties samengebracht worden en, ook hier weer, in harmonie samen gaan werken gebaseerd op je bedrijfsgegevens.

Een van de bekendste tools uit Microsofts’ gereedschapskist is natuurlijk Microsoft 365 (voorheen beter bekend als Microsoft Office). Het bekende pakket waarin Excel, PowerPoint, Word en natuurlijk Outlook zijn opgenomen. Wie gebruikt ze niet? Het moge duidelijk zijn dat deze applicaties op iedere PC terug te vinden zijn.

Uiteraard is het vandaag de dag, met een wereldwijde pandemie achter de rug, niet meer weg te denken uit onze manier van aanpak: het online collaboreren aan projecten is een nieuwe standaard op de (online) werkvloer. Dit wordt door de komst van de nieuwste telg, Microsoft Teams, in de Microsoft 365 suite een stuk gemakkelijker dan ooit gemaakt. In deze tool voor online samenwerken zitten alle bekende programma’s van weleer verwerkt tot een Cloud variant. Simpel gesteld kun je hiermee met iedereen tegelijkertijd in real-time samenwerken in hetzelfde bestand. Zo loop je nooit achter de feiten aan doordat er zeven verschillende versies van hetzelfde bestand rondzweven op de server. Eén bestand, één actuele weergave van de waarheid. Daarnaast zal het geen verrassing zijn dat Business Central en Microsoft Teams perfect hand in hand gaan met elkaar. Teams vormt de centrale plek waar alles samenkomt, van communicatie tot samenwerken aan bestanden en projecten. Lees ook een van de vorige blogs die we hierover gemaakt hebben: “Hoe Microsoft 365 en Business Central samenwerken om je bedrijfsprocessen te optimaliseren”.

Bespaar structureel op kosten.

Hierboven schreven we al over de initiële hoge kosten om met een traditioneel en lokaal gehost ERP systeem te beginnen, zowel in financiële middelen als in mankrachten. Je moet tijd wijden aan het uitpluizen en optuigen van de processen in het ERP pakket; je mensen opleiden om het systeem goed te gebruiken en daarbij dien je de software en bijhorende licenties aan te schaffen.

ERP software is dus van oorsprong een kostbaar stuk techniek wanneer je bijvoorbeeld alleen al denkt aan het onderhouden van de lokale hardware bij je bedrijf. Gelukkig is dit in de afgelopen jaren disruptief, voor 98% van de bedrijven, ten einde gekomen. Er is een massale migratie naar Cloud systemen, waardoor je dus lokaal minder sterke computers nodig hebt omdat het zwaardere denkwerk wordt uitbesteed aan de ‘supercomputers’ in de serverfarm. Om over die mega dure server en bijhorend onderhoudscontract nog maar te zwijgen, want die zijn gewoon niet meer zo benodigd als voorheen. Er zijn vele voordelen aan het werken in een Cloud, daar kunnen we bij wijze van spreken ook een hele aparte blogpost mee vullen. Er is geen beter moment meer om de overstap naar SaaS te maken, de investering zal zichzelf terugverdienen in een kwestie van tijd!

Plannen tot in de puntjes.

Een bedrijf runnen is een hele klus, dat zal geen verrassing zijn. Het inkopen van de juiste materialen; het verwerken van verkoopopdrachten; het inplannen van de ploegen en de beschikbaarheid van bepaalde machines. Dit zijn enkele schakels die potentieel frictie in je bedrijfsketen kunnen veroorzaken, maar bovendien ook sterk afhankelijk van elkaar (kunnen) zijn.

Maar er zijn vanzelfsprekend nog meerdere punten in de keten die behoren tot het proces waar juist andere informatie relevant zal zijn. Denk bijvoorbeeld aan de bijhorende financiële administratie van een project of opdracht waar we in het vorige punt ook al naar gekeken hebben. Het gewerkte aantal uren wordt perfect bijgehouden en kan zo direct en eenvoudig gefactureerd worden. Met dusdanige workflows geef je de administratie afdeling zicht op alle relevante gegevens van een project, waardoor aan de hand hiervan eenvoudig een factuur opgesteld kan worden. Uiteraard, foutloos en compleet met alle details van dien.

Hopelijk raad je het al: met ERP software zijn al deze schakels aan elkaar verbonden waardoor dit zo strak mogelijk in de juiste planning kan worden gegoten. Efficiëntie is altijd waar het om draait! Een veelgebruikte tool hiervoor is de Gantt-Chart, een projectplanning systeem waarmee (productie)taken op een visuele manier worden uitgebeeld. Als er ergens in een project disruptie ontstaat, door bijvoorbeeld een uitlopende levertijd van materiaal, dan zie je in een Gantt-planning direct welke gevolgen dit mogelijk met zich mee brengt voor een project. Hierdoor wordt het voor alle afdelingen in één klik op de knop duidelijk wat de status is.

Hebben we je aan het denken gezet en ben je benieuwd of jouw (productie)bedrijf ook kan profiteren van ERP software? Vul de ERP-checklist in en ondervind het zelf! Of heb je vragen voor ons? Laat het ons weten en neem contact op, we helpen graag!

ERP software voor productiebedrijven   Contact opnemen