Microsoft 365 Copilot: wat is het, hoe werkt het en hoe gebruik je het in de Microsoft 365 apps?

Gebruikers van de Microsoft 365 Suite weten als geen ander dat de combinatie van de producten, apps en tools die het pakket bevat de productiviteit en efficiëntie flink bevordert. Nu, dankzij de implementatie van Artificial Intelligence (AI) in de MS 365 Suite, worden de Microsoft 365 apps zoals Word, Excel, PowerPoint nóg krachtiger.

Microsoft introduceerde twee weken geleden de nieuwe Microsoft 365 Copilot - die een AI-gestuurde productiviteitslaag aanbrengt dankzij de integratie met jouw favoriete apps uit de Microsoft Suite. Zo neemt de Copilot eenvoudig routinetaken uit handen, waardoor er tijd vrijkomt voor werknemers om zich te focussen op andere belangrijke werkzaamheden.

Hieronder gaan we dieper in op wat Microsoft 365 Copilot is en hoe het werkt, achter de schermen, maar ook in de Microsoft 365 apps.

Wat is Microsoft Dynamics 365 Copilot?

Microsoft Dynamics 365 Copilot is zoals we hierboven al even even kort benoemdde een AI-chatbot fungerend als jouw persoonlijke assistent op werk. De Copilot werkt samen met jou in Microsoft's mailprogramma's, documenten-apps, teams, presentatie- en vergaderapps en ga zo maar door.

Ken je Clippy nog? De hulpassistent die je vroeger wegwijs maakte in de programma's van Microsoft. Stel je Clippy 4.0 voor, de chatbotassistent die van jou en met jou leert. Het blijft een chatbot, zoals je wellicht wel kent van ChatGPT. Ken je dit niet, laat ons je dan nu vertellen dat dit een nieuwe revolutie is in de online wereld. Microsoft was overigens al een early adopter van ChatGPT, heel snel werd ChatGPT namelijk geïmplementeerd in de zoekmachine BING.

Hoe werkt de AI gestuurde Copilot?

Grote en krachtige taalmodellen (Large Language Models - LLM's) gecombineerd met jouw (organisatiebrede) gegevens in de Microsoft Graph en de Microsoft-365 apps, dat is wat Copilot gebruikt om jou te assisteren in jouw werkzaamheden. Mocht je niet bekend zijn met de Microsoft Graph: Microsoft Graph is de centrale bron in de cloud met al je gegevens uit alle apps die je gebruikt binnen de Microsoft 365 Suite.

De drie technologiën achter het Microsoft 365 Copilot-systeem.

1. De Office apps (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, et cetera),
2. Alle inhoud en context van jou en jouw organisatie opgeslagen in de MS Graph,
3. Het GPT-4 Large Language Model (LLM) dat menselijk leesbare tekst parseert/ontleedt, begrijpt en creëert.

Binnen de Office-apps wordt de Copilot chatbox beschikbaar. Stel één simpele vraag in de chatbox en het Copilot-avontuur begint!

Hoe gebruik je de Microsoft 365 Copilot?

Laten we eens kijken wat de Chatbot allemaal kan doen. Hieronder bekijken we een aantal van de meest gebruikte Microsoft apps en vertellen we kort hoe het in de betreffende app werkt. Allereerst kun je in alle Microsoft 365 apps chatten met de Chatbot. Stel een vraag terwijl je bijvoorbeeld bezig bent in Word en de chatbot genereert documenten, templates en antwoorden (ligt er natuurlijk aan wat je vraagt en hoe je de vraag formuleert).

Hoe gebruik je Copilot in Microsoft Word?

Copilot in Word schrijft, bewerkt, vat samen en creëert terwijl je het antwoord in real-time op het scherm ziet verschijnen. Stel een eenvoudige vraag/prompt en Copilot maakt in Word razendsnel een eerste conceptversie. En dankzij de data die Copilot ophaalt uit de MS Graph (op de achtergrond) kan die ook organisatiebrede documenten, presentaties, vergaderingen en gesprekken hiervoor gebruiken.

Bestaande documenten verder vullen met relevante informatie, samenvattingen van lappen tekst maken, hele documenten herschrijven en documenten delen met collega's zijn een aantal van de oneindig veel mogelijkheden die Copilot met zich meebrengt. Krijg suggesties, verander de toon van het bericht/document van informeel naar formeel of andersom. Voer spellingchecks uit, versterk argumenten en werk inconsistenties weg. Al met al heeft Copilot tal van mogelijkheden voor MS Word.

Hier zijn enkele voorbeeldprompts die je kunt proberen:

• "Ontwerp een projectvoorstel van twee pagina's op basis van de gegevens uit [een document] en [een spreadsheet]."
• "Maak de derde paragraaf beknopter. Verander de toon van het document zodat het informeler klinkt]."
• "Maak een ontwerp van één pagina op basis van deze ruwe schets."

Hoe gebruik je Copilot in Microsoft Excel?

Werken in Excel ging gepaard met complexe formules. Met de komst van Copilot is dit verleden tijd en een stuk gebruiksvriendelijker geworden. Stel een specifieke vraag die de formule vervangt en krijg de specifieke Excel uitkomsten zoals je dat gewend blent.

Samen werken met Copilot zorgt ervoor dat gegevens in Excel snel en eenvoudig te analyseren zijn. Stel Copilot vragen/prompts over de gegevens in Excel. Je kunt ze stellen in 'gewone' taal, dus geen complexe formules meer. Copilot antwoordt onder andere middels correlaties, stelt what-if scenario's voor, stelt nieuwe formules voor of genereert hele modellen, tabellen of genereert grafieken op basis van jouw vragen.

Identificeer trends, maak krachtige visualisaties of vraag om aanbevelingen. Een aantal voorbeeldprompts zijn:

• "Splits de verkoop in onder soort verkoop en via welk kanaal verkocht, voeg dit samen in een tabel."
• "Projecteer het effect van [een variabele verandering] en maak een grafiek om te helpen visualiseren."
• "Modelleer hoe een verandering in het groeipercentage voor [variabele] mijn brutomarge zou beïnvloeden."

Hoe gebruik je Copilot in Microsoft PowerPoint?

Copilot is sinds kort ook beschikbaar voor Microsoft PowerPoint, in het kort kun je met Copilot je ideëen eenvoudig en vooral snel omzetten in PPT presentaties. Wat Copilot voor je kan doen is middels Microsoft Graph organisatiebrede documenten doorzoeken en deze samenvatten én direct omzetten in een reeks slides, compleet met bronnen, notities en/of onderschriften.

Lange presentaties inkorten met één klik, omschrijf hoe de lay-out van een presentatie eruit moet zien en moet voelen voor het publiek (grappig, informatief etc.), laat hele teksten herschrijven of laat animaties net even die halve seconde later beginnen.

1. "Maak een presentatie van vijf dia's op basis van [een Word-document] en voeg relevante stockfoto's toe."
2. "Maak deze presentatie beknopter en vat samen in een presentatie van 3 dia's."
3. "Creëer drie kolommen op basis van deze drie opsommingen, en zorg dat iedere kolom een afbeelding krijgt."

Hoe gebruik je Copilot in Microsoft Outlook?

Beter, sneller en eenvoudiger werken in Outlook dankzij Artificial Intelligence is met de komst van de Microsoft Dynamics 365 Copilot mogelijk. Besteed minder tijd aan de opstapeling van e-mails in je inbox, maar besteed meer tijd aan het daadwerkelijk communiceren. Dat is dus beter, sneller en eenvoudiger.

Wat Copilot allemaal voor je kan doen? Lange, ingewikkelde e-mailconversaties bestaande uit meerdere threads, samenvatten zodat je snel ziet en begrijpt waar het over gaat en wat iemand gezegd heeft. Maar Microsoft Copilot kan ook de verschillende standpunten per persoon (bij een e-mailthread met meerdere personen) opsommen en de open vragen uit de e-mails halen zodat je deze eenvoudiger en sneller kunt beantwoorden.

Maak gebruik van andere/eerdere e-mails en andere organisatiebrede inhoud/content die dankzij Microsoft Graph en gegevens uit de 365-apps beschikbaar zijn voor Copilot. Dankzij deze data kan Copilot een uitgebreid, goed onderbouwd antwoord schrijven op de mail die je wilt beantwoorden. Pas naar eigen zinnen alsnog de toon en de lengte van het bericht aan.

Hier zijn enkele voorbeeldopdrachten en aanwijzingen die u kunt proberen:

• "Vat de e-mails samen die ik heb gemist terwijl ik vorige week weg was. Markeer de belangrijke punten over [onderwerp]."
• "Stel een antwoord op waarin je hen bedankt en vraagt om meer informatie over hun tweede en derde punt; kort dit bericht in en maak de toon professioneel."
• "Nodig iedereen uit voor 'lunch en leren' over nieuwe productlanceringen aanstaande donderdag om 12 uur. Vermeld dat voor de lunch wordt gezorgd."

Hoe gebruik je Copilot in Microsoft Teams?

Ook in het meest populaire samenwerkingsprogramma -Microsoft Teams- is Copilot actief, en hoe! Efficiënter vergaderen door je sneller voor te bereiden, agenda- en discussiepunten organiseren, notuleren en de handige feature om dit om te zetten in actiepunten zodat iedere deelnemer weet waar die aan kan werken. 

Open een chat met Copilot en deze geeft je antwoorden op (organisatiespeciek) niveau of de pilot praat je bij over wat je gemist hebt dankzij de organisatiebrede data in MS Graph. 

Copilot is dus een krachtig hulpmiddel dat jou efficiënter laat (samen)werken in Teams, deze biedt hulp bij - of neemt veel voorkomende, repetitieve en tijdrovende taken volledig over; maak snel vergaderagenda's op basis van de gespreksgeschiedenis, identificeer de juiste persoon voor follow ups, stuur automatisch afspraken en noem het maar op.

Hieronder drie praktijk voorbeelden van commando's en aanwijzingen die je kunt proberen:

• "Vat samen wat ik in de vergadering heb gemist. Welke punten zijn er tot nu toe besproken en welke afspraken zijn gemaakt?"
• "Maak een tabel met voor- en nadelen voor [besproken onderwerp]. Wat moeten we nog meer overwegen voordat we een beslissing kunnen nemen?"
• "Welke beslissingen zijn er genomen, en wat zijn enkele voorgestelde volgende stappen?"

Wist je dat Microsoft Dynamics 365 Business Central in combinatie met de Copilot in de Microsoft 365 applicaties jouw werk nog efficiënter maakt? 

Het is al met al een zeer interessante revolutie en het biedt oneindig veel mogelijkheden om het (werk)leven net een stukje makkelijker te maken. De combinatie tussen Microsoft 365 en Microsoft Dynamics 365 Business Central biedt overigens vele voordelen om je bedrijfsprocessen te stroomlijnen.

Wist je ook dat Microsoft een van de allereerste was die chatGPT commerciëel gebruikte om apps te developen in hun Low-code oplossing genaamd 'Power Platform'?

Microsoft is een voorloper in de tech-wereld en was dus een van de eerste die GPT commercieel gebruikte in Microsoft Power Platform's Power Apps. De functie heet 'Express Design' en geeft gebruikers de mogelijkheid om, volledig geautomatiseerd, hun tekeningen, afbeeldingen en designs om te zetten in app-interfaces (UI's) middels instructies in 'gewone' taal.

Leestip > Microsoft 365 Copilot & Microsoft Power Platform, een Artificial Intelligence-gestuurd Low Code platform.

Hoe de software van Microsoft met behulp van Artificial Intelligence jouw bedrijf naar een nog hoger niveau kan tillen...

Een geïntegreerde software-oplossing van Microsoft zoals Business Central, Microsoft 365 en het low-code Power Platform zijn onmisbaar als je wilt blijven groeien met je bedrijf. Nu, met de komst van Artificial Intelligence, is het een no-brainer om met deze systemen en de Copilot nóg efficiënter aan het werk te willen.

Meer informatie of eens sparren over de mogelijkheden? Neem contact met ons op en we helpen je graag! 

Contact opnemen  Meer over Microsoft 365 & Business Central