Bereken het ROI van een ERP-systeem.

ERP, of Enterprise Resource Planning, is een verzamelnaam voor software die diverse bedrijfsprocessen (zoals logistiek, administratief, financieel, enzovoort) verbindt en centraliseert in één centrale database. Zo’n systeem maakt verregaande automatisering mogelijk, waardoor bedrijven efficiënter en foutloos kunnen werken. Een goed geïmplementeerd ERP-systeem is een investering in zowel tijd als kosten, maar kan een bedrijf enorme voordelen opleveren. Je wil echter wel zien wat het oplevert en hoe (snel) je de investering terugverdient. Om de waarde van je investering te rechtvaardigen en om weloverwogen beslissingen te nemen over de toekomst van je bedrijf, moet je de potentiële impact van je investering begrijpen. Dit kan door te kijken naar de Return on Investment (ROI).

In deze blog gaan we verder in op de vele voordelen van ERP-systemen, hoe je de ROI nauwkeurig kunt berekenen en bieden we tips om het maximale rendement uit je ERP-investering te halen. We zullen ook kijken naar de ROI van Microsoft Dynamics 365 Business Central, het ERP-systeem waar wij bij ABC gespecialiseerd in zijn. Hiervoor duiken we dieper in de resultaten van het onderzoek van Forrester Research: The Total Economic Impact (TEI) of Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Inhoudsopgave:
Waarom ERP?
Voordelen van een ERP-systeem
De ROI van ERP
ROI van een ERP-systeem berekenen
ERP ROI Formule
5 tips om meer waarde te halen uit je ERP-systeem en je rendement te verhogen
De ROI van ERP: veelgestelde vragen
Wat is de ROI van Microsoft Dynamics 365 Business Central? Een blik op het Forrester Research onderzoek
Zet jij de volgende stap?

Waarom ERP?

Voordat we dieper ingaan op de ROI van ERP, gaan we het kort hebben over de software zelf. ERP-systemen bieden een breed scala aan voordelen die bedrijven kunnen helpen om hun operationele efficiëntie te verbeteren en hun concurrentiepositie te versterken. Het integreert verschillende bedrijfsprocessen in één geconsolideerde database, waardoor een realtime overzicht ontstaat van alle activiteiten. Daarnaast kenmerkt een ERP-systeem zich door zijn modulaire opbouw, waar bijvoorbeeld standaardmodules zoals financiën en inkoop aanwezig zijn en extra modules kunnen worden toegevoegd op basis van specifieke behoeften. Een ander belangrijk kenmerk is de integratie van financiële en logistieke processen, wat zorgt voor actueel inzicht in de financiële situatie te allen tijde. Wil je meer informatie over wat een ERP-systeem is? Check dan deze pagina: Wat is een ERP-systeem?

ERP voor verschillende bedrijfsgroottes
ERP-systemen kunnen worden aangepast aan verschillende bedrijfsgroottes, van kleine bedrijven tot grote ondernemingen. Voor kleine bedrijven zijn er speciale ERP-oplossingen die passen bij hun behoeften en budget. Deze systemen helpen bij het beheren van activiteiten op een efficiënte en georganiseerde manier. Voor middelgrote en grote ondernemingen zijn er geavanceerdere ERP-oplossingen die meer complexe processen kunnen beheren en integreren. Als je meer wilt weten over ERP voor kleine bedrijven en het MKB, check dan de volgende pagina’s: ERP voor kleine bedrijven en ERP voor MKB.

Voordelen van een ERP-systeem.

Het is belangrijk om eerst te begrijpen waaróm je eigenlijk in een ERP-systeem investeert en wat je ermee hoopt te bereiken, voordat je aan de slag gaat met het berekenen hoeveel winst het je kan opleveren. We zetten daarom eerst enkele voordelen op een rijtje die ERP-systemen bieden en hoe ze die voordelen genereren, zodat je een duidelijk beeld krijgt van wat je kunt verwachten.

Je gegevens opgeslagen in één database
ERP-systemen verzamelen gegevens uit alle hoeken van je organisatie en bewaren ze op één centrale plek. Dit betekent dat iedereen, van managers tot medewerkers, toegang heeft tot actuele en nauwkeurige informatie over bedrijfsactiviteiten, financiën, voorraad en meer. Zo hoef je niet langer verschillende systemen te raadplegen en bespaar je tijd.

Minder gegevenssilo's
Met een gedeelde database doorbreekt een ERP-systeem gegevenssilo's. Dit betekent dat informatie gemakkelijk kan worden gedeeld tussen afdelingen, waardoor samenwerking wordt bevorderd en beslissingen sneller kunnen worden genomen. Bijvoorbeeld, als je inzicht hebt in de hele toeleveringsketen, kun je beter plannen en je productie optimaliseren.

Eenvoudig opschalen
Vooral cloudgebaseerde ERP-systemen bieden een flexibel platform dat meegroeit met je bedrijf. Of je nu een startup bent die snel wil uitbreiden of een gevestigd bedrijf dat nieuwe markten wil betreden, een ERP-systeem kan je helpen om je doelen te bereiken zonder dat je helemaal opnieuw hoeft te beginnen.

Minder fouten
Met geautomatiseerde processen en gestroomlijnde facturering helpt een ERP-systeem om menselijke fouten te verminderen. Dit bespaart niet alleen tijd, maar ook geld, omdat bestellingen sneller worden verwerkt en klanten eerder worden betaald.

Efficiëntere workflows
Een ERP integreert processen over afdelingen heen, waardoor belanghebbenden het hele proces kunnen volgen vanuit één systeem. Dit betekent bijvoorbeeld dat een verkoper de status van een bestelling kan controleren zonder andere teams lastig te vallen. Het resultaat? Betere klantenservice en sterkere klantrelaties.

De ROI van ERP.

Oké, nu is het duidelijk wat je met een ERP-systeem kan en welke voordelen het je kan bieden. Maar zo’n softwaresysteem is natuurlijk niet gratis. Als bedrijfseigenaar stel je jezelf al snel de vraag: hoeveel gaat deze investering opleveren? Een terechte vraag, want je kan elke euro maar één keer uitgeven. En gelukkig kunnen we die vraag voor je beantwoorden.

Zoals je hierboven hebt gelezen biedt een ERP-systeem je vele voordelen en daarmee dus een enorme waarde. Het kwantificeren van die waarde is echter cruciaal om een businesscase op te bouwen die een ERP-investering in de eerste plaats rechtvaardigt. Verder helpt zo’n analyse je bij het evalueren en anticiperen op de impact van een ERP-systeem op je organisatie en ook bij het verfijnen van je ERP-aanpak in de loop van de tijd, zodat de waarde blijft toenemen. Maar, omdat ERP-systemen het potentieel hebben om zoveel verschillende aspecten van een bedrijf te raken, kan het kwantificeren van hun impact - en dus hun ROI - complex zijn. Dit geldt met name voor bedrijven die migreren naar cloud-ERP-systemen en de ontastbare voordelen waarvan de ROI minder gemakkelijk in euro’s te kwantificeren is.

ROI van een ERP-systeem berekenen.

Het vaststellen van de ROI van een ERP-implementatie is dus geen simpel klusje, ondanks dat de meeste voordelen van ERP-systemen goed gedocumenteerd zijn. Voordat we dieper ingaan op een berekening, bekijken we eerst drie belangrijke factoren die relevant zijn voor het berekenen van de ROI van een ERP-implementatie: het verschil tussen on-premises en cloud-implementatiemodellen, het onderscheid tussen ‘harde’ en ‘zachte’ opbrengsten, en de fasen van initiële implementatie versus doorlopend gebruik.

Verschil on-premises en cloud-implementatiemodellen
De keuze van het implementatiemodel heeft aanzienlijke invloed op de berekening van de ROI van een ERP. In technische termen is de term ‘ROI’ zelfs niet van toepassing op cloudgebaseerde systemen, omdat ze doorgaans worden betaald via periodieke abonnementskosten, die worden beschouwd als operationele kosten. ROI verwijst traditioneel naar kapitaalinvesteringen, zoals licenties en infrastructuur voor on-premises systemen. Echter, organisaties die cloud-ERP implementeren, gebruiken wel de principes van ROI om de waarde van hun systemen te begrijpen.

Fasen van implementatie en gebruik
ERP-implementaties doorlopen doorgaans twee hoofdfasen: de initiële installatie en het voortdurende gebruik door werknemers. Tijdens deze fasen vertrouwen bedrijven vaak op hun ERP-leveranciers om te helpen bij de implementatie en datamigratie. Het is echter essentieel om te investeren in training voor werknemers en gebruiksvriendelijkheid om het maximale rendement uit het nieuwe ERP-systeem te halen. Daarom richten veel succesvolle implementaties zich op uitgebreide training voor werknemers en een gebruiksvriendelijke interface die de lange termijn gebruikservaring verbetert.

Meer weten over hoe je een ERP-implementatie aanpakt? Check de blog: ‘Een ERP-implementatie: hoe pak je dat aan’

Harde en zachte ROI
Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen 'harde' en 'zachte' ROI. Harde ROI omvat meetbare financiële voordelen, zoals toename in omzet of besparingen op kosten, die gemakkelijk in geld uitgedrukt kunnen worden. Aan de andere kant verwijst zachte ROI naar minder tastbare voordelen, zoals verbetering van het werknemersmoraal (de algemene perceptie van werknemers over hun organisatie) of merkwaarde, waarvan de exacte waarde moeilijker te meten is.

Bij het berekenen van de ROI moet je alle directe en indirecte kosten meenemen voor de aanschaf en het gebruik van de software gedurende een vooraf bepaalde periode. Enkele componenten van deze kosten zijn onder andere:

• Software: gebruikerslicenties, modules, aanpassingen, integraties met andere systemen, rapportage- en business intelligence-tools, interfaces, onderhoud en upgrades
• Hardware: infrastructuur, servers, computers, mobiele apparaten, netwerkverbindingen
• Diensten: implementatie, gegevensconversie, advies, training, ondersteuning, projectbeheer, optimalisatie

Hoewel het moeilijker is om te berekenen, zijn de (verwachte) opbrengsten van de investering minstens zo belangrijk. Er zijn verschillende directe, meetbare voordelen die per branche en organisatie zullen variëren. Enkele voorbeelden hiervan zijn:

• Verminderde voorraadkosten
• Lagere administratieve kosten
• Hogere omzet
• Vermindering van het aantal medewerkers
• Toename van het aantal offertes dat wordt omgezet in orders

Daarnaast kunnen er ook indirecte voordelen zijn die leiden tot opbrengsten. Denk hierbij aan:

• Meer tevreden werknemers
• Meer tevreden klanten
• Efficiënter werken met minder fouten, dubbel werk en tijdverspilling
• Verbeterde en snellere besluitvorming

ERP ROI Formule

Nu we meer weten over ERP en waar je aan moet denken bij het berekenen van de ROI, gaan we nu over op een handige formule.

Om er achter te komen welk rendement een investering oplevert, kun je de volgende formule gebruiken:

Voorbeeld
Stel, een bedrijf besluit om te investeren in een nieuw marketingplatform. Na implementatie van het platform, merkt het bedrijf een toename van € 150.000 aan extra omzet per jaar op. De totale kosten voor het aanschaffen en implementeren van het platform bedragen € 30.000. Om de ROI te berekenen, gebruiken we de formule.

Opbrengsten = € 150.000 (extra omzet per jaar)
Investering = € 30.000 (kosten van het marketingplatform)

Dus, de ROI wordt berekend als:

ROI = (€ 150.000 - € 30.000) / € 30.000 = € 120.000 / € 30.000 = 4

Dit betekent dat voor elke euro die is geïnvesteerd in het marketingplatform, het bedrijf € 4 terugkrijgt aan extra omzet. Dit vertegenwoordigt een ROI van 400%.

Zoals eerder benoemd, wordt deze formule meestal gebruikt voor ERP-systemen die lokaal worden gehost (on-premises). Daarbij verwijzen de totale kosten van de investering (TCO) naar de initiële kosten van de aangeschafte activa plus de lopende operationele kosten. In het geval van een cloudgebaseerd ERP-systeem worden de vergelijkbare kosten vaak uitgedrukt als maandelijkse of jaarlijkse licentiekosten voor het gebruik van de ERP-software. Hoe hoger de verhouding van inkomsten tot TCO (of het equivalent in de cloud), hoe hoger het rendement op de investering, oftewel de ROI.

Een ander voorbeeld: een fabrikant van consumentenproducten heeft een op de cloud gebaseerd ERP-systeem geïmplementeerd, betaald via een jaarabonnement. Het bedrijf moet de ROI van deze nieuwe oplossing berekenen drie jaar nadat deze in gebruik is genomen. De initiële implementatiekosten bedroegen € 50.000 en de jaarlijkse kosten bedragen € 100.000. Dit resulteert in een driejarige cloud-equivalente TCO van € 350.000.

Natuurlijk is dit een vereenvoudigd voorbeeld; de totale kosten kunnen ook andere uitgaven omvatten, zoals kosten voor training van werknemers, kosten van de implementatiepartner, en andere variabelen, afhankelijk van het specifieke gebruiksscenario en implementatiemodel.

De totale waarde die een bedrijf aan ERP kan toeschrijven, zal afhangen van de aard van het bedrijf en kan verbeteringen omvatten in product-, transport- of voorraadkosten, verhoogde orderhoeveelheden, verlaagd personeelsbestand en lagere administratieve kosten. Naast deze harde rendementen kan een bedrijf ook immateriële voordelen halen uit de implementatie van zijn ERP, zoals het eerder genoemde verbeterde werknemersmoraal, die ook in de ROI-berekeningen moeten worden meegenomen.

5 tips om meer waarde te halen uit je ERP-systeem en je rendement te verhogen.

1. Zorg voor goede training
   Om het beste uit een nieuw ERP-systeem te halen, moeten werknemers leren hoe ze het moeten gebruiken. Investeer in training zodat iedereen vertrouwd raakt met de nieuwe manier van werken. Op de lange termijn zal dit zich terugbetalen door efficiënter gebruik van de software. Bekijk onze ABC Academy voor trainingen.

2. Krijg steun van het management
   Het is belangrijk dat de leidinggevenden achter het nieuwe ERP-systeem staan en begrijpen hoe het bijdraagt aan de groei en het succes van het bedrijf. Als zij enthousiast zijn, zullen werknemers dat ook zijn.

3. Blijf evalueren
   Houd regelmatig bij hoe het ERP-systeem presteert en zoek naar manieren om het te verbeteren. Door continu te evalueren en aan te passen, blijft het systeem optimaal werken voor jouw bedrijf.
   
   
4. Wees realistisch over kosten en baten
   Schat de kosten van de implementatie realistisch in en meet nauwkeurig de voordelen die het oplevert. Denk hierbij aan zowel de tastbare als de ontastbare voordelen.
   
   
5. Vermijd veelvoorkomende valkuilen
   Dit omvat het behandelen van de implementatie als een traditioneel technologieproject en het niet nauwkeurig meten van de ROI. Door te leren van de fouten van anderen en een realistische aanpak te volgen, kun je ervoor zorgen dat je ERP-implementatie succesvol is en het maximale rendement oplevert voor je bedrijf.

Door deze tips te volgen en je ERP-implementatie goed te beheren, kun je ervoor zorgen dat je het maximale uit je investering haalt en je bedrijf naar succes leidt. Het is wel belangrijk om te weten wanneer je moet stoppen met het berekenen van ROI, vooral voor de cloudgebaseerde ERP-systemen. Als je bijvoorbeeld een machine koopt die 10 jaar meegaat, kun je gemakkelijk elk jaar de kosten en baten berekenen en stoppen zodra de machine niet meer wordt gebruikt. Maar bij cloudgebaseerde software is er meestal geen duidelijke einddatum, omdat updates automatisch plaatsvinden. Op een gegeven moment wordt het nieuwe ERP-systeem gewoon een normaal onderdeel van hoe het bedrijf werkt, en dan is het niet nodig om de ROI nog verder te meten.

De ROI van ERP: veelgestelde vragen.

Hoe bereken ik de ROI van een ERP-implementatie?
Om de ROI van een ERP-implementatie te berekenen, moet je kijken naar de totale waarde van de investering en de totale eigendomskosten. De formule hiervoor is: ROI = (opbrengsten investering - totale kosten van de investering) / totale kosten van de investering x 100%. Als de verhouding hoger is, betekent dit dat de ROI hoger is.

Wat is de zakelijke waarde van ERP?
ERP-systemen zijn waardevol voor bedrijven omdat ze een compleet overzicht bieden van alle operationele activiteiten. Hierdoor kunnen leiders en belangrijke besluitvormers geïnformeerde keuzes maken over de strategie van het bedrijf, kansen voor groei en toekomstige investeringen.

Hoe lang duurt het voordat ik rendement zie op een investering in cloud-ERP?
Er is geen vaste tijdlijn voor het zien van rendement op een investering in cloud-ERP. Een succesvolle implementatie en training van werknemers kunnen echter meteen impact hebben. Dit kan leiden tot groei van de omzet, lagere operationele kosten en verbeterde productiviteit van werknemers.

Wat is de ROI van een ERP-implementatie?
De ROI van een ERP-systeem omvat zowel tastbare als ontastbare voordelen. Tastbare voordelen, zoals omzetgroei en lagere overheadkosten, zijn gemakkelijk te meten. Ontastbare voordelen, zoals verbeterd werknemersmoraal en klantvertrouwen, zijn moeilijker te meten maar kunnen toch waardevol zijn.

Wat zijn de 5 elementen van een standaard ERP?
De belangrijkste elementen van een standaard ERP zijn: een gedeelde database die informatie centraliseert, een consistente gebruikerservaring, integratie met bestaande bedrijfsprocessen, automatisering van repetitieve taken en het afbreken van afdelingssilo's voor meer efficiëntie en betere communicatie binnen de organisatie.

Wat is de ROI van Microsoft Dynamics 365 Business Central? Een blik op het Forrester Research onderzoek.

Waar wij ons bij ABC op richten, is Microsoft Dynamics 365 Business Central. Dit is een cloudgebaseerd ERP-systeem, ontworpen voor kleine en middelgrote bedrijven. In 2023 heeft Microsoft het onderzoeksbureau Forrester Research ingeschakeld om een Total Economic Impact™ (TEI) onderzoek uit te voeren. Forrester Research is een internationaal onderzoeksbureau dat zich richt op marktonderzoek, analyse en advies op het gebied van technologie en zakelijke strategieën. Ze onderzochten voor deze studie de kostenbesparingen, zakelijke voordelen en de mogelijke ROI die bedrijven kunnen behalen door de implementatie van Dynamics 365 Business Central. Het hoofddoel van dit onderzoek was om lezers een gestructureerd kader te bieden waarmee ze de potentiële financiële impact van Business Central op hun eigen organisaties kunnen evalueren.

Lees het volledige onderzoek hier: The Total Economic Impact of Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Een stap vooruit dankzij Business Central
Voor het onderzoek heeft Forrester vijf vertegenwoordigers van verschillende bedrijven geïnterviewd die ervaring hebben met het gebruik van Business Central. Deze vertegenwoordigers hebben inzicht gegeven in hoe Business Central hun bedrijfsvoering heeft veranderd en welke voordelen ze hebben ervaren na de implementatie van de software. Door de ervaringen van deze vertegenwoordigers te combineren, kon Forrester een algemeen beeld krijgen van de potentiële voordelen van Business Central voor een bedrijf.

Voor de geïnterviewde bedrijven was de overstap naar Business Central een stap vooruit vanaf hun eerdere werkwijze met onsamenhangende systemen. Deze systemen waren niet goed op elkaar afgestemd en zorgden voor inefficiëntie en complexiteit. Na de implementatie van Business Central merkten de bedrijven verbeteringen op in verschillende aspecten van hun bedrijfsvoering. Zo zagen ze verbeteringen in de productiviteit van het personeel, kostenbesparingen op externe rapportage en advieskosten, en aanzienlijk vereenvoudigde en minder kostbare ERP-implementaties in de cloud. Ze beschreven ook hoe Business Central hun organisaties in staat stelde om extra omzet te genereren die niet mogelijk was met hun verouderde oplossingen.

Nog enkele andere voordelen die de geïnterviewden benoemde tijdens het onderzoek:

• Meer winst door extra omzet uit Business Central. Met Business Central kunnen bedrijven nieuwe projecten uitvoeren en nieuwe klanten binnenhalen, wat direct leidt tot meer inkomsten en winst.
• Betere besluitvorming dankzij Business Central. Mensen die ze hebben gesproken, zeggen dat ze betere beslissingen kunnen nemen in hun dagelijkse werk dankzij de real-time informatie die ze krijgen van Business Central.
• Verbeterde werknemerservaring. Met Business Central hebben werknemers minder last van handmatig werk en rompslomp die wordt veroorzaakt door verschillende onhandige ERP-systemen.
• Integratie met andere Microsoft-oplossingen. Business Central past goed bij andere Microsoft-software, wat extra voordelen oplevert uit die software.

Wat betreft kosten, over een periode van drie jaar omvat dit:

• Abonnementskosten aan Microsoft van $51.500. Bedrijven betalen deze kosten per gebruiker per maand om Business Central te gebruiken.
• Implementatiekosten, doorlopend beheer en trainingskosten van $126.000 over drie jaar. Dit omvat de kosten van het uitrollen van Business Central over een periode van vier maanden en het onderhouden van de oplossing daarna.

De ROI van Business Central
Uit het onderzoek blijkt dat bedrijven over een periode van drie jaar voordelen van $484.000 ervaren in vergelijking met kosten van $178.000. Dit resulteert in een netto contante waarde (NPV) van $306.000 en een ROI van 172%. Dit betekent dat de kosten voor het implementeren van Dynamics 365 Business Central binnen minder dan een jaar worden terugverdiend. Dit is een opmerkelijke prestatie die de impact van een doordachte ERP-implementatie onderstreept. Het is niet alleen een kwestie van kostenbesparingen, maar ook van het vrijmaken van waardevolle middelen en het stimuleren van groei. Met Dynamics 365 Business Central hebben bedrijven de sleutel in handen om hun processen te optimaliseren, hun operationele efficiëntie te verhogen en zich aan te passen aan een snel veranderende markt.

Quotes van de ondervraagden:

‘’We hadden aparte producten voor boekhouding, voorraadbeheer en analytics. Al deze systemen werkten niet goed samen, soms waren ze alleen deels compatibel met elkaar. We werkten met verschillende leveranciers, verschillende omgevingen en verschillende technologieën die allemaal hun eigen weg gingen.’’ – Directeur van een handelsbedrijf

"In het verleden moesten we handmatig leveringen koppelen aan leveranciersfacturen. We hadden geen integratie, dus alles moest handmatig worden verwerkt, wat uren per week in beslag nam. Met Business Central hoeven we hier niet meer apart naar te zoeken." – Manager financiën en integraties bij een gezondheidszorginstelling

"Door geautomatiseerde facturering in Business Central, kunnen we onze verkoopcapaciteit vergroten en ons helpen sneller te groeien." – CEO van een IT-dienstenbedrijf

Zet jij de volgende stap?

In een tijd waarin flexibiliteit en wendbaarheid essentieel zijn voor succes, biedt Business Central een betrouwbare partner voor bedrijven van elke omvang. Of je nu een start-up bent die net begint of een gevestigde onderneming die haar groei wil versnellen, de voordelen van Dynamics 365 Business Central en de resultaten uit het onderzoek zijn duidelijk en overtuigend.

Dus, wat is de volgende stap voor jouw bedrijf? Misschien is het tijd om de ROI van jouw ERP te berekenen en de weg vrij te maken voor toekomstig succes. Met de resultaten van het Forrester-onderzoek als leidraad, kun je met vertrouwen de volgende stap zetten op je reis naar groei en innovatie.

Vraag een gratis demo aan Neem contact met ons op