Wat is robotic accounting en hoe zet ik dit in voor mijn bedrijf?

Robotic accounting is een vorm van robotgestuurde procesautomatisering (RPA) binnen de financiële wereld. Deze technologie beperkt of vervangt menselijke taken in boekhoudkundige processen door inzet van robots. Dit maakt het mogelijk om bijvoorbeeld facturen geheel automatisch en correct te boeken en te verwerken, zonder het risico van menselijke fouten. Het is een waardevolle technologische ontwikkeling, met name voor sectoren die hoge eisen stellen aan nauwkeurigheid en snelheid, zoals de groothandel of e-commerce branche. Ontdek in deze blog de voordelen en hoe je deze technologie kunt toepassen om jouw boekhoudprocessen te automatiseren.

Inhoudsopgave:
- Wat is robotic accounting?
- Voordelen van een robotic accounting
- De implementatie van robotic accounting
- Use cases
- Samengevat

Wat is robotic accounting?

Robotic accounting is eigenlijk een vorm van algoritme dat bepaalde taken van de mens overneemt. Dit varieert van gegevens van een eerder gescande factuur 'lezen' tot het volledig automatisch boeken van de factuur. De robot kan dit allemaal, en zelfs een stuk sneller én foutloos. Robotic accounting wordt soms gezien als een vervanging van de mens, maar dat is het verre van. Denk eerder aan een technologische ‘assistent’ die je helpt bij de alledaagse (meestal minder leuke) repetitieve taken.

Deze technologie is constant in ontwikkeling. Op dit moment ondersteunen deze robots bedrijven met ‘simpele’ boekhoudkundige activiteiten, zoals het verwerken van facturen. Maar de verwachting is dat robots op korte termijn steeds complexer worden en meer voor zichzelf kunnen gaan denken en dus ook grotere taken gaan overnemen. Denk aan het opstellen van een jaarrekening en deze van een analyse voorzien.

Ben je benieuwd hoe deze vorm van automatisering aansluit op een ERP-systeem en hoe het jouw organisatie verder kan helpen? Bezoek dan onze ERP-pagina voor meer informatie.

Voordelen van robotic accounting.

Robotic accounting heeft een essentiële rol in de digitale transformatie van je organisatie. Zo zorgt het onder andere voor:

• Hogere productiviteit en kostenbesparing
• Foutloos
• Gelukkigere medewerkers

1. Hogere productiviteit en kostenbesparing.

Robotic accounting draait dag en nacht, zonder pauzes of vakanties, omdat er simpelweg geen menselijke inspanning aan te pas komt. Ze worden niet moe, vervelen zich niet en maken geen fouten. Deze non-stop werking zorgt voor een ongekend hoge productiviteit. Terugkerende, eentonige taken zijn nou eenmaal niet het allerleukst, wat bij menselijk handelen ook kan zorgen voor de nodige fouten. De robot is betrouwbaar en consistent. Zo kan het bijvoorbeeld in een paar seconden lezen om wat voor factuur het gaat en onder welke grootboekrekening de factuur geplaatst moet worden. Er wordt hier gebruik gemaakt van een technologie die teksten op een PDF omzet in data die een boekhoudsysteem kan verwerken. Factuurgegevens kunnen gekoppeld worden aan de juiste bestelling of contract. Zo weet de robot bij een match tussen factuur- en bestelgegevens direct welke factuur bij welke bestelling hoort, zonder menselijke tussenkomst.

2. Foutloos.

Omdat de robot precies de gewenste instructies opvolgt en alles geheel automatisch gaat, gebeurt dit geheel foutloos. Het proces van automatische factuurverwerking wordt in vier stappen opgesplitst: de factuur komt binnen in het systeem, vervolgens wordt er gezocht naar de overeenkomstige post, dan volgt de goedkeuring en afsluitend wordt de factuur doorgestuurd naar het ERP-systeem om betaald te worden.

1. De factuur komt binnen via email als PDF of als elektronische factuur.
2. De ontvangen factuur wordt vergeleken met openstaande bestellingen, rekeningen of contracten. Een perfecte match tussen een factuur, inkooporder en ontvangstbewijs staat bekend als 'three-way match', wat de factuur automatisch goedkeurt voor betaling – zonder menselijke tussenkomst. Ontbreekt er bepaalde informatie? Dan duikt de robot dieper in de gegevens van bijvoorbeeld eerdere bestellingen, zoals de omschrijving, de aantallen en de prijs.
3. Het doel is om facturen zo efficiënt en effectief mogelijk te verwerken, met een voorkeur voor touchless processen. Uitzonderingen verschijnen in takenlijsten voor de verantwoordelijke gebruikers, zoals budgetbeheerders, zodat alleen zij de relevante facturen voor goedkeuring zien.
4. Na goedkeuring (automatisch of handmatig bij uitzondering) wordt de factuur doorgestuurd naar het ERP- systeem. Hier vindt een laatste controle plaats, waarbij gekeken wordt of zaken als het bankrekeningnummer correct zijn, of het bedrag overeenkomt en of de factuur niet al betaald is.

Dit gehele proces zorgt voor een gestroomlijnde, efficiënte factuurverwerking met minimale noodzaak voor handmatige tussenkomst en daardoor geheel foutloos.

3. Gelukkigere medewerkers.

Door de routinematige, saaie taken over te nemen, biedt robotic acounting je personeel de mogelijkheid om zich richten op werk dat meer voldoening geeft en van groter belang is. Hierdoor kunnen ze hun sterke punten benutten en zich verder ontwikkelen, wat niet alleen hun persoonlijke groei bevordert maar ook bijdraagt aan de groei van het bedrijf. Zo speelt robotic accounting een grote rol in het verhogen van de medewerkerstevredenheid en kan het daadwerkelijk leiden tot gelukkigere medewerkers.

De implementatie van robotic accounting.

De introductie van robotic accounting in een organisatie is een stap richting een foutloos en kostenefficiënt financieel beheer. Dit proces volgt een doordacht stappenplan, zodat elke fase van de transformatie helder en gestructureerd verloopt:

Stap 1: procesanalyse en voorbereiding.
Je begint met een grondige analyse van de huidige financiële processen. Het team brengt in kaart welke taken repetitief en tijdrovend zijn. Dit inzicht vormt de basis voor een strategisch plan waarin de doelen en verwachtingen van robotic accounting helder worden vastgesteld.

Stap 2: selectie van de juiste technologie.
De volgende fase is het kiezen van de software die het beste aansluit bij de behoeften van je organisatie. Dit betekent het afwegen van functies, gebruiksgemak, integratiemogelijkheden met bestaande systemen en de ondersteuning door de leverancier.

Stap 3: training en ontwikkeling.
Dan volgt de voorbereiding van het team op de komst van hun nieuwe 'digitale collega's'. Dit omvat training, niet alleen over hoe de software te gebruiken, maar ook over hoe deze verandering de rol van elke medewerker zal verbeteren. Dit doe je om weerstand tegen verandering te minimaliseren en het enthousiasme over de nieuwe mogelijkheden te vergroten.

Stap 4: uitrol en integratie.
Met het team aan boord en de software op zijn plaats begint de daadwerkelijke implementatie. Dit omvat het configureren van de robotic accounting tools om specifieke taken te automatiseren, gevolgd door de integratie met het (bestaande) ERP-systeem.

Een ERP-systeem zoals Microsoft Dynamics 365 Business Central is essentieel voor het succes van robotic accounting. Het biedt de integratie, gegevensbeheer, en analysemogelijkheden die nodig zijn om automatisering vlekkeloos te laten verlopen. Beschouw je ERP-systeem als het fundament van je bedrijfsprocessen, dat alles van financieel beheer tot klantrelaties coördineert. Door robotic accounting toe te voegen, versterk je dit fundament met een laag van efficiëntie en precisie.

→ Lees meer over Continia Document Capture, een van de RPA-oplossingen die met Business Central integreert

Use cases.

Automatische factuurverwerking.
Voor bijvoorbeeld een groothandel of binnen de e-commerce betekent de automatisering van factuurverwerking dat elke inkoopfactuur snel en foutloos wordt gematcht met bijbehorende bestellingen en leveringsbewijzen. Dit versnelt de afhandeling van betalingen op een foutloze wijze.

Voorraadbeheer.
Robotic accounting automatiseert het bijhouden van voorraden door real-time updates te verzorgen bij elke verkoop, retour of levering. Deze nauwkeurigheid in voorraadbeheer helpt bedrijven om overstocking of stockouts te vermijden.

Debiteurenbeheer.
Het automatiseren van het debiteurenbeheer door robotic accounting betekent dat herinneringen voor betalingen systematisch en op tijd worden verstuurd. Dit verbetert de cashflow aanzienlijk doordat het zorgt voor snellere betalingen van klanten.

Samengevat.

Robotic accounting is in elk geval dé oplossing om je financiële processen te transformeren, door terugkerende taken zoals factuurverwerking te automatiseren. Dit leidt niet alleen tot een aanzienlijke tijdsbesparing maar verhoogt ook de nauwkeurigheid én medewerkerstevredenheid in je bedrijf. Met een robotic accounting tool zoals die van Continia Document Capture, geïntegreerd met een ERP-systeem zoals Microsoft Dynamics 365 Business Central, plaats je jezelf in een leiderschapspositie en ben je klaar voor de toekomst.

Wil jij je financiële processen naar een hoger niveau tillen met robotic accounting? Neem vandaag nog contact met ons op om direct de voordelen voor je onderneming te ontdekken. Stap samen met ons in de toekomst van efficiënter financieel beheer.

Download Business Central demo Neem contact met ons op