14 ERP-Modules: Use Cases & Praktijkvoorbeelden

Waarvoor we een ERP-systeem inzetten is inmiddels wel bekend, maar de vraag die ons nog boven het hoofd hangt is: hoe, waar en wanneer maken bedrijven gebruik van het geïmplementeerde ERP-systeem? Welke rol speelt iedere module bij het bereiken van de bedrijfsdoelen? In deze blog beschrijven we veelvoorkomende use cases (before en after de aanschaf van een ERP systeem met de juiste module) voor iedere module en hoe deze bijdraagt aan het succes van organisaties:

Use Case 1 - Module: Voorraadbeheer

Voor de ERP implementatie: het operationele team van een schoenenwinkel vertrouwt op fysieke tellingen voor de huidige voorraadniveaus. Deze fysieke tellingen werden bijgehouden in spreadsheets. Maar de magazijnmedewerkers van hetzelfde bedrijf hebben geen vertrouwen in deze spreadsheets want artikelen zijn regelmatig niet op voorraad, en er staan vaak fouten in. Conclusie: de uitvoering is traag, inefficiënt en foutgevoelig.

Na de ERP implementatie: nu worden er realtime voorraadniveaus en updates weergegeven over de voorraad die onderweg is naar het magazijn. Elke ochtend kan de operations manager de beschikbare voorraad vergelijken met verkoopgegevens om te bepalen of het bedrijf nieuwe inkooporders (Purchase Orders) moet plaatsen. Bovendien verwerkt het magazijnteam meer bestellingen per dag omdat de voorraadbeheerapplicatie de exacte locaties van alle artikelen toont.

Use Case 2 - Module: Inkoop

Voor de ERP implementatie: een fabrikant besteedt erg veel tijd aan het zoeken naar leveranciers en het verzamelen van offertes voor grondstoffen. De offertes worden handmatig verstuurd en vergeleken. De beste wordt door de medewerker uitgekozen en tot slot wordt er een purchase order geplaatst. Echter vergeten medewerkers vaak de lijst met goedgekeurde leveranciers en hun contactgegevens bij te werken, waardoor het proces verder wordt vertraagd omdat er dus onvolledige informatie wordt overgedragen.

Na de ERP implementatie: na een investering in een ERP systeem met een inkoopmodule automatiseert de fabrikant offerteaanvragen, slaat alle reacties op één plek op en kan met een paar klikken de purchase orders versturen, wat veel tijd bespaart. De module inkoop houdt een actuele lijst bij van alle leveranciers en stelt de fabrikant in staat om de status van elke openstaande bestelling te volgen.

Use Case 3 - Module: Sales en Marketing

Voor de ERP implementatie: een ervaren verkoopteam bij een grote distributeur raakt steeds vaker gefrustreerd door het werk dat nodig is om offertes en verkooporders te maken. Het management heeft moeite met het bijhouden van waar prospects zich in de verkooppijplijn bevinden en welke klanten klaar zouden moeten zijn om opnieuw te bestellen. Daarnaast wil het bedrijf ook een groter publiek van potentiële kopers bereiken, maar heeft geen manier om marketing-e-mails, contacten en digitale advertenties te beheren.

Na de ERP implementatie: met de ERP-module voor Sales en Marketing kunnen vertegenwoordigers binnen enkele minuten offertes omzetten in verkooporders en vervolgens door het systeem gegenereerde facturen naar klanten sturen. De verkoop- en marketingteams kunnen zien waar een klant zich in de verkoopcyclus bevindt om de beste vervolgstappen te bepalen. Met marketingtools kan de distributeur lijsten importeren en nieuwe prospects targeten met e-mails en advertenties via meerdere kanalen, wat leidt tot een jaarlijkse omzetstijging van 10%.

Use Case 4 - Module: Productie

Voor de ERP implementatie: de eerste jaren gebruikte een kleine fabrikant (dagelijks) papier en spreadsheets om de beschikbare grondstoffen en dagelijkse productieaantallen te monitoren. Maar naarmate het bedrijf groeide, werden die handmatige methoden een grote wegversperring: er gaat waardevolle productietijd verloren omdat de materialen opraken en het is moeilijk om de huidige productiecapaciteit handmatig te berekenen.

Na de ERP implementatie: na investering in een ERP-module voor productie kan de fabrikant de productieprognose voor de komende maanden inzien en vergelijken met de beschikbare en op bestelling beschikbare materialen. Het kan de output volgen ten opzichte van die prognose, en als de vraag toeneemt, opschalen door meer materialen te bestellen en extra werknemers in te zetten. 

Use Case 5 - Module: Financieel beheer

Voor de ERP implementatie: met een doelgerichte focus op uitstekende klantenservice, heeft een direct-to-consumer (D2C) organisatie een innovatief platform voor klantrelatiebeheer (CRM) en marketing-automation, maar vertrouwt het wel nog steeds op (verouderde) tools voor online bankieren en een wirwar aan spreadsheets om haar financiën te beheren. Het handmatig volgen van alle inkooporders (crediteuren) en klantorders (debiteuren) is niet alleen tijdrovend, een gebrek aan inzicht heeft het bedrijf meerdere keren in precaire financiële problemen gebracht.

Na de ERP implementatie: de organisatie schaft een module aan voor financieel beheer die automatisch alle crediteuren en debiteuren registreert en het financieel logboek bijhoudt en beheert. Hierdoor kan het bedrijf de cashflow en uitgaven beter bijhouden. De module vereenvoudigt het werk van de personeels accountant door belangrijke financiële documenten te genereren. Denk aan balansen, kasstroomoverzichten en betalingsbewijzen. Het systeem maakt zelfs gebruik van kunstmatige intelligentie (AI), met name machine learning, om mogelijke fouten of frauduleuze bestellingen te signaleren door transacties te vergelijken met duizenden vergelijkbare.

Use Case 6 - Module: Customer Relationship Management (CRM)

Voor de ERP implementatie: een industriële distributeur heeft te maken met inkomsten plateaus, dat komt door de toenemende concurrentie. Het wil zowel nieuwe klanten vinden als upsell-mogelijkheden bij bestaande klanten identificeren, maar de gegevens over deze groepen zijn onvolledig en inconsistent.

Na de ERP implementatie: de distributeur investeert in een CRM module van een ERP systeem. Wanneer een klant of prospect een formulier op zijn website invult, stroomt die informatie naar het CRM, waarna er direct een melding naar de verkoper wordt verstuurd en hij deze snel kan opvolgen. Het CRM systeem centraliseert de aankoopgeschiedenis van alle klanten, waardoor het bedrijf hen kan richten op relevante producten, zoals een nieuwe lijn van een bepaald merk of accessoires. Wanneer klanten vragen hebben over - of problemen hebben met een product, kan een medewerker van de klantenservice de situatie sneller oplossen omdat hij alle eerdere interacties met de koper kan inzien.

Use Case 7 - Module: Human Resource Management (HRM)

Voor de ERP implementatie: wat begon als een klein familiebedrijf, is de afgelopen drie jaar verdubbeld in personeelsbestand. Het bedrijf heeft een basissysteem waarmee werknemers kunnen in- en uitklokken, maar de eigenaren zijn bang geworden voor de salarisadministratie omdat het zo tijdrovend is. Informatie over werknemers, waarvan een deel verouderd is, is begraven in meerdere spreadsheets.

Na de ERP implementatie: het familiebedrijf koopt een HRM module van een ERP systeem aan. Deze genereert automatisch elke twee weken de loonstrookjes - de eigenaar hoeft ze alleen maar te controleren op juistheid - waardoor de salarisadministratie veel sneller en gemakkelijker wordt. De oplossing slaat werknemer records op, inclusief contactgegevens, arbeidsformulieren en belastingdocumenten. De HRM-software kan zelfs de onboarding en training voor nieuwe medewerkers personaliseren, zodat ze snel op de hoogte zijn.

Use Case 8 - Module: Supply Chain Management (SCM)

Voor de ERP implementatie: een snelgroeiende retailer worstelt om het stijgende aantal bestellingen bij te houden - artikelen worden vaak te laat verzonden en het verdrinkt in retouren. Hoewel het bedrijf oplossingen voor voorraad- en orderbeheer heeft, wordt het steeds moeilijker om alle purchase orders, klantorders en verzendingen bij te houden.

Na de ERP implementatie: een module voor supply chain management (SCM) helpt de detailhandelaar inkooporders te organiseren, de huidige productie te bewaken en die te vergelijken met de vraag, maar ook bestellingen te prioriteren op basis van wanneer het magazijn ze heeft ontvangen. Met de SCM-module scant een medewerker elk artikel wanneer klanten producten retourneren, registreert de staat ervan en start, indien nodig, een omruiling. Het bedrijf bevindt zich in een veel betere positie om op te schalen naarmate de verkoop blijft stijgen.
 

Use Case 9 - Module: Business Intelligence (BI)

Voor de ERP implementatie: een bedrijf dat software verkoopt, gebruikt een toonaangevend ERP-systeem voor het beheer van boekhouding, verkoop en marketing, klantenservice, personeelszaken en meer. Hoewel deze gegevens een enorme waarde hebben, heeft het bedrijf een betere manier nodig om de informatie te manipuleren en te presenteren als het hoopt een nieuwe financieringsronde aan te trekken.

Na de ERP implementatie: de software leverancier voegt een business intelligence-module toe die de gegevens in grafieken en schema's kan omzetten om ze verteerbaar te maken voor leidinggevenden en potentiële investeerders. De tool kan ook helpen bij het bepalen van de beste industrieën om zich met zijn software op te richten of om de potentiële markt te begrijpen voor een nieuwe oplossing die het overweegt te ontwikkelen. De business intelligence-applicatie kan zelfs Artificial Intelligence gebruiken om toekomstige financiële prestaties beter te voorspellen op basis van interne en externe gegevens.

Use Case 10 - Module: Projectbeheer

Voor de ERP implementatie: een boetiek adviesbureau heeft een basis boekhoudsysteem, maar het bijhouden van kosten en middelen voor individuele projecten - cruciaal voor nauwkeurige facturering - is vervelend en moeilijk geworden naarmate het bedrijf meer klanten toevoegt. Het opgraven van al deze informatie is geen sinecure, en uiteindelijk helpen consultants bij het berekenen van de projectkosten. Rekeningen gaan vaak laat de deur uit, of klanten ontdekken fouten nadat ze ze hebben ontvangen, wat geen vertrouwen wekt en de cashflow niet bevordert.

Na de ERP implementatie: het bedrijf schaft een ERP-module voor projectbeheer aan die al deze informatie per project bijhoudt. De module toont niet alleen de status van projecten, maar houdt ook toegewezen consultants, geregistreerde uren, reiskosten en communicatie met de klant bij. Wanneer een klantproject een bepaalde status bereikt, maakt de projectbeheer module automatisch een factuur aan en stuurt deze naar de klant.

Use Case 11 - Module: Nalevingsbewaking (Compliance Monitoring)

Voor de ERP implementatie: een fabrikant heeft een boekhoudteam van twee personen en realiseert zich dat het bedrijf, zoals het nu is opgezet, niet zal voldoen aan een nieuwe boekhoudstandaard die over zes maanden van kracht wordt. Het bedrijf realiseert zich al snel dat dit een groot project zal zijn - veel meer dan het kleine boekhoudteam aankan - en huurt een extern bedrijf in om te helpen. Toch is het auditproces 'touch and go'.

Na de ERP implementatie: het jaar daarop ruilt de fabrikant zijn boekhoudoplossing op instapniveau in voor een robuuster systeem met nalevingscontrole. Nalevingsnormen veranderen regelmatig en de software houdt het bedrijf op de hoogte van wijzigingen in lokale of industriële regelgeving en nieuwe internationale normen, zoals IFRS 15. De boekhoudapplicatie koppelt alle relevante records ook aan transacties, dus het voorbereiden van een audit is veel minder tijdrovend en ontmoedigend.

Use Case 12 - Module: Activabeheer (Asset Management)

Voor de ERP implementatie: een tech-startup heeft onlangs een grote financieringsronde afgerond en kan het zich nu veroorloven meer werknemers in dienst te nemen en naar een groter kantoor te verhuizen. Dat betekent dat er voor elke nieuwe medewerker meer meubilair nodig is, maar ook computers, beeldschermen en andere apparatuur.

Na de ERP implementatie: de ERP-module voor activabeheer helpt de startup de levenscyclus van fysieke activa te beheren, van inkooporder tot afschrijving tot pensionering. Het houdt gegevens bij met details over de waarde van IT-apparatuur en andere kantoorbenodigdheden in de loop van de tijd voor nalevings- en rapportagedoeleinden. Voor onroerend goed zorgt het voor leasebetalingen, afschrijvingen en andere rapportages om te voldoen aan lease boekhouding en belastingnormen.

Use Case 13 - Module: E-commerce

Voor de ERP implementatie: na jarenlang te hebben gehoord over het enorme potentieel van direct-to-consumer (D2C) e-commerce, besluit een B2B-distributeur die exclusief aan retailers heeft verkocht, dat het tijd is om te diversifiëren. Het bedrijf vraagt ​​enkele medewerkers om een ​​strategie voor het D2C-kanaal te ontwikkelen en te bepalen welke producten het online gaat verkopen.

Na de ERP implementatie: de distributeur voegt vervolgens een e-commerce ERP-module toe om van zijn informatieve site een online winkel te maken die transacties kan verwerken. De module heeft gebruiksvriendelijke tools waarmee het marketingteam nieuwe items kan vermelden, productinhoud kan wijzigen, snel kan inspringen op e-commerce trends en het uiterlijk van de site kan bijwerken. Door een e-commerce toepassing te kiezen die is verenigd met de ERP, zijn er geen integraties met oplossingen van derden nodig, zoals een oplossing voor order- en voorraadbeheer of een CRM. Op deze manier stroomt alle bestel-, klant- en betalingsinformatie automatisch naar de ERP.

Use Case 14 - Module: Geautomatiseerde rapportage

Voor de ERP implementatie: veel bedrijven realiseren zich dat hun magazijnen inefficiënt zijn en veel te veel tijd in beslag neemt, maar ze kunnen de oorzaak van die problemen niet achterhalen. Rapportages werpen vaak licht op onderliggende problemen, zoals inefficiënte bedrijfsprocessen, met deze rapporten en inzichten weten bedrijfsleiders waarop ze zich moeten concentreren en deze kunnen oplossen.

Na de ERP implementatie: hoe meer ERP-modules worden gebruikt, hoe meer data er beschikbaar is en hoe robuuster de inzichten en rapporten. Elke module moet rapportagemogelijkheden hebben voor het aspect van het bedrijf, zoals HR of supply chain. De rapporten kunnen extreem breed zijn (hoe verhouden de uitgaven in maart zich tot die in april?) of juist specifiek (wat was de gemiddelde bestelwaarde van klanten uit Zwolle vorige week?).

Hoe brengen deze modules jouw organisatie naar een hoger niveau?

Ben je benieuwd hoe een ERP-systeem jouw bedrijf naar een hoger niveau kan tillen? Voor ieder bedrijf en iedere situatie is er een passende oplossing, dus ook voor jouw bedrijf. Er is namelijk altijd ruimte voor verbetering, dat moge duidelijk zijn… Behoefte om te praten hierover met een van onze adviseurs? Neem dan contact met ons op en laat je inspireren met de mogelijkheden!

Neem contact op! Download de 'ben jij toe aan ERP'-checklist